Zo organiseer je een wetenschapskamp zonder losse eindjes

Begin met het programma en de locatie, niet met losse proefmaterialen. Leg per dagdeel vast welke onderzoeksproef plaatsvindt, hoeveel deelnemers tegelijk werken en welke ruimtes daarvoor nodig zijn. Controleer daarna de veiligheidsrisico’s, toestemming, noodcontacten en dieetwensen. Pas als de groepen, begeleiders en werkvormen kloppen, tel je de materialen en test je elke proefopstelling. Zo voorkom je dat een ontbrekende veiligheidsbril, verlengkabel of koelkastcapaciteit het kamp op de eerste dag stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimtes reserveren
3
Onderzoeksproeven selecteren
2 personen
4
Veiligheidsrisico's controleren
2 personen
5
Toestemming voor deelname opstellen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Noodcontacten verzamelen
2 personen
10
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
11
Begeleiders inplannen
2 personen
12
Draaiboek afronden
2 personen
13
Werkbladen voorbereiden
2 personen
14
Naambadges maken
2 personen
15
Proefmaterialen tellen
2 personen
16
Proefopstellingen testen
3 personen
17
Presentatie voorbereiden
18
Muziek en quiz klaarzetten
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Houdbare boodschappen doen
2 personen
21
Koelverse boodschappen doen
2 personen
22
Materialen naar locatie brengen
3 personen
23
Locatie en toiletten controleren
2 personen
24
Deelnemerslijst afdrukken
25
Noodinformatie klaarleggen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Proefstations inrichten
4 personen
28
Keuken en buffet inrichten
3 personen
29
Registratietafel klaarzetten
2 personen
30
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
31
Dranken koelen
2 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

34
Inloop begeleiden
3 personen
35
Aanwezigheid registreren
2 personen
36
Programma en regels uitleggen
2 personen
37
Teams indelen
3 personen
38
Introductieproef begeleiden
4 personen
39
Wetenschapsstations begeleiden
8 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Pauzesnacks klaarzetten
2 personen
42
Handen en werktafels reinigen
3 personen
43
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
44
Diner serveren
5 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Servies verzamelen
3 personen
47
Avondproef demonstreren
3 personen
48
Sterrenkijkactiviteit begeleiden
5 personen
49
Quizrondes begeleiden
3 personen
50
Prijzen uitreiken
2 personen
51
Ophalen van deelnemers regelen
3 personen
52
Vertrek registreren
2 personen

Nazorg

53
Proefmaterialen sorteren
3 personen
54
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Keuken schoonmaken
3 personen
57
Werktafels desinfecteren
3 personen
58
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
59
Locatie afsluiten
2 personen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen
62
Foto's en bestanden archiveren
63
Deelnemersinformatie verwijderen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Registratietafel
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beamer
Beamerdoek
Luidspreker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Digitale weegschalenaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Zaklampenaantal 12
Thermometersaantal 8
Vergrootglazenaantal 12
Verrekijkersaantal 8
Kompassetsaantal 8
Statievenaantal 8
Veiligheidsbrillenaantal 50
Labjassenaantal 45
Reageerbuizenaantal 50
Reageerbuisrekkenaantal 8
Plastic pipettenaantal 100
Maatcilindersaantal 12
Plastic trechtersaantal 12
Petri schalenaantal 40
Magnetenaantal 30
Krokodillenklemmenaantal 30
LED-lampjesaantal 30
Batterijhoudersaantal 15
Koperdraadrollenaantal 8
Batterijen AAaantal 40
Spiegelsaantal 8
Plastic bekers voor proevenaantal 100
Satéprikkersaantal 200
Ballonnenaantal 100
Touwrollenaantal 8
Trechtersetsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 8
Maatlepelsaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Waterkokersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Dienbladenaantal 4

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Zachte ballenaantal 8

Decoratie

Naambadgesaantal 55
Badgehoudersaantal 55
Gekleurd tafellinnenaantal 10
Ronde stickersaantal 200
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Buitenlampenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per proef een vaste blokduur en voeg minimaal 10 minuten wisseltijd toe. Dat geeft ruimte om werkbladen uit te delen, tafels opnieuw in te richten en groepen veilig te verplaatsen.
Test elke proefopstelling minstens 7 dagen vooraf met precies dezelfde materialen als op het kamp. Controleer daarbij meetapparatuur zoals digitale weegschalen, thermometers en stopwatches, zodat je niet pas op de dag zelf ontdekt dat een proef niet werkt.
Maak groepen klein genoeg om iedereen actief te laten werken en koppel elke groep vooraf aan een begeleider. Zet de deelnemerslijst, noodcontacten en toestemmingen zowel digitaal als geprint klaar bij de registratietafel.
Regel houdbare boodschappen eerder en plan koelverse boodschappen zo laat mogelijk. Gebruik koelboxen voor vervoer en controleer vóór vertrek of thermoskannen, snijplanken, keukenmessen, mengkommen, maatbekers en maatlepels compleet zijn.
Doe 2 dagen vooraf een technische ronde in de ruimtes. Test beamer, microfoon, luidspreker, laptops, verlengkabels en stekkerdozen op hun definitieve plek en leg oplaadkabels klaar waar deelnemers ze echt nodig hebben.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wetenschapskamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en inschrijving. Plan de veiligheidscontrole en het testen van de proeven uiterlijk 7 dagen voor de start.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een wetenschapskamp?: Plan minimaal 1 begeleider per deelnemersgroep en wijs daarnaast 1 persoon aan voor registratie en noodgevallen. Leg de groepsindeling en het rooster uiterlijk 2 weken vooraf vast.
Wanneer moet je toestemming en noodcontacten verzamelen?: Vraag toestemming, noodcontacten en dieetwensen op zodra de aanmelding opent, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Controleer de gegevens opnieuw 3 dagen voor het kamp en leg een geprinte versie klaar.
Hoe voorkom je materiaaltekort tijdens de proeven?: Tel alle proefmaterialen per groep en voeg per veelgebruikt onderdeel minstens 10 procent reserve toe. Doe een tweede telling 2 dagen vooraf, nadat de opstellingen zijn getest en de boodschappenlijst is gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.