Zo organiseer je een Wereldfeest zonder last-minute chaos

Begin een Wereldfeest met de datum, locatie en gewenste bezoekerscapaciteit. Werk daarna het programma uit rond muziek, presentatoren, wereldkeuken en kraamhouders, zodat je weet hoeveel ruimte, techniek en vrijwilligers nodig zijn. Open vroeg een aanmeldformulier en verzamel meteen dieetwensen. De meeste problemen ontstaan doordat reserveringen, leveringen, allergenenlabels en geluidsapparatuur pas in de laatste week worden gecontroleerd. Leg daarom uiterlijk één week vooraf de plattegrond, taakverdeling en het draaiboek vast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimtes reserveren
2 personen
3
Begroting opstellen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Artiesten en presentatoren vastleggen
2 personen
6
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
7
Wereldkeuken samenstellen
3 personen
8
Kraamhouders benaderen
3 personen
9
Uitnodigingen versturen
3 personen
10
Aanmeldformulier openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
2 personen
13
Vrijwilligers werven
3 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Draaiboek uitdelen
2 personen
16
Reserveringen bevestigen
2 personen
17
Plattegrond maken
2 personen
18
Menukaarten maken
2 personen
19
Programmaposters maken
2 personen
20
Bewegwijzering maken
2 personen
21
Materialen inventariseren
2 personen
22
Leveringen bevestigen
23
Allergenenlabels voorbereiden
2 personen
24
Kookteams informeren
2 personen
25
Boodschappen doen
4 personen
26
Versproducten ophalen
2 personen
27
Dranken koelen
3 personen
28
Kookingrediënten portioneren
4 personen
29
Decoratie sorteren
3 personen
30
Techniek testen
2 personen

Event

31
Keuken voorbereiden
4 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
33
Kraamtafels plaatsen
4 personen
34
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
35
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
36
Verlichting aansluiten
2 personen
37
Versiering ophangen
5 personen
38
Infobalie inrichten
2 personen
39
Ingang bewegwijzeren
2 personen
40
Buffetten klaarzetten
5 personen
41
Gerechten bereiden
8 personen
42
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
43
Servies klaarzetten
3 personen
44
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
45
Vrijwilligers briefen
3 personen
46
Artiesten ontvangen
2 personen
47
Bezoekers ontvangen
4 personen
48
Programma aankondigen
49
Eetkraampjes bemannen
8 personen
50
Dranken serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Buffet bijvullen
5 personen
53
Tafels schoonhouden
3 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
56
Workshops begeleiden
3 personen
57
Optredens begeleiden
2 personen
58
Muziek afspelen
59
Fotopunt begeleiden
2 personen
60
Laatste ronde aankondigen
61
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
62
Geld en kassa afsluiten
2 personen
63
Eten veilig opbergen
4 personen
64
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen

Nazorg

65
Meubilair afbreken
6 personen
66
Decoratie verwijderen
4 personen
67
Afval verzamelen
5 personen
68
Servies afwassen
4 personen
69
Keuken schoonmaken
4 personen
70
Zalen schoonmaken
5 personen
71
Sanitair controleren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
73
Materialen tellen
3 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
76
Afval afvoeren
3 personen
77
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 18
Kraamtafelsaantal 10
Stoelenaantal 220
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 250
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 250
Vorkenaantal 250
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 30
Serveerbordenaantal 30
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Oplaadstationsaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 12
Koks-messenaantal 12
Mengkommenaantal 12
Maatbekersaantal 6
Braadpannenaantal 6
Kookpannenaantal 8
Kookplatenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Opslagbakkenaantal 20
Serveertangenaantal 20
Keukenwekkersaantal 4

Decoratie

Wereldvlaggenaantal 40
Vlaggenlijnenaantal 12
Papieren lampionnenaantal 30
Tafelkledenaantal 24
Menubordenaantal 12
Fotowand
Krijtbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledspotsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Sportmateriaal

Parachutedoek
Zachte ballenaantal 12
Hoepelsaantal 8
Springtouwenaantal 8
Spelmaterialenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de indeling voordat je materialen bestelt. Reserveer aparte plekken voor kraamtafels, buffettafels, zitplaatsen, kledingrekken en een doorgang; zet afzetpalen klaar waar bezoekers niet mogen komen.
Controleer techniek minimaal 7 dagen vooraf op de locatie. Test actieve speakers, draadloze microfoons, het mengpaneel en luidsprekerstatieven samen, en leg verlengkabels en stekkerdozen apart bij de geluidsset.
Maak de wereldkeuken uitvoerbaar met een sluitende lijst per gerecht. Noteer uiterlijk 5 dagen vooraf welke kookteams wat bereiden, hoeveel porties nodig zijn en welke koelboxen, snijplanken en serveerborden worden gebruikt.
Zet dieetwensen niet alleen in het aanmeldformulier, maar ook op de werkvloer. Bereid allergenenlabels en menukaarten uiterlijk 2 dagen vooraf voor en houd herbruikbare borden, kommen, bekers en bestek gescheiden beschikbaar.
Geef vrijwilligers het draaiboek vóór de opbouw, niet bij aankomst. Plan een korte briefing van 15 minuten en wijs per onderdeel één aanspreekpunt aan voor ontvangst, keuken, techniek, programma en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Wereldfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting en vergunningen. Leg artiesten, presentatoren en kraamhouders daarna zo snel mogelijk vast, zodat het programma en de plattegrond op tijd kunnen worden uitgewerkt.
Hoe maak je een programma voor een Wereldfeest?: Plan eerst de vaste onderdelen, zoals optredens, presentaties en eetmomenten, en zet daarna de muziekblokken ertussen. Houd per onderdeel 10 tot 15 minuten wisseltijd aan voor opbouw, soundcheck of het verplaatsen van deelnemers.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een Wereldfeest?: Vraag dieetwensen direct uit zodra het aanmeldformulier opent en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het feest. Deel de definitieve informatie daarna met de kookteams en zet allergenen duidelijk op menukaarten en labels.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Wereldfeest?: Reken naast de organisatoren op minimaal één vrijwilliger per actief onderdeel, zoals ontvangst, keuken, techniek en programma. Voeg voor een druk programma minstens twee mensen toe voor opbouw en opruimen, zodat taken niet bij één persoon blijven liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.