Zo organiseer je een wielerronde

Begin niet met de startnummers, maar met het parcours en de vergunning. Zodra de route, start- en finishlocatie en verkeersmaatregelen vaststaan, kun je inschrijving, vrijwilligers en materiaal plannen. Werk daarna terug vanaf de wedstrijddag: bepaal wanneer deelnemers bevestiging krijgen, wanneer startgroepen worden ingedeeld en wie op elk kruispunt staat. Reserveer medische ondersteuning en stroom vroeg; juist die praktische zaken worden bij een wielerronde vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning aanvragen
2
Parcours vastleggen
3 personen
3
Verkeersplan opstellen
2 personen
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
Start- en finishlocatie reserveren
6
Stroomaansluiting reserveren
7
Websitepagina publiceren
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemers bevestigen
2 personen
14
Startgroepen indelen
2 personen
15
Startnummers toewijzen
2 personen
16
Wedstrijdreglement afdrukken
17
Routeborden ontwerpen
2 personen
18
Routeborden laten afdrukken
19
Medische ondersteuning bevestigen
20
Verkeersregelaars indelen
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen ophalen
3 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Startnummers sorteren
2 personen
26
Vrijwilligerspakketten samenstellen
2 personen

Event

27
Parcours controleren
4 personen
28
Verkeersborden plaatsen
6 personen
29
Dranghekken plaatsen
6 personen
30
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Inschrijftafel inrichten
2 personen
34
Speaker aansluiten
2 personen
35
Finishlijn markeren
2 personen
36
Tijdwaarneming installeren
2 personen
37
EHBO-punt inrichten
2 personen
38
Cateringpunt inrichten
3 personen
39
Startnummers klaarleggen
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
41
Deelnemers registreren
4 personen
42
Startnummers uitdelen
3 personen
43
Fietsen controleren
2 personen
44
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
45
Openingsronde begeleiden
8 personen
46
Jeugdronde begeleiden
8 personen
47
Wedstrijd starten
4 personen
48
Verkeersposten bemannen
12 personen
49
Renners volgen
4 personen
50
Rondetelling bijhouden
2 personen
51
Tijden registreren
3 personen
52
Finishers registreren
3 personen
53
Dranken serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Koffie en thee schenken
2 personen
56
Hapjes serveren
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Omroepberichten verzorgen
59
Prijswinnaars controleren
2 personen
60
Prijzen uitreiken
3 personen
61
Finishvak vrijmaken
4 personen
62
Verkeersposten afbouwen
12 personen
63
Routeborden verwijderen
6 personen
64
Dranghekken afbouwen
6 personen

Nazorg

65
Materialen sorteren
4 personen
66
Locatie schoonmaken
5 personen
67
Afval afvoeren
3 personen
68
Tafels en stoelen reinigen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Koelboxen legen
2 personen
71
Overgebleven eten verpakken
2 personen
72
Uitslagen publiceren
2 personen
73
Deelnemers informeren
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Materialen retourneren
3 personen
76
Vergunningsmaterialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Dranghekkenaantal 80
Afvalbakkenaantal 8
Tafelkleedhoudersaantal 20

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchaantal 4
Megafonenaantal 3
Portofoonsaantal 12
Laptop
Printer

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Nummerclipsaantal 300
Rondetelbordenaantal 4
Finishlintaantal 2
Podiumdelenaantal 3
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Fietspompenaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 12
Pionnenaantal 30
Linten voor afzettingaantal 10
Vlaggenaantal 20
Routebordenaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 40
Waarschuwingsbordenaantal 12
Reflectievestenaantal 20
Startboog
Finishboog

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Schenkkanenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Schalen voor afvalaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Wimpelsetsaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Podiumdoekenaantal 3
Informatiebordenaantal 8
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 12
Schrijfpapieraantal 500

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Handgelhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast en controleer elke kruising, smalle doorgang en plek voor start en finish. Gebruik daarna dezelfde route voor het verkeersplan, de routeborden en de briefing van verkeersregelaars.
Vraag de vergunning en verkeersmaatregelen niet pas aan nadat de inschrijving is geopend. Reken op meerdere weken behandeling en houd rekening met extra tijd als wegen tijdelijk moeten worden afgezet.
Open de inschrijving zodra route en reglement duidelijk zijn. Sluit deze bijvoorbeeld 7 tot 10 dagen voor de ronde, zodat je deelnemers kunt bevestigen, startgroepen kunt indelen en startnummers kunt sorteren.
Maak per taakgebied een apart vrijwilligersrooster: verkeersregelaars, inschrijving, finish, rondetelling en bevoorrading. Plan per positie minstens één reserve en geef iedereen uiterlijk 3 dagen vooraf een tijdstip en verzamelplek.
Test de start- en finishopstelling minstens 1 uur voor de eerste start. Controleer stroom, speakers, portofoons, stopwatch, finishlint, routeborden en reservebinnenbanden voordat deelnemers zich melden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wielerronde organiseren?: Begin idealiter 3 tot 6 maanden vooraf. Leg in de eerste 8 tot 12 weken het parcours, de vergunning, verkeersmaatregelen en locaties vast; daarna volgen inschrijving, vrijwilligers en materiaal.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wielerronde?: Tel minimaal één verkeersregelaar per af te zetten of te bewaken kruising en reserveer daarnaast mensen voor inschrijving, start, finish, rondetelling en medische ondersteuning. Voor een kleine ronde kom je daardoor al snel op 15 tot 25 vrijwilligers.
Wanneer moet je de startgroepen en startnummers indelen?: Doe dit 5 tot 7 dagen voor de wielerronde, nadat de inschrijving is gesloten. Print het wedstrijdreglement en sorteer de startnummers uiterlijk de dag ervoor per startgroep.
Wat regel je op de wedstrijddag vóór de start?: Zet start en finish minstens 2 uur vooraf op, zodat je nog 1 uur hebt voor een volledige technische controle. Test de stroom en communicatie, plaats route- en pijlborden en brief alle vrijwilligers voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.