Zo organiseer je een wingfoilwedstrijd

Begin niet met de inschrijvingen, maar met de wedstrijdlocatie en de voorwaarden op het water. Controleer eerst welke windregels en vergunningen gelden en leg daarna het format, de categorieën en het start- en finishgebied vast. De veiligheid bepaalt vervolgens je planning: regel rescuebemanning, communicatie en een concreet veiligheidsplan voordat deelnemers worden uitgenodigd. Pas daarna werk je inschrijvingen, jury, vrijwilligers, wedstrijdschema en catering uit. Zo voorkom je dat een windwijziging of ontbrekende veiligheidsvoorziening op de wedstrijddag alles stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie vastleggen
2
Wedstrijdformat bepalen
3 personen
3
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
4
Wedstrijdvergunning aanvragen
5
Water- en windregels controleren
2 personen
6
Start- en finishgebied bepalen
2 personen
7
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Juryleden bevestigen
16
Rescuebemanning bevestigen
17
Reserveringen controleren
18
Prijzengeld en prijzen regelen
2 personen
19
Startnummers maken
2 personen
20
Deelnemersbrief versturen
21
Weersverwachting controleren
22
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Prijzen en medailles ophalen
25
Wedstrijdmateriaal controleren
3 personen
26
Boeien en lijnen testen
3 personen
27
Elektronica opladen
2 personen
28
Startlijsten afdrukken
29
Locatie vrijmaken
4 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
33
Cateringpunt inrichten
3 personen
34
Koelboxen vullen
2 personen
35
Wedstrijdgebied uitzetten
4 personen
36
Start- en finishboeien plaatsen
4 personen
37
Windzakken en vlaggen plaatsen
2 personen
38
Rescueboot te water laten
3 personen
39
Rescueboot controleren
2 personen
40
Jurytafel en tijdwaarneming plaatsen
3 personen
41
Geluidsinstallatie testen
2 personen
42
Wedstrijdbriefing voorbereiden
2 personen

Event

43
Registratietafel bemannen
2 personen
44
Deelnemers aanmelden
3 personen
45
Startnummers uitdelen
2 personen
46
Materiaal- en veiligheidscheck
3 personen
47
Deelnemersbriefing houden
3 personen
48
Warm-upronde begeleiden
4 personen
49
Eerste heat starten
5 personen
50
Wedstrijdresultaten registreren
3 personen
51
Rescueboot stand-by houden
3 personen
52
Heats begeleiden
5 personen
53
Wind en water meten
2 personen
54
Tussenstanden publiceren
2 personen
55
Dranken serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Finale aankondigen
2 personen
60
Finale begeleiden
5 personen
61
Eindklassement controleren
3 personen
62
Prijsuitreiking houden
3 personen
63
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen

Nazorg

64
Wedstrijdmaterialen innemen
4 personen
65
Boeien en lijnen verwijderen
4 personen
66
Rescueboot uit het water halen
3 personen
67
Catering opruimen
3 personen
68
Servies afwassen
2 personen
69
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
70
Partytenten afbreken
4 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Uitslagen publiceren
74
Deelnemers bedanken
75
Materiaal schoonmaken
3 personen
76
Materiaal laten drogen
2 personen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Wedstrijdadministratie archiveren
79
Borg en gevonden spullen afhandelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inschrijftafelsaantal 2
Cateringtafelsaantal 4
Stoelenaantal 40
Jurytafel
Klapstoelenaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Ankersaantal 12
Windzakkenaantal 4
Wedstrijdvlaggenaantal 8
Startnummersaantal 40
Startnummerhesjesaantal 40
Reservevinnenaantal 4
Reserveleashesaantal 6
Peddelsaantal 3
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Reddingsvestenaantal 8
Waterschoenenaantal 6

Apparatuur

Rescueboot
Buitenboordmotor
Marifoonaantal 2
Portofoonsaantal 6
Windmeteraantal 2
Stopwatchesaantal 6
Tabletsaantal 3
Laptopsaantal 2
Mobiele printer
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoon
Speakersaantal 2
Microfoon
Reservebatterijenaantal 24
EHBO-koffer
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Tangenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Decoratie

Podiumdoek
Bannersaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de locatie en vergunning minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer daarbij niet alleen de toegang tot het water, maar ook de toegestane wedstrijduren, windlimieten en plek voor start, finish, jury en inschrijving.
Maak het veiligheidsplan vóór je uitnodigingen verstuurt. Leg vast wie de rescueboot bestuurt, wie de marifoon of portofoon bewaakt en welke procedure geldt als wind of zicht tijdens de wedstrijd verslechtert.
Stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf een brief met het wedstrijdschema, startnummers, aanmeldtijd, categorieën, waterregels en het verwachte weer. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat catering niet op de laatste dag hoeft te worden aangepast.
Controleer wedstrijdboeien, ankerlijnen, ankers, windzakken en wedstrijdvlaggen minstens 48 uur voor de start. Test ook de windmeter, stopwatches, tablets, mobiele printer, portofoons en powerbanks; een lege accu veroorzaakt snel vertraging.
Plan op de wedstrijddag een vaste registratieperiode van 60 tot 90 minuten vóór de eerste start. Controleer deelnemersgegevens, deel startnummerhesjes uit en houd reservevinnen, reserveleashes, reddingsvesten en reddingsboeien direct bereikbaar bij het water.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wingfoilwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en het wedstrijdformat. Reserveer rescuebemanning, juryleden en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de wedstrijddag.
Welke veiligheidsorganisatie heb je nodig bij een wingfoilwedstrijd?: Regel minimaal één bemande rescueboot met buitenboordmotor, communicatie via marifoon of portofoons en een duidelijk veiligheidsplan. Wijs vooraf verantwoordelijken aan voor het water, de start en de communicatie; controleer alle veiligheidsmiddelen 48 uur vooraf.
Wanneer stuur je de deelnemersbrief voor een wingfoilwedstrijd?: Stuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin het schema, de aanmeldtijd, startnummers, categorieën, waterregels en instructies voor wijzigingen door het weer.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de inschrijving op de wedstrijddag?: Plan 60 tot 90 minuten tussen de opening van de inschrijving en de eerste start. In die periode controleer je deelnemersgegevens, deel je startnummers uit en verwerk je eventuele laatste wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.