So organisierst du ein Radfestival
Ein Radfestival braucht mehr als eine schöne Strecke und ein paar Fahrräder. Lege zuerst Datum, Programm, Ort und Route fest und kläre anschließend Genehmigungen sowie den Verkehrsplan. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung, Fahrradtechnik, Verpflegung und das Musikprogramm. Plane die Ausgabe, den Aufbau und die Ausgabe der Startnummern so, dass am Veranstaltungstag niemand nach Material oder Zuständigkeiten suchen muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Ort und Route reservieren
2 Personen
- 3
Genehmigungen beantragen
- 4
Fahrradaktivitäten festlegen
2 Personen
- 5
Fahrradclubs ansprechen
2 Personen
- 6
Musikprogramm festlegen
- 7
Catering reservieren
2 Personen
- 8
Einladungen gestalten
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Wegbeschreibung erstellen
- 15
Verkehrsplan abstimmen
2 Personen
- 16
Lieferungen bestätigen
- 17
Startnummern vorbereiten
2 Personen
- 18
Spielplan ausdrucken
- 19
Teilnehmerliste ausdrucken
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Fahrräder und Material prüfen
3 Personen
- 23
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 24
Gelände fegen
3 Personen
- 25
Gelände abstecken
4 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 28
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
- 29
Fahrradständer markieren
2 Personen
- 30
Fahrradparcours markieren
4 Personen
- 31
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
- 32
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
- 33
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 34
Musik testen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
- 37
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 38
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 39
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
- 40
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 41
Anmeldung öffnen
3 Personen
- 42
Besucher empfangen
3 Personen
- 43
Startnummern ausgeben
2 Personen
- 44
Fahrradcheck begleiten
2 Personen
- 45
Kinderparcours betreuen
3 Personen
- 46
Fahrradtour begleiten
4 Personen
- 47
Vorführungen betreuen
3 Personen
- 48
Ansager unterstützen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke servieren
3 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Toiletten kontrollieren
- 54
Preisverleihung betreuen
3 Personen
- 55
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 56
Letzte Runde ankündigen
- 57
Besucher verabschieden
3 Personen
- 58
Fahrradabstellplatz kontrollieren
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Parcours abbauen
4 Personen
- 60
Verkehrsbarrieren sammeln
4 Personen
- 61
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 62
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
- 63
Abfall sammeln
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Gelände reinigen
4 Personen
- 66
Möbel abbauen
4 Personen
- 67
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 68
Dekoration entfernen
2 Personen
- 69
Materialien sortieren
3 Personen
- 70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 71
Restbestand einlagern
2 Personen
- 72
Anmeldeunterlagen archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- BiertischgarniturenAnz. 6
- BarunterlagenAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
- FahrradständerAnz. 12
- Umkleideraum-TrennwändeAnz. 2
Sportmaterial
- Fahrräder für den ParcoursAnz. 12
- ErsatzfahrräderAnz. 3
- FahrradhelmeAnz. 20
- FahrradpumpenAnz. 4
- ReparaturständerAnz. 2
- FahrradreparatursetsAnz. 2
- SchläucheAnz. 20
- AußenreifenAnz. 6
- FlaschenhalterAnz. 6
- TrinkflaschenAnz. 30
- StartnummernAnz. 150
- Band für den ParcoursAnz. 500
- KegelAnz. 40
- GeschicklichkeitsparcoursAnz. 8
- StoppuhrenAnz. 4
- MedaillenbänderAnz. 20
- Becher für GewinnerAnz. 6
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- KassenboxenAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- VerkehrsbarrierenAnz. 30
- VerkehrskegelAnz. 24
- WarnwestenAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 6
- MegafoneAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- KühlmattenAnz. 10
Dekoration
- FestivalflaggenAnz. 4
- FahrradflaggenAnz. 20
- Start- und Zielbogen
- WegweiserAnz. 30
- ProgrammschilderAnz. 4
- InformationsbannerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 10
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- BesensetsAnz. 4
- MüllgreiferAnz. 3
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 10
- DesinfektionsspenderAnz. 6
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- WarnschilderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre Route und Genehmigungen frühzeitig: Rechne mit mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf, besonders wenn Straßen gesperrt oder Verkehrswege abgestimmt werden müssen.
- Plane die Fahrräder getrennt nach Einsatz: Für den Parcours brauchst du passende Fahrräder, zusätzlich Ersatzfahrräder, Helme, Pumpen und Reparatursets mit Schläuchen und Außenreifen.
- Teile Freiwillige nicht erst am Veranstaltungstag ein. Lege pro Bereich eine verantwortliche Person fest, etwa für Anmeldung, Parcours, Verpflegung, Technik und Erste Hilfe, und verschicke den Einsatzplan spätestens 7 Tage vorher.
- Bestätige Lieferungen und Catering 3 bis 5 Tage vor dem Festival. Prüfe dabei auch Ernährungswünsche, Trinkflaschen, Kühlboxen, Becher und ausreichend Abfallbehälter.
- Baue den Parcours vor dem Eintreffen der Teilnehmenden auf und teste die Zeitmessung. Kontrolliere Band, Kegel, Stoppuhren, Lautsprecher, Funkmikrofone und Verlängerungskabel am Vortag statt erst kurz vor dem Start.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Radfestival planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route, Ort und Genehmigungen. Für größere Strecken, Straßensperrungen oder viele Teilnehmende sind 3 bis 6 Monate realistischer.
- Was braucht man für einen Fahrradparcours?
- Plane mindestens Fahrräder, Ersatzfahrräder, Helme, Pumpen, Reparaturständer, Reparatursets, Schläuche und Außenreifen ein. Für die Strecke kommen Band, Kegel und Stoppuhren hinzu; teste das Material spätestens am Vortag.
- Wie viele Helfer braucht ein Radfestival?
- Rechne mit mindestens einer verantwortlichen Person für Anmeldung, Parcours, Technik, Verpflegung und Aufsicht. Bei mehreren Stationen oder etwa 50 Teilnehmenden solltest du zusätzlich 1 Helfer pro Station und 1 bis 2 Reservepersonen einteilen.
- Wann verschickt man die Einladungen für ein Radfestival?
- Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und setze den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So bleiben noch einige Tage für Teilnehmerliste, Startnummern, Ernährungswünsche und Einkäufe.
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