Comment organiser une fête de quartier sans rien oublier

Une fête de quartier se prépare d’abord sur le papier, puis avec les voisins. Commencez par confirmer le lieu, la date et les autorisations avant de diffuser les invitations. Ensuite, dimensionnez les repas, les boissons, les tables et les équipes à partir des inscriptions. Les oublis arrivent surtout dans les dernières 48 heures : besoins alimentaires, vaisselle, boissons à refroidir, météo et rangement doivent déjà avoir un responsable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Vérifier les autorisations
3
Informer les riverains
2 personnes
4
Rédiger l’invitation
5
Distribuer les invitations
4 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Répartir les services au bar
10
Répartir l’équipe de montage
11
Répartir l’équipe de rangement
12
Réserver des tentes
13
Réserver des tables supplémentaires
14
Coordonner la collecte des déchets
15
Réserver la sonorisation
16
Vérifier les prévisions météo
17
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
18
Établir la liste définitive des visiteurs
19
Marquer les repas diététiques
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Vérifier le stock de vaisselle
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Laver les légumes
2 personnes
26
Répartir les sauces en portions
2 personnes
27
Trier la décoration
2 personnes
28
Dégager l’accès au site
2 personnes
29
Monter les tentes
5 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les tables de buffet
3 personnes
33
Aménager le bar
3 personnes
34
Remplir les glacières
2 personnes
35
Brancher la musique
2 personnes
36
Installer l'éclairage
3 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
39
Préparer la nourriture
5 personnes
40
Préparer des portions végétariennes
2 personnes
41
Garnir les sandwiches
3 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Tester le son
2 personnes
46
Faire la ronde de sécurité du site
2 personnes

Événement

47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Présenter le programme
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
53
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
54
Préparer le barbecue
3 personnes
55
Servir le barbecue
5 personnes
56
Servir des plats végétariens
2 personnes
57
Distribuer les repas adaptés au régime
2 personnes
58
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
62
Fournir la musique
63
Annoncer le dernier tour
64
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

65
Fermer les aliments de manière sécurisée
3 personnes
66
Éteindre le matériel audio
2 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
5 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
70
Démonter les tentes
5 personnes
71
Nettoyer le site
5 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Sécher et ranger le matériel
3 personnes
74
Vider les glacières
2 personnes
75
Distribuer les restes
2 personnes
76
Retourner les matériels de location
3 personnes
77
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
78
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Stand de marchéqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 60
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Seaux à glaceqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Équipement

Barbecuesqté 3
Bouteilles de gazqté 3
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux directionnelsqté 8
Marqueursqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Frisbeesqté 6
Corde de tir à la corde
Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Craie de trottoirqté 12
Giletsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Serpillièreqté 4
Seauxqté 4
Bacs à vaisselleqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu, la date et les autorisations au moins 6 semaines avant la fête. Informez aussi les riverains avant de distribuer les invitations, surtout si la sonorisation ou les horaires peuvent les déranger.
Lancez les inscriptions avec une date limite située 10 à 14 jours avant l’événement. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et les coordonnées utiles pour pouvoir établir une liste définitive.
Prévoyez au moins trois équipes distinctes : montage, bar et rangement. Donnez à chaque bénévole un créneau précis d’une à deux heures ; sans rotation, le bar et le nettoyage reposent souvent sur les mêmes personnes.
Vérifiez le matériel une semaine avant : tables, chaises, tentes, vaisselle réutilisable, glacières, bacs de maintien au chaud et équipement sonore. Le jour précédent, refroidissez les boissons et rassemblez tout au même endroit.
Consultez la météo 48 heures avant et confirmez le plan de repli. Réservez les tentes et les tables supplémentaires assez tôt, puis prévoyez une personne chargée des déchets et une autre pour les repas diététiques.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une fête de quartier ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, les tentes, les tables, la sonorisation et les bénévoles.
Quand distribuer les invitations pour une fête de quartier ?: Distribuez-les environ 4 semaines avant la date et fixez une clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster les repas, les boissons et les places assises.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une fête de quartier ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 participants, en plus des personnes responsables du montage et du rangement. Organisez des rotations de 1 à 2 heures pour éviter que le bar reste sans équipe.
Que faire s’il pleut le jour de la fête de quartier ?: Prenez la décision définitive 24 à 48 heures avant, selon les prévisions et votre plan de repli. Les tentes, les tables supplémentaires et un espace protégé doivent être confirmés avant ce délai, pas le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.