Organiser une course cycliste sans rien oublier

Une course cycliste se prépare d’abord sur papier, bien avant l’arrivée des coureurs. Commencez par obtenir l’autorisation, fixer le parcours et organiser la circulation, puis réservez les lieux de départ et d’arrivée. Les inscriptions, les groupes de départ et les bénévoles viennent ensuite, avec un suivi précis des besoins alimentaires et du soutien médical. La dernière semaine sert surtout à vérifier la signalisation, les dossards, les talkies-walkies et tout le matériel nécessaire le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation
2
Définir le parcours
3 personnes
3
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
4
Demander des mesures de circulation
5
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
6
Réserver une prise électrique
7
Publier la page web
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer les participants
2 personnes
14
Répartir les groupes de départ
2 personnes
15
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
16
Imprimer le règlement du concours
17
Concevoir les panneaux d’orientation
2 personnes
18
Faire imprimer les panneaux de parcours
19
Confirmer le soutien médical
20
Répartir les signaleurs
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer le matériel
3 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Trier les dossards
2 personnes
26
Composer les kits pour bénévoles
2 personnes

Événement

27
Vérifier le parcours
4 personnes
28
Installer les panneaux de signalisation
6 personnes
29
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
30
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Brancher le haut-parleur
2 personnes
35
Marquer la ligne d’arrivée
2 personnes
36
Installer le système de chronométrage
2 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Aménager le point de restauration
3 personnes
39
Préparer les dossards
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Enregistrer les participants
4 personnes
42
Distribuer les dossards
3 personnes
43
Vérifier les vélos
2 personnes
44
Encadrer les coureurs vers le sas de départ
3 personnes
45
Animer la ronde d'ouverture
8 personnes
46
Encadrer le tour jeunesse
8 personnes
47
Lancer la compétition
4 personnes
48
Tenir les postes de circulation
12 personnes
49
Suivre les coureurs
4 personnes
50
Tenir le décompte des tours
2 personnes
51
Enregistrement des horaires
3 personnes
52
Enregistrer les arrivants
3 personnes
53
Servir les boissons
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Gérer les annonces
59
Vérifier les gagnants
2 personnes
60
Remettre les prix
3 personnes
61
Dégager la zone d’arrivée
4 personnes
62
Démonter les postes de circulation
12 personnes
63
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
64
Démonter les barrières
6 personnes

Suivi

65
Trier les matériaux
4 personnes
66
Nettoyer le lieu
5 personnes
67
Évacuer les déchets
3 personnes
68
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Vider les glacières
2 personnes
71
Emballer les restes
2 personnes
72
Publier les résultats
2 personnes
73
Informer les participants
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Retourner les matériels
3 personnes
76
Archiver le matériel de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Barrières de fouleqté 80
Poubellesqté 8
Pinces de nappeqté 20

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chronomètreqté 4
Mégaphonesqté 3
Talkies-walkiesqté 12
Ordinateur portable
Imprimante

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Pinces numérotéesqté 300
Panneaux de comptage des toursqté 4
Ruban d'arrivéeqté 2
Éléments de podiumqté 3
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 12
Chronomètresqté 4
Pompes à véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 12
Cônesqté 30
Rubans de balisageqté 10
Drapeauxqté 20
Panneaux de directionqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Panneaux d'avertissementqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Arche de départ
Arche d'arrivée

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à café réutilisablesqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Carafesqté 6
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bacs à déchetsqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Sets de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Tentures de scèneqté 3
Panneaux d'informationqté 8
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 12
Papier à écrireqté 500

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez les démarches administratives au moins 8 à 12 semaines avant la course : l’autorisation, les mesures de circulation et le soutien médical peuvent prendre plus de temps que prévu.
Finalisez le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Il vous faudra ensuite produire les panneaux de direction, répartir les signaleurs et prévoir les barrières aux endroits sensibles.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le départ afin de confirmer les participants, répartir les groupes et préparer les numéros de départ sans travailler dans l’urgence.
Prévoyez un bénévole référent pour chaque zone : départ, arrivée, carrefours, ravitaillement et classement. Donnez-leur les horaires, un moyen de communication et un point de rendez-vous précis.
La veille, regroupez les dossards, les pinces, les panneaux, les cônes et le matériel de chronométrage par zone. Chargez les enceintes, microphones et talkies-walkies, puis remplissez les glacières avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course cycliste ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation, de valider le parcours, de régler la circulation, d’ouvrir les inscriptions et de recruter les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course cycliste ?: Ouvrez-les dès que le parcours, la date, le lieu de départ et les règles sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant la course. Fermez le formulaire 7 à 10 jours avant l’événement pour préparer les groupes et les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour une course cycliste ?: Prévoyez au minimum un signaleur par carrefour ou point à risque, plus une équipe séparée pour le départ, l’arrivée, le classement et l’accueil. Faites la répartition finale 3 à 5 jours avant, quand le nombre de participants est connu.
Que faut-il vérifier la veille d’une course cycliste ?: Contrôlez le parcours, les panneaux, les cônes, les barrières, les dossards et les chronomètres. Vérifiez aussi les talkies-walkies, les rallonges, les multiprises, les glacières et la confirmation du soutien médical.

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