Zo organiseer je een wijnfietstocht zonder gedoe

Een wijnfietstocht valt of staat met de route, de reserveringen en een duidelijke eindtijd. Leg eerst datum, startlocatie en wijnlocaties vast en controleer daarna of de route veilig is voor de hele groep. Reserveer proeverijen voordat je uitnodigingen verstuurt, want locaties werken vaak met beperkte capaciteit. Verzamel bij de aanmelding dieetwensen en contactgegevens, deel deelnemers en begeleiders in en stuur uiterlijk enkele dagen vooraf alle praktische informatie. Controleer op de dag zelf fietsen, verlichting, weersverwachting en de definitieve wijnhoeveelheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Wijnlocaties selecteren
2 personen
3
Wijnproeverijen reserveren
4
Startlocatie reserveren
5
Route op verkeersveiligheid controleren
2 personen
6
Alternatieve route vastleggen
2 personen
7
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldformulier openen
10
Betaalgegevens versturen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Contactgegevens controleren
14
Deelnemersindeling maken
2 personen
15
Begeleiders indelen
2 personen
16
Routekaart ontwerpen
17
Routekaart laten afdrukken
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Weersverwachting controleren
20
Deelnemersdefinitief bevestigen
21
Wijnhoeveelheden bevestigen
22
Fietsen op gebreken controleren
3 personen
23
Fietsverlichting controleren
2 personen
24
Fietspompen klaarzetten
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Wijn en dranken koelen
2 personen
27
Proefglazen sorteren
2 personen
28
Startpakketjes samenstellen
3 personen
29
EHBO-set controleren
30
Telefoonnummers hulpdiensten noteren
31
Tafels en tenten klaarzetten
3 personen
32
Startpunt afzetten
2 personen
33
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
34
Routeborden plaatsen
3 personen
35
Rustpunten markeren
2 personen
36
Proefstations inrichten
4 personen
37
Wijnen per station klaarzetten
3 personen
38
Hapjes per station verdelen
3 personen
39
Koelboxen vullen
2 personen
40
Startpakketten uitstallen
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

42
Inschrijving openen
3 personen
43
Deelnemers verwelkomen
3 personen
44
Fietsveiligheid uitleggen
2 personen
45
Route en groepsregels uitleggen
2 personen
46
Groepen laten vertrekken
4 personen
47
Routepost eerste deel bemannen
2 personen
48
Eerste wijnproeverij begeleiden
4 personen
49
Eerste hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Fietsen tussentijds controleren
2 personen
52
Groepen naar tweede stop begeleiden
3 personen
53
Tweede proefstation bedienen
4 personen
54
Tweede hapjes serveren
3 personen
55
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
56
Routepost tweede deel bemannen
2 personen
57
Groepen naar finish begeleiden
3 personen
58
Aankomst deelnemers registreren
2 personen
59
Finishdranken serveren
3 personen
60
Finishhapjes serveren
3 personen
61
Derde wijnproeverij begeleiden
4 personen
62
Water en frisdrank bijvullen
2 personen
63
Veilige terugrit benadrukken
64
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

65
Servies verzamelen
3 personen
66
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
67
Tafels en tenten afbreken
4 personen
68
Routeborden verwijderen
3 personen
69
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
3 personen
72
Fietsmateriaal controleren
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
75
Routeborden opslaan
76
Verloren voorwerpen registreren
77
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 12

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Karaffenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Accubankenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 2
Oplaadbare lampenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Fietshelmenaantal 10
Reservebinnenbandenaantal 8
Fietsslotenaantal 10
Routekaarthoudersaantal 12
Fietsmandenaantal 6
Fietsverlichtingssetsaantal 12
Sleutelhangersaantal 60

Decoratie

Routepijlenaantal 30
Startvlaggenaantal 4
Bannersaantal 6
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Wijnopenersaantal 10
Flessenkoelersaantal 12
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 30
Handschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route rond de openingstijden en maximale groepsgrootte van de wijnlocaties. Leg meteen een alternatieve route vast, zodat een afgesloten weg of slecht fietsbare strook niet op de dag zelf voor vertraging zorgt.
Bepaal vóór de uitnodiging een deelnemerslimiet en het aantal begeleiders. Zo kun je reserveringen, fietsen, routekaarthouders en de indeling van de groep op elkaar afstemmen in plaats van achteraf mensen te moeten verplaatsen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet daarin de starttijd, route, contactpersoon, fiets- en kledingadvies, dieetwensen, betaalinformatie en wat er gebeurt bij slecht weer.
Controleer fietsen en verlichting de avond ervoor en leg fietspompen, fietsreparatiesets, reservebinnenbanden en fietsverlichtingssets bij de start klaar. Een kleine reparatie onderweg kost dan minuten in plaats van een afgebroken programma.
Bevestig wijnhoeveelheden en catering na de definitieve aanmelding, niet op basis van het eerste aantal inschrijvingen. Zet waterglazen, karaffen, koelboxen en oplaadbare lampen klaar voordat de eerste groep vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een wijnfietstocht?: Plan voor een tocht met meerdere wijnlocaties minimaal 4 tot 6 uur, inclusief fietsen, proeverijen en pauzes. Houd per locatie ongeveer 45 tot 60 minuten aan en voeg bij elke verplaatsing extra tijd toe.
Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnfietstocht?: Reken per deelnemer op ongeveer 2 tot 3 proefglazen per locatie en bevestig het totaal uiterlijk 3 dagen vooraf met de wijnlocaties. Zorg daarnaast per persoon voor minstens 0,5 liter water tijdens de tocht.
Wanneer moet je een wijnfietstocht reserveren?: Leg wijnlocaties en startlocatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast, zeker als je met een groep fietst. Verstuur uitnodigingen pas nadat de belangrijkste capaciteit en route zijn bevestigd.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een wijnfietstocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Communiceer uiterlijk 24 uur vooraf of de alternatieve route doorgaat, de starttijd wijzigt of het programma wordt aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.