Zo organiseer je een wijkfeest zonder losse eindjes
Begin minstens acht weken vooraf met de datum, locatie en vergunningen. Informeer daarna de buurt, verspreid uitnodigingen en houd aanmeldingen en dieetwensen bij. Zodra het aantal bezoekers duidelijk is, regel je tenten, tafels, servies, eten, drank en vrijwilligers per taak. De laatste week draait om controleren, koelen en een werkbaar slechtweerplan. Met een duidelijke opbouw- en opruimploeg voorkom je dat alles op een paar mensen neerkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie en datum bevestigen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Buurtbewoners informeren
2 personen
- 4
Uitnodiging opstellen
- 5
Uitnodigingen verspreiden
4 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Vrijwilligers werven
2 personen
- 9
Bardiensten indelen
- 10
Opbouwploeg indelen
- 11
Opruimploeg indelen
- 12
Tenten reserveren
- 13
Extra tafels reserveren
- 14
Afvalinzameling afstemmen
- 15
Muziekvoorziening reserveren
- 16
Weersverwachting controleren
- 17
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
- 18
Definitieve bezoekerslijst maken
- 19
Dieetmaaltijden markeren
- 20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 21
Voorraad servies controleren
- 22
Materialen verzamelen
3 personen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Groenten wassen
2 personen
- 26
Sausjes portioneren
2 personen
- 27
Decoratie sorteren
2 personen
- 28
Route naar terrein vrijmaken
2 personen
- 29
Tenten opbouwen
5 personen
- 30
Tafels opstellen
4 personen
- 31
Stoelen plaatsen
4 personen
- 32
Buffettafels inrichten
3 personen
- 33
Bar inrichten
3 personen
- 34
Koelboxen vullen
2 personen
- 35
Muziek aansluiten
2 personen
- 36
Verlichting ophangen
3 personen
- 37
Versiering ophangen
3 personen
- 38
Spelmateriaal klaarzetten
3 personen
- 39
Eten voorbereiden
5 personen
- 40
Vegetarische porties bereiden
2 personen
- 41
Broodjes beleggen
3 personen
- 42
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 44
Toiletten controleren
2 personen
- 45
Geluid testen
2 personen
- 46
Terrein veiligheidsronde lopen
2 personen
Event
- 47
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 48
Programma toelichten
- 49
Koffie en thee serveren
2 personen
- 50
Dranken serveren
3 personen
- 51
Hapjes serveren
3 personen
- 52
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
- 53
Spelmaterialen uitgeven
2 personen
- 54
Barbecue voorbereiden
3 personen
- 55
Barbecue serveren
5 personen
- 56
Vegetarische gerechten serveren
2 personen
- 57
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
- 58
Buffet aanvullen
3 personen
- 59
Dranken bijvullen
2 personen
- 60
Afvalbakken legen
2 personen
- 61
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
- 62
Muziek verzorgen
- 63
Laatste ronde aankondigen
- 64
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 65
Eten veilig afsluiten
3 personen
- 66
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
- 67
Servies verzamelen
3 personen
- 68
Afval verzamelen
5 personen
- 69
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 70
Tenten afbreken
5 personen
- 71
Terrein schoonmaken
5 personen
- 72
Servies afwassen
3 personen
- 73
Materialen drogen en opbergen
3 personen
- 74
Koelboxen leegmaken
2 personen
- 75
Overgebleven eten verdelen
2 personen
- 76
Huurmaterialen retourneren
3 personen
- 77
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 78
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Biertafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Buffettafelsaantal 4
- Marktkraamaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbare kommenaantal 60
- Drinkglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 50
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- IJsemmersaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Apparatuur
- Barbecuesaantal 3
- Gasflessenaantal 3
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Mengpaneel
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 150
- Ballonpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Stiftenaantal 12
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Frisbeesaantal 6
- Touwtrektouw
- Ringwerpsetsaantal 2
- Stoepkrijtaantal 12
- Hesjesaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Stoffer en blikaantal 4
- Bezemaantal 4
- Dweilaantal 4
- Emmersaantal 4
- Afwasteilenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer uiterlijk acht weken vooraf of een vergunning nodig is en stem afvalinzameling af. Wacht daar niet mee tot na het verspreiden van de uitnodigingen; voorwaarden kunnen invloed hebben op de locatie en opstelling.
- Stuur de uitnodiging ongeveer zes weken vooraf en sluit de aanmeldingen zeven tot tien dagen voor het feest. Maak daarna één definitieve bezoekerslijst en markeer dieetmaaltijden apart, zodat de keuken niet op het laatste moment hoeft te zoeken.
- Plan per dienst minimaal twee vrijwilligers voor de bar en maak aparte ploegen voor opbouw en opruimen. Zet de opbouwploeg minstens twee uur voor aanvang klaar met tenten, tafels, stoelen, muziek en buffetmateriaal.
- Tel servies en glaswerk op basis van het definitieve aantal bezoekers en voeg ongeveer 10 procent reserve toe. Controleer vooral drinkglazen, borden, bestek, serveerschalen en opscheplepels; die worden sneller vergeten dan tafels en tenten.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig dan het slechtweerplan. Regel vóór die controle al tenten, koelboxen, ijs, warmhoudbakken en gasflessen, zodat een wijziging niet afhankelijk is van wat nog beschikbaar is.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een wijkfeest organiseren?
- Begin idealiter acht weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Verstuur de uitnodiging ongeveer zes weken voor het feest en sluit de aanmeldingen zeven tot tien dagen van tevoren.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wijkfeest?
- Plan minimaal twee mensen per bardienst en daarnaast een aparte opbouwploeg en opruimploeg. Voor een klein wijkfeest werkt een basisbezetting van zes tot acht vrijwilligers meestal beter dan één lange lijst met onverdeelde taken.
- Wanneer controleer je het weer voor een wijkfeest?
- Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en neem dan een definitieve beslissing over het slechtweerplan. Controleer op de ochtend zelf nog één keer of tenten, tafels en apparatuur veilig kunnen worden gebruikt.
- Hoeveel eten en drinken moet je inkopen voor een wijkfeest?
- Gebruik de definitieve bezoekerslijst als basis en houd voor drank rekening met twee tot drie drankjes per persoon in het eerste uur. Tel voor servies en glaswerk ongeveer 10 procent reserve mee en markeer dieetmaaltijden afzonderlijk.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!