Organiser une fête du monde sans perdre le fil

Une fête du monde réunit souvent musique, stands, repas et animations : sans ordre de préparation, les détails se croisent vite. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis verrouille le budget et les autorisations. Réserve ensuite les artistes et les exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins alimentaires, répartir les bénévoles, préparer la signalétique et vérifier chaque livraison.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les espaces
2 personnes
3
Établir le budget
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
5
Réserver les artistes et les présentateurs
2 personnes
6
Établir le programme musical
2 personnes
7
Composer un menu du monde
3 personnes
8
Contacter les exposants
3 personnes
9
Envoyer les invitations
3 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
13
Recruter des bénévoles
3 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Distribuer le déroulé
2 personnes
16
Confirmer les réservations
2 personnes
17
Créer le plan
2 personnes
18
Créer les menus
2 personnes
19
Créer les affiches du programme
2 personnes
20
Créer la signalisation
2 personnes
21
Inventorier le matériel
2 personnes
22
Confirmer les livraisons
23
Préparer les étiquettes d’allergènes
2 personnes
24
Informer les équipes de cuisine
2 personnes
25
Faire les courses
4 personnes
26
Récupérer les produits frais
2 personnes
27
Refroidir les boissons
3 personnes
28
Répartir les ingrédients de cuisine
4 personnes
29
Trier la décoration
3 personnes
30
Tester la technique
2 personnes

Événement

31
Préparer la cuisine
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
6 personnes
33
Installer les tables des stands
4 personnes
34
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
35
Installer le système de sonorisation
3 personnes
36
Brancher l’éclairage
2 personnes
37
Suspendre la décoration
5 personnes
38
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
39
Signaler l’entrée
2 personnes
40
Mettre les buffets en place
5 personnes
41
Préparer les plats
8 personnes
42
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
43
Préparer la vaisselle
3 personnes
44
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
45
Briefing des bénévoles
3 personnes
46
Accueillir les artistes
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Annoncer le programme
49
Tenir les stands de restauration
8 personnes
50
Servir les boissons
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
5 personnes
53
Garder les tables propres
3 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
56
Encadrer les ateliers
3 personnes
57
Accompagner les spectacles
2 personnes
58
Passer de la musique
59
Encadrer le photobooth
2 personnes
60
Annoncer le dernier tour
61
Reconduire les visiteurs
3 personnes
62
Clôturer la caisse et l’argent
2 personnes
63
Stocker la nourriture en toute sécurité
4 personnes
64
Éteindre l'installation sonore
2 personnes

Suivi

65
Démonter le mobilier
6 personnes
66
Retirer la décoration
4 personnes
67
Rassembler les déchets
5 personnes
68
Faire la vaisselle
4 personnes
69
Nettoyer la cuisine
4 personnes
70
Nettoyer les salles
5 personnes
71
Vérifier les sanitaires
2 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
73
Compter le matériel
3 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
76
Évacuer les déchets
3 personnes
77
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 18
Tables de standqté 10
Chaisesqté 220
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 250
Bols réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 250
Fourchettesqté 250
Cuillèresqté 180
Louchesqté 30
Assiettes de serviceqté 30
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Stations de rechargeqté 2

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 12
Couteaux de chefqté 12
Saladiersqté 12
Verres doseursqté 6
Sauteusesqté 6
Casserolesqté 8
Plaques de cuissonqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Bacs de rangementqté 20
Pinces de serviceqté 20
Minuteurs de cuisineqté 4

Décoration

Drapeaux du mondeqté 40
Guirlandes de fanionsqté 12
Lampions en papierqté 30
Nappesqté 24
Panneaux de menuqté 12
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Matériel de sport

Tissu parachute
Balles souplesqté 12
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 8
Matériel de jeuqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant de contacter les artistes et les exposants : prévois des horaires précis pour les concerts, les présentations, les repas et les changements de plateau.
Ouvre les inscriptions suffisamment tôt pour recueillir les allergies et régimes alimentaires. Transmets ensuite ces informations aux équipes de cuisine et prépare les étiquettes d’allergènes avant le service.
Prévois un responsable par zone : accueil, stands, cuisine, scène et rangement. Distribue le déroulé aux bénévoles au moins 7 jours avant la fête, avec leurs horaires et leurs relais.
Dessine le plan avant de louer ou déplacer le mobilier. Place les tables de buffet, les tables de stands, les chaises, les tentes et les poteaux de balisage en gardant des passages dégagés.
Vérifie le matériel et les livraisons 48 heures avant l’événement. Compte la vaisselle réutilisable, les carafes, les thermos, les rallonges, les multiprises, les microphones et les glacières plutôt que de supposer qu’ils seront tous disponibles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête du monde ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date. Les premières semaines servent à réserver le lieu, obtenir les autorisations et confirmer les artistes, les présentateurs et les exposants.
Quand ouvrir les inscriptions pour une fête du monde ?: Ouvre le formulaire environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Garde les inscriptions ouvertes au moins 2 semaines afin d’avoir le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une fête du monde ?: Prévois au minimum un responsable pour chaque zone et des relais pendant les pauses. Pour une fête avec accueil, stands, cuisine et scène, compte généralement 8 à 12 bénévoles selon la durée et la fréquentation.
Quand préparer le plan et la signalétique ?: Finalise le plan environ 10 jours avant la fête, après confirmation du mobilier et des espaces. Imprime ou installe la signalétique au plus tard la veille, puis vérifie les accès, les sorties et les zones de livraison.

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