Zo organiseer je een wielerfestival

Een wielerfestival organiseren begint niet bij de catering, maar bij de route, het programma en de veiligheid. Leg eerst datum, locatie en fietsactiviteiten vast; regel daarna vergunningen, verkeersafstemming en partners zoals fietsclubs. Zodra het programma staat, kun je deelnemers, vrijwilligers, muziek en catering plannen. Werk in de laatste week met een vaste controle van materiaal, leveringen, startnummers en deelnemerslijsten. Zo voorkom je dat een ontbrekende pomp, onduidelijke route of te late levering de fietsdag vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en route reserveren
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Fietsactiviteiten vastleggen
2 personen
5
Fietsclubs benaderen
2 personen
6
Muziekprogramma vastleggen
7
Catering reserveren
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Routebeschrijving maken
15
Verkeersplan afstemmen
2 personen
16
Leveringen bevestigen
17
Startnummers voorbereiden
2 personen
18
Wedstrijdschema afdrukken
19
Deelnemerslijst afdrukken
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Terrein schoonvegen
3 personen
25
Terrein uitzetten
4 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
29
Fietsstalling markeren
2 personen
30
Fietsparcours markeren
4 personen
31
Verkeershekken plaatsen
4 personen
32
Verkeersborden plaatsen
3 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Muziek testen
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Buffet en bar inrichten
3 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
EHBO-materiaal klaarzetten
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

41
Inschrijving openen
3 personen
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Fietscheck begeleiden
2 personen
45
Kinderparcours begeleiden
3 personen
46
Fietstocht begeleiden
4 personen
47
Demonstraties begeleiden
3 personen
48
Omroeper ondersteunen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
55
Avondprogramma begeleiden
3 personen
56
Laatste ronde aankondigen
57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
58
Fietsenstalling controleren
2 personen

Nazorg

59
Parcours afbreken
4 personen
60
Verkeershekken verzamelen
4 personen
61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Voedsel veilig opbergen
2 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Meubilair afbreken
4 personen
67
Partytenten afbreken
4 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Materialen sorteren
3 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Inschrijfgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsetsaantal 6
Barbladenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Fietsenrekkenaantal 12
Kleedkamerschermenaantal 2

Sportmateriaal

Fietsen voor parcoursaantal 12
Reservefietsenaantal 3
Fietshelmenaantal 20
Fietspompenaantal 4
Reparatiestandaardsaantal 2
Fietsgereedschapssetsaantal 2
Binnenbandenaantal 20
Buitenbandenaantal 6
Bidonhoudersaantal 6
Bidonsaantal 30
Startnummersaantal 150
Lint voor parcoursaantal 500
Pionnenaantal 40
Behendigheidsobstakelsaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Medaillelintenaantal 20
Bekers voor winnaarsaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare werklampenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Verkeershekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 24
Reflecterende hesjesaantal 20
Klembordenaantal 6
Megafoonsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Koelmattenaantal 10

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 4
Fietsvlaggenaantal 20
Start- en finishboog
Routepijlenaantal 30
Programmabordenaantal 4
Informatiebannersaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 10
Desinfectiepompjesaantal 6
Eerste hulp koffersaantal 2
Waarschuwingsbordenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route en vergunningen als eerste. Reserveer de locatie en stem het verkeersplan af voordat je uitnodigingen verstuurt; wijzigingen in route of starttijd werken anders door in het hele programma.
Maak per fietsactiviteit een materiaalpost. Controleer fietsen, reservefietsen, helmen, pompen en reparatiesets uiterlijk één week vooraf en leg binnen- en buitenbanden klaar voor pech onderweg.
Werk met een tijdschema per vrijwilligerspost. Deel mensen minimaal zeven dagen van tevoren in bij ontvangst, parcours, techniek, catering en opruimen, met per post één aanspreekpunt.
Sluit de deelnemersadministratie enkele dagen voor het festival af. Verwerk dieetwensen, druk de deelnemerslijst en wedstrijdschema’s af en leg startnummers per activiteit klaar in plaats van op de ochtend zelf.
Doe de terreincontrole de dag ervoor en op de ochtend opnieuw. Zet lint en pionnen uit, plaats fietsenrekken en afvalbakken, test luidsprekers en microfoons en vul koelboxen pas vlak voor de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wielerfestival organiseren?: Begin idealiter 12 tot 16 weken vooraf. Vergunningen, routeafstemming en locatieplanning vragen meestal meer tijd dan catering of drukwerk, dus regel die onderdelen eerst.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wielerfestival?: Reken minimaal op één vrijwilliger per vaste post en plan daarnaast twee tot vier mensen als reserve. Bij posten voor routebegeleiding, ontvangst, techniek, catering en opruimen kom je voor een kleinschalig festival vaak uit op 10 tot 15 vrijwilligers.
Wanneer moet je startnummers en wedstrijdschema's maken?: Maak het wedstrijdschema uiterlijk één week vooraf en druk de startnummers zodra de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Houd op de dag zelf een kleine reservevoorraad nummers en een actuele deelnemerslijst bij.
Wat moet je een week voor een wielerfestival controleren?: Controleer dan alle fietsen, reservefietsen, helmen, pompen, reparatiestandaards en gereedschapssets. Bevestig ook leveringen, vrijwilligersindeling, catering, muziek, routebeschrijving en het verkeersplan; plan een laatste terreincontrole op de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.