Zo organiseer je een wijkloop zonder losse eindjes
Begin niet met de inschrijvingen, maar met de wedstrijdafstand, het parcours en de veiligheidsregels. Daarna regel je vergunningen, verkeersmaatregelen, EHBO, toiletten en genoeg vrijwilligers. Pas wanneer de route uitvoerbaar is, open je het inschrijfformulier en werk je met startnummers en een startlijst. De laatste week draait vooral om controleren: routeposten, verkeersregelaars, materiaal, drank en de opbouw van start en finish.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdafstand vastleggen
2 personen
- 2
Parcours uitstippelen
3 personen
- 3
Parcours op veiligheid controleren
3 personen
- 4
Vergunning aanvragen
- 5
Verkeersplan indienen
- 6
EHBO-post reserveren
- 7
Toiletten reserveren
- 8
Vrijwilligers werven
2 personen
- 9
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Inschrijfformulier openen
- 12
Inschrijvingen verwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Startnummers toewijzen
2 personen
- 15
Startlijst publiceren
- 16
Routeposten bepalen
2 personen
- 17
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
- 18
EHBO-team instrueren
2 personen
- 19
Prijzen bestellen
- 20
Startnummers printen
2 personen
- 21
Parcoursborden voorbereiden
2 personen
- 22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Startnummers sorteren
2 personen
- 26
Wedstrijdmaterialen klaarzetten
2 personen
- 27
Weersverwachting controleren
Event
- 28
Parcours uitzetten
6 personen
- 29
Verkeershekken plaatsen
6 personen
- 30
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
- 31
Tent en tafels opbouwen
5 personen
- 32
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
- 33
Finishgebied markeren
3 personen
- 34
EHBO-post inrichten
2 personen
- 35
Waterpost inrichten
3 personen
- 36
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 37
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 38
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
- 39
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 40
Deelnemers aanmelden
5 personen
- 41
Laatste parcourscontrole uitvoeren
4 personen
- 42
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
- 43
Startsein geven
3 personen
- 44
Parcours bewaken
12 personen
- 45
Deelnemers opvangen
5 personen
- 46
Finishtijden registreren
3 personen
- 47
Water en fruit uitdelen
5 personen
- 48
Medische hulp verlenen
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Koffie en thee serveren
3 personen
- 51
Broodjes en snacks serveren
4 personen
- 52
Uitslagen controleren
2 personen
- 53
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
- 54
Deelnemers informeren over uitslagen
2 personen
- 55
Afvalbakken legen
3 personen
- 56
Publieksruimte opruimen
5 personen
Nazorg
- 57
Parcoursmaterialen verzamelen
6 personen
- 58
Verkeershekken verwijderen
6 personen
- 59
Tenten en tafels afbreken
5 personen
- 60
Geleend materiaal controleren
2 personen
- 61
Servies afwassen
3 personen
- 62
Locatie schoonmaken
5 personen
- 63
Afval afvoeren
3 personen
- 64
Materialen droog opslaan
2 personen
- 65
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
- 66
Uitslagen online publiceren
- 67
Deelnemers bedanken
2 personen
- 68
Gevonden voorwerpen registreren
- 69
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 10
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 250
- Startnummerbandenaantal 250
- Medaliesaantal 250
- Parcoursbordenaantal 25
- Pijlbordenaantal 30
- Verkeerskegelsaantal 60
- Afzetlintaantal 8
- Start- en finishboog
- Stopwatchesaantal 6
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 40
- Fluitjesaantal 15
- Veiligheidshesjesaantal 25
- Verkeershekkenaantal 20
- Podiumblokkenaantal 3
- Prijzenbekersaantal 6
Apparatuur
- Draagbare speakeraantal 2
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Waterdispensersaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 350
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 300
- Besteksetsaantal 300
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Koelzakkenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Ballonnenaantal 100
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- EHBO-koffersaantal 2
- Koortsthermometersaantal 2
- Nooddekensaantal 10
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de afstand en route uiterlijk enkele weken vooraf vast. Loop het volledige parcours na en controleer kruisingen, smalle stukken en plekken waar afzetlint, verkeerskegels of verkeershekken nodig zijn.
- Dien de vergunning en het verkeersplan vroeg in; reken op meerdere weken behandeltijd. Plan daarna pas de definitieve routeposten en geef verkeersregelaars een duidelijke instructie per locatie.
- Maak naast de lopersplanning ook een vrijwilligersrooster. Wijs per routepost minimaal één aanspreekpunt aan en zorg dat het EHBO-team, de verkeersregelaars en de finishmedewerkers weten waar en wanneer ze aanwezig moeten zijn.
- Sluit de inschrijving niet zonder gecontroleerde deelnemerslijst. Verzamel dieetwensen, wijs startnummers toe, sorteer de startnummers op nummer en publiceer de startlijst uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd.
- Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst afzettingen en routeborden, daarna start- en finishboog, tafels en registratie. Koel dranken op tijd, test speaker en microfoon en leg stopwatches, klemborden en pennen klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een wijkloop organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je het parcours vastleggen, een vergunning en verkeersplan indienen, EHBO en toiletten reserveren en vrijwilligers werven.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wijkloop?
- Maak een aparte bezetting voor registratie, start en finish, routeposten, verkeersregeling en EHBO. Reken minimaal één vrijwilliger per routepost en plan daarnaast 2 tot 4 mensen voor opbouw, uitdelen van startnummers en opruimen.
- Wanneer moet je het inschrijfformulier openen?
- Open de inschrijving zodra afstand, route, datum en veiligheidsmaatregelen vaststaan, meestal 4 tot 6 weken voor de loop. Sluit de inschrijving enkele dagen vooraf zodat je startnummers en de startlijst rustig kunt verwerken.
- Wat moet je op de wedstrijddag als eerste doen?
- Begin 2 tot 3 uur voor de start met de opbouw. Zet eerst de verkeersmaatregelen en parcoursborden neer, houd daarna een korte briefing voor vrijwilligers en controleer vervolgens registratie, geluid, EHBO en de start- en finishzone.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!