Organiser une balade à vélo avec dégustation de vin

Une balade à vélo avec dégustation de vin se prépare d’abord comme un parcours, puis comme une succession d’étapes bien calées. Commencez par fixer la date, le nombre maximal de participants et un itinéraire réaliste, en tenant compte des temps de dégustation. Réservez ensuite les domaines et le lieu de départ avant d’envoyer les invitations. Les points souvent oubliés sont la vérification des vélos, l’éclairage, les besoins alimentaires et un itinéraire de secours en cas de route impraticable ou de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Sélectionner les lieux de dégustation de vin
2 personnes
3
Réserver des dégustations de vin
4
Réserver le lieu de départ
5
Vérifier la sécurité routière de l'itinéraire
2 personnes
6
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
7
Définir la limite de participants
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Envoyer les données de paiement
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Vérifier les coordonnées
14
Créer la répartition des participants
2 personnes
15
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
16
Concevoir la carte d'itinéraire
17
Faire imprimer la carte d’itinéraire
18
Envoyer les informations aux participants
19
Vérifier les prévisions météo
20
Confirmer définitivement les participants
21
Confirmer les quantités de vin
22
Contrôler les vélos pour détecter les défauts
3 personnes
23
Vérifier l’éclairage des vélos
2 personnes
24
Préparer les pompes à vélo
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir le vin et les boissons
2 personnes
27
Trier les verres de dégustation
2 personnes
28
Composer les kits de départ
3 personnes
29
Vérifier la trousse de premiers secours
30
Noter les numéros des services d’urgence
31
Installer les tables et les tentes
3 personnes
32
Balisage du départ
2 personnes
33
Installer la table d’inscription
2 personnes
34
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
35
Marquer les points de repos
2 personnes
36
Installer les stands de dégustation
4 personnes
37
Préparer les vins par station
3 personnes
38
Répartir les amuse-bouches par station
3 personnes
39
Remplir les glacières
2 personnes
40
Disposer les kits de démarrage
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

42
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
43
Accueillir les participants
3 personnes
44
Expliquer la sécurité à vélo
2 personnes
45
Expliquer l’itinéraire et les règles du groupe
2 personnes
46
Faire partir les groupes
4 personnes
47
Tenir le premier tronçon du poste de parcours
2 personnes
48
Accompagner la première dégustation de vin
4 personnes
49
Servir les premiers amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Contrôler les vélos entre-temps
2 personnes
52
Accompagner les groupes jusqu’au deuxième arrêt
3 personnes
53
Gérer le deuxième poste de dégustation
4 personnes
54
Servir les deuxième amuse-bouches
3 personnes
55
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
56
Tenir le poste de parcours de la deuxième partie
2 personnes
57
Accompagner les groupes jusqu’à l’arrivée
3 personnes
58
Enregistrer l'arrivée des participants
2 personnes
59
Servir les boissons de l'arrivée
3 personnes
60
Servir les en-cas à l’arrivée
3 personnes
61
Accompagner la troisième dégustation de vin
4 personnes
62
Réapprovisionner en eau et en boissons sans alcool
2 personnes
63
Mettre en avant un retour en toute sécurité
64
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Stocker les restes au frais
2 personnes
67
Démonter les tables et les tentes
4 personnes
68
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
69
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
3 personnes
72
Vérifier le matériel cycliste
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Ranger les provisions restantes
2 personnes
75
Ranger les panneaux de direction
76
Enregistrer les objets trouvés
77
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 12

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 80
Louchesqté 12
Carafesqté 20

Équipement

Glacièresqté 8
Pompes à véloqté 4
Kits de réparation véloqté 3
Banques de batteriesqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallonges électriquesqté 2
Lampes rechargeablesqté 8
Thermosqté 4

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 12
Casques de véloqté 10
Chambres à air de rechangeqté 8
Antivols de véloqté 10
Supports de cartes de parcoursqté 12
Paniers de véloqté 6
Kits d’éclairage pour véloqté 12
Porte-clésqté 60

Décoration

Flèches de directionqté 30
Drapeaux de départqté 4
Bannièresqté 6
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Numéros de tableqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 10
Refroidisseurs de bouteillesqté 12
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 30
Gantsqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Prévoyez une marge d’au moins 30 minutes par dégustation dans le parcours. Le temps de servir, de présenter les vins et de regrouper le groupe dépasse vite la durée annoncée par le lieu.
Fixez une limite de participants avant d’ouvrir les inscriptions. Répartissez ensuite les personnes entre accompagnateurs et groupes afin d’éviter qu’un seul encadrant gère toute la balade.
Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant le départ : heure et lieu de rendez-vous, distance, étapes, niveau de difficulté, équipement requis et coordonnées d’urgence.
Contrôlez chaque vélo dans les 48 heures précédant la sortie. Vérifiez les freins, les pneus et l’éclairage, puis regroupez pompes, kits de réparation et chambres à air de rechange au point de départ.
Confirmez les quantités de vin après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Prévoyez aussi les verres, carafes, verres à eau et glacières nécessaires à chaque étape.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour une balade à vélo avec dégustation de vin ?: Comptez environ 4 à 6 heures pour une sortie comprenant deux ou trois dégustations. Ajoutez au moins 30 minutes de marge par étape pour les arrivées, le service et le regroupement du groupe.
Quand réserver les dégustations de vin ?: Réservez les lieux au moins 4 à 8 semaines avant la date prévue, surtout si le groupe compte beaucoup de participants. Confirmez les horaires et les quantités 3 à 5 jours avant la balade.
Combien de participants prévoir par accompagnateur ?: Pour garder le groupe facile à encadrer, prévoyez environ 8 à 12 cyclistes par accompagnateur. Réduisez ce nombre si l’itinéraire comporte des routes fréquentées, des croisements complexes ou plusieurs niveaux sportifs.
Que faire s’il pleut le jour de la balade à vélo ?: Vérifiez les prévisions 48 heures puis 24 heures avant le départ. Décidez au plus tard la veille si vous maintenez, reportez ou modifiez le parcours, et communiquez immédiatement l’itinéraire alternatif aux participants.

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