Organiser une compétition de wingfoil, étape par étape

Une compétition de wingfoil se prépare d’abord sur le plan d’eau, pas autour de la remise des prix. Commencez par choisir le lieu, le format et les catégories, puis verrouillez les règles de navigation, la sécurité et les autorisations. Les inscriptions, les bénévoles, les jurés et le matériel doivent être coordonnés avant de publier le programme. Gardez enfin une marge pour le vent, la météo et les changements de parcours le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu de la compétition
2
Définir le format du concours
3 personnes
3
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
4
Demander une autorisation de compétition
5
Vérifier les règles sur l’eau et le vent
2 personnes
6
Définir la zone de départ et d’arrivée
2 personnes
7
Définir les catégories de compétition
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Vérifier les données des participants
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Confirmer les jurés
16
Confirmer l’équipe de secours
17
Vérifier les réservations
18
Prévoir les prix et les lots
2 personnes
19
Créer les dossards
2 personnes
20
Envoyer la lettre aux participants
21
Vérifier les prévisions météo
22
Établir le programme de la compétition
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Récupérer les prix et les médailles
25
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
26
Tester les manilles et les lignes
3 personnes
27
Recharger l’électronique
2 personnes
28
Imprimer les listes de départ
29
Dégager le lieu
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
33
Aménager le point de restauration
3 personnes
34
Remplir les glacières
2 personnes
35
Délimiter la zone de compétition
4 personnes
36
Installer les bouées de départ et d’arrivée
4 personnes
37
Installer les manches à air et les drapeaux
2 personnes
38
Mettre à l'eau le bateau de secours
3 personnes
39
Vérifier le bateau de secours
2 personnes
40
Installer la table du jury et le chronométrage
3 personnes
41
Tester le système de sonorisation
2 personnes
42
Préparer le briefing de la compétition
2 personnes

Événement

43
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
44
Inscrire les participants
3 personnes
45
Distribuer les dossards
2 personnes
46
Contrôle du matériel et de la sécurité
3 personnes
47
Faire le briefing des participants
3 personnes
48
Encadrer l’échauffement
4 personnes
49
Lancer la première manche
5 personnes
50
Enregistrer les résultats de la compétition
3 personnes
51
Maintenir le bateau de secours en stand-by
3 personnes
52
Encadrer les heats
5 personnes
53
Mesurer le vent et l'eau
2 personnes
54
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
55
Servir les boissons
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Annoncer la finale
2 personnes
60
Encadrer la finale
5 personnes
61
Vérifier le classement final
3 personnes
62
Organiser la remise des prix
3 personnes
63
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

64
Récupérer le matériel de compétition
4 personnes
65
Retirer les amarres et les lignes
4 personnes
66
Sortir le bateau de sauvetage de l’eau
3 personnes
67
Ranger le service traiteur
3 personnes
68
Faire la vaisselle
2 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
70
Démonter les tentes de fête
4 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Publier les résultats
74
Remercier les participants
75
Nettoyer le matériel
3 personnes
76
Laisser sécher le matériel
2 personnes
77
Retourner les matériels de location
2 personnes
78
Archiver l’administration du concours
79
Gérer la caution et les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de cateringqté 4
Chaisesqté 40
Table du jury
Chaises pliantesqté 6

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Ancresqté 12
Manches à airqté 4
Drapeaux de matchqté 8
Numéros de départqté 40
Dossardsqté 40
Ailettes de rechangeqté 4
Laisses de rechangeqté 6
Pagaiesqté 3
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Gilets de sauvetageqté 8
Chaussures d’eauqté 6

Équipement

Bateau de sauvetage
Moteur hors-bord
VHFqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Anémomètreqté 2
Chronomètresqté 6
Tablettesqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante portable
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Haut-parleursqté 2
Microphone
Piles de rechangeqté 24
Trousse de premiers secours
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pincesqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Drapé de scène
Bannièresqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4
Nappesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Définissez le format, les catégories et les zones de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les participants doivent connaître les règles, le niveau attendu et les critères de classement dès le premier formulaire.
Traitez les autorisations et le plan de sécurité plusieurs semaines avant la compétition. Précisez les rôles de l’équipe de secours, les communications par VHF ou talkies-walkies et la procédure d’arrêt en cas de conditions dangereuses.
Contrôlez le matériel de course au moins la veille : bouées, ancres, lignes d’ancrage, drapeaux, numéros de départ et chronomètres. Prévoyez des ailettes, des laisses et des batteries externes de rechange plutôt que de chercher une solution pendant une manche.
Fermez les inscriptions avec suffisamment d’avance pour vérifier les données des participants, les besoins alimentaires et les dossards. Répartissez ensuite les bénévoles entre l’accueil, le parcours, le jury, la sécurité et le catering, avec un responsable identifié par poste.
Publiez un programme qui tient compte du vent et transmettez une lettre aux participants avant le jour J. Faites une dernière vérification météo à 24 heures, puis confirmez les réservations, les secours, les prix et l’état du bateau de sauvetage le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de wingfoil ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour choisir le site, obtenir l’autorisation, définir le format et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les vérifications météo, les bénévoles, les secours et le matériel.
Quand faut-il vérifier la météo pour une compétition de wingfoil ?: Faites une première vérification environ 7 jours avant, puis une décision opérationnelle à 24 heures. Le jour de la compétition, relevez encore le vent avant l’accueil et avant chaque manche à l’aide d’un anémomètre.
Combien de personnes faut-il pour encadrer une compétition de wingfoil ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de concurrents, mais prévoyez au minimum un responsable, une équipe de secours, un jury et des bénévoles séparés pour l’inscription et la logistique. Attribuez chaque poste au moins 7 jours avant pour éviter les doublons et les absences.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une compétition de wingfoil ?: Préparez un plan écrit avec la zone de navigation, les procédures d’arrêt et les moyens de communication. Sur l’eau, prévoyez un bateau de sauvetage, une VHF, des gilets de sauvetage, des bouées de sauvetage et des lignes de lancer, puis confirmez l’équipe de secours avant le début.

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