Zo organiseer je een wijkfietstocht zonder gedoe onderweg

Begin niet met hapjes of uitnodigingen, maar met een route die je volledig kunt voorfietsen. Leg daarna het rustpunt, de startlocatie en de benodigde vergunningen vast. Zodra de route werkt, open je de aanmeldingen en verzamel je dieetwensen en contactgegevens. In de laatste week draait alles om duidelijke deelnemersinformatie, een ingedeeld vrijwilligersteam en materiaal dat op volgorde klaarstaat. Zo voorkom je dat pijlen ontbreken, fietsen zich opstapelen of deelnemers bij de start moeten wachten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Fietsroute vastleggen
2 personen
2
Route volledig voorfietsen
2 personen
3
Rustpunt reserveren
4
Routevergunning controleren
5
Startlocatie bevestigen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Vrijwilligers indelen
12
Vrijwilligers instrueren
2 personen
13
Routekaarten afdrukken
14
Pijlen en borden voorbereiden
2 personen
15
Fietsen en verlichting controleren
3 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Routeborden uitzetten
4 personen
21
Startlocatie opbouwen
4 personen
22
Inschrijftafel inrichten
2 personen
23
Fietsenstalling markeren
2 personen
24
Rustpunt opbouwen
3 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Startregistratie bijhouden
2 personen
27
Route en verkeersregels uitleggen
2 personen
28
Fietsgroepen begeleiden
4 personen
29
Achterrijder inzetten
2 personen
30
Rustpunt bemannen
3 personen
31
Dranken en hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Pechhulp uitvoeren
2 personen
34
Aankomst registreren
2 personen
35
Avondhapjes serveren
3 personen
36
Verlichting controleren
2 personen
37
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Routeborden ophalen
4 personen
39
Locatie afbouwen
4 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Startlocatie schoonmaken
3 personen
43
Materialen terugbrengen
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Gevonden voorwerpen afhandelen
46
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Biertafelsaantal 3
Fietsenrekkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Reparatiestandaardsaantal 2
Fietsreparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietslichtsetsaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 12
Fietshelmenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 45
Routebordenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Stoepkrijtaantal 6
Routekaartenaantal 70
Klembordenaantal 6
Markeerstiftenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Pijlbannersaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Oplaadbare lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Isoleerkan koffieaantal 4
Waterkannenaantal 6
Koelelementenaantal 18
Boodschappen

Tips

Voorfiets de volledige route uiterlijk twee weken vooraf en noteer smalle passages, slechte wegdekken en plekken waar routepijlen nodig zijn. Controleer daarna of een vergunning of melding vereist is; regel dit niet pas nadat de uitnodigingen zijn verstuurd.
Reserveer het rustpunt voordat je het aantal deelnemers vastlegt. Plan daar niet alleen zitplaatsen, maar ook koelboxen, bekers, koffievoorzieningen en een duidelijke plek voor fietsreparaties.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Zet daarin de starttijd, routeafstand, bereikbaarheid, wat zij zelf meenemen en een telefoonnummer voor onderweg; losse mondelinge afspraken raken snel kwijt.
Geef vrijwilligers per taak een vaste plek en een tijdstip. Laat hen vóór de start weten wie routeborden uitzet, wie de inschrijftafel beheert en wie portofoons of EHBO-materiaal bij zich houdt.
Leg routekaarten, pijlen, borden en afzetlint per routegedeelte klaar, niet in één grote doos. Controleer op de ochtend zelf verlichting, fietspompen, reparatiesets en reservebinnenbanden voordat de eerste deelnemer aankomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wijkfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de route, het rustpunt en de startlocatie. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmelden, vrijwilligers indelen, deelnemersinformatie en een volledige proefrit.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wijkfietstocht?: Reken op minimaal 1 coördinator, 1 persoon bij de inschrijftafel en 1 vrijwilliger voor het rustpunt. Voeg extra mensen toe voor routecontrole en fietsproblemen zodra de groep groter wordt dan ongeveer 20 deelnemers.
Wanneer moet je de fietsroute voorfietsen?: Voorfiets de route minstens 2 keer: een eerste volledige controle vóór de uitnodigingen en een tweede controle uiterlijk 7 dagen voor de tocht. Zo ontdek je zowel structurele knelpunten als tijdelijke wegwerkzaamheden.
Wat moet je op de dag van een wijkfietstocht controleren?: Controleer vóór de start de bewegwijzering, deelnemerslijst, fietsenstalling, verlichting en reparatiesets. Plan hiervoor minimaal 60 minuten; het uitzetten van routeborden en opbouwen van start en rustpunt kost meestal meer tijd dan verwacht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.