Zo organiseer je een wielertocht

Begin met de datum, startlocatie en route; die bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Controleer vervolgens vergunningen en verkeersrisico’s en leg een alternatieve route vast voordat je deelnemers uitnodigt. Open de inschrijving vroeg genoeg om de deelnemerslijst, dieetwensen en noodcontacten bij te houden. In de laatste week draait het om vrijwilligers, routeborden, EHBO, pechmateriaal en een duidelijke start- en finishindeling. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog moet improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Route op verkeersrisico's controleren
2 personen
5
Alternatieve route vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Noodcontacten verzamelen
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Route digitaal delen
13
Fietscontrole adviseren
14
Vrijwilligers voor posten indelen
15
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Deelnemers laatste informatie sturen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
20
Routeborden sorteren
2 personen
21
Startpakketjes samenstellen
3 personen
22
EHBO-tassen vullen
2 personen
23
Telefoonnummers afdrukken
24
Start- en finishindeling maken
2 personen

Event

25
Startterrein klaarzetten
4 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
28
Routeborden uitzetten
4 personen
29
Pijlen langs de route plaatsen
4 personen
30
Verkeersposten bemannen
6 personen
31
Fietsparkeerplaats inrichten
2 personen
32
Inschrijvingstafel klaarzetten
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Deelnemers ontvangen
3 personen
37
Aanmeldingen afvinken
2 personen
38
Startpakketjes uitdelen
2 personen
39
Veiligheidsinstructie geven
40
Groepsfoto maken
41
Wielertocht starten
2 personen
42
Routeposten bevoorraden
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
45
Achterrijders begeleiden
2 personen
46
Finish registreren
2 personen
47
Finisherdrank uitdelen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Deelnemers naar fietsen begeleiden
51
Routeborden ophalen
4 personen
52
Verkeersposten afbouwen
6 personen
53
Fietsenstalling leeghalen
2 personen
54
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

55
Afval verzamelen
3 personen
56
Servies afwassen
2 personen
57
Startterrein schoonmaken
4 personen
58
Partytenten afbreken
4 personen
59
Meubilair terugplaatsen
3 personen
60
Materialen inventariseren
2 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Routebestanden archiveren
63
Onkostenbonnen verzamelen
64
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Pechsetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Multitoolsaantal 4
Fietsstandaardsaantal 6
Hesjesaantal 12
Bidonhoudersaantal 4
Reservebidonsaantal 20
Routepijlenaantal 45
Routebordenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 20
Stuurkaarthoudersaantal 55
Fietslabelsaantal 60
Routekaartenaantal 60
Startnummersaantal 60
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Reflectiebandenaantal 20
Zaklampenaantal 6
Reservefietsenaantal 2

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Luidspreker
Microfoon
Oplaadbare werklampenaantal 4

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Isolatiedekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Waterkannenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 6

Decoratie

Startfinishbanier
Vlaggenlijnenaantal 6
Pijlborden startaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route uiterlijk enkele weken voor vertrek op kruisingen, wegwerkzaamheden en onoverzichtelijke punten. Leg voor elk risicopunt vast wie er staat en neem een alternatieve route op in je draaiboek.
Stuur de laatste deelnemersinformatie niet pas op de ochtend zelf. Deel de digitale route, starttijd, fietscontrole, contactnummers en instructies voor pech of slecht weer minimaal 48 uur vooraf.
Maak per routepost een klein pakket met hesje, telefoonnummer, route-informatie en duidelijke instructies. Tel daarnaast per post het benodigde aantal routepijlen, verkeerskegels en stukken afzetlint af.
Plan je pechhulp niet alleen bij de start. Zet op meerdere plekken fietspompen, pechsets, reservebinnenbanden en bandenlichters klaar en wijs per groep een bereikbaar telefoonnummer toe.
Zet de startlocatie de avond ervoor op papier uit: inschrijving, startpakketten, fietsenstalling, EHBO en finish. Reserveer tijdens het klaarzetten minimaal 60 minuten voor routeborden, tafels, afvalbakken en stroomvoorziening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielertocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en startlocatie. Controleer vergunningen en verkeersbegeleiding meteen, omdat die onderdelen vaak meer doorlooptijd hebben dan de inschrijvingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wielertocht?: Reken per druk kruispunt op minimaal 2 verkeersbegeleiders en wijs daarnaast vrijwilligers aan voor start, finish, EHBO en pechhulp. Maak de definitieve indeling uiterlijk 7 dagen voor de tocht en stuur iedereen daarna een korte instructie.
Wanneer stuur je de laatste informatie naar deelnemers?: Stuur de laatste mail minimaal 48 uur voor de start. Zet daarin de route, starttijd, locatie, fietscontrole, noodnummer en wat deelnemers moeten doen bij pech of gewijzigd weer.
Wat moet je klaarzetten voor pech onderweg?: Leg per hulppost een fietspomp, pechset, reservebinnenbanden, bandenlichters en multitool klaar. Controleer dit materiaal uiterlijk de dag vóór de tocht en zorg dat mobiele telefoons en powerbanks zijn opgeladen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.