Zo organiseer je een wellnessdag zonder stress

Begin een wellnessdag niet met decoratie, maar met het programma en het aantal deelnemers. Reserveer daarna de locatie en leg yogales, massages en meditatie vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel tegelijk dieetwensen en vervoersinformatie, zodat je catering en planning kloppen. Werk in de laatste week met vaste tijdsloten, duidelijke labels en een aparte controle per ruimte. Zo voorkom je vooral dat deelnemers geen massageslot hebben of dat materialen en eten op de dag zelf nog gezocht moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst bijwerken
5
Wellnesslocatie reserveren
6
Yogadocent boeken
7
Massagetherapeuten boeken
8
Meditatiebegeleider boeken
9
Programma definitief maken
10
Programma naar deelnemers sturen
11
Vervoersinformatie versturen
12
Massageslots indelen
13
Massageslots bevestigen
14
Catering bestellen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen ophalen
2 personen
18
Boodschappen sorteren
2 personen
19
Koelproducten koelen
20
Dieetmaaltijden labelen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimtes controleren
2 personen
23
Yoga-ruimte inrichten
3 personen
24
Meditatieruimte inrichten
2 personen
25
Massageruimtes inrichten
2 personen
26
Buffetruimte inrichten
3 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Ontvangstbalie klaarzetten
29
Registratiemateriaal klaarleggen
30
Achtergrondmuziek instellen
31
Welkomsteam instrueren
2 personen
32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Programma toelichten
34
Welkomstdrank serveren
2 personen
35
Yogasessie begeleiden
2 personen
36
Thee en water bijvullen
37
Pauzesnacks serveren
2 personen
38
Massagerondes begeleiden
3 personen
39
Meditatiesessie begeleiden
2 personen
40
Rustruimte verzorgen
41
Handdoeken aanvullen
42
Fruitwater bijvullen
43
Avondbuffet opbouwen
3 personen
44
Avondbuffet serveren
4 personen
45
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
46
Dieetmaaltijden uitserveren
47
Servies afruimen
2 personen
48
Avondwandeling begeleiden
2 personen
49
Kruidenthee serveren
2 personen
50
Avondrelaxatie begeleiden
2 personen
51
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
52
Restanten veilig verpakken
2 personen
53
Apparatuur uitschakelen

Nazorg

54
Yoga-ruimte afbouwen
2 personen
55
Massageruimtes afbouwen
2 personen
56
Tafels en stoelen afbouwen
3 personen
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Ruimtes schoonmaken
3 personen
60
Locatie afsluiten
2 personen
61
Materialen retourneren
2 personen
62
Restanten koelen en verdelen
2 personen
63
Geleende spullen controleren
64
Borg en sleutels afhandelen
65
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Loungebankenaantal 4
Bijzettafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 3
Paravantsaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 45
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Kannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 10

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 45
Yogablokkenaantal 45
Yogariemenaantal 45
Meditatiekussensaantal 45
Plaidsaantal 45
Massageballenaantal 20
Foamrollersaantal 15

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Linnen tafelkledenaantal 8
Stoffen servettenaantal 60
Naamkaartjesaantal 45
Welkomstbord
Kunstplantenaantal 8

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handdesinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma eerst definitief en verstuur het uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld per onderdeel de begintijd, ruimte, duur en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan massageslots pas nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt. Reserveer per deelnemer één bevestigd tijdstip en houd 10 minuten tussen twee behandelingen vrij voor wisselen en schoonmaken.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en label dieetmaaltijden afzonderlijk. Controleer de lijst 48 uur voor de wellnessdag opnieuw met de cateraar of degene die boodschappen doet.
Richt yoga, meditatie en massages als drie aparte zones in. Controleer per ruimte matten, blokken, meditatiekussens, plaids, privacy met paravants en voldoende stroom voordat deelnemers binnenkomen.
Koelproducten minstens 4 uur vooraf en test speaker en microfoon op de uiteindelijke plek. Zet thermoskannen, drinkglazen en warmhoudbakken klaar voordat de locatie opengaat, zodat de ontvangst niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wellnessdag organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en het boeken van yogadocent, massagetherapeuten en meditatiebegeleider. Verstuur de uitnodigingen idealiter 4 tot 6 weken vooraf en maak het programma uiterlijk 7 dagen voor de dag definitief.
Hoe plan je massages tijdens een wellnessdag?: Maak tijdsloten van 30 tot 60 minuten, afhankelijk van de afgesproken behandeling, en houd 10 minuten wisseltijd aan. Bevestig elk slot uiterlijk 3 dagen vooraf en stuur deelnemers hun tijdstip samen met het programma.
Hoeveel wellnessruimtes heb je nodig?: Gebruik bij voorkeur minimaal drie aparte ruimtes: één voor yoga, één voor meditatie en één of meer voor massages. Reken voor yoga ongeveer 2 vierkante meter per deelnemer en controleer 2 uur voor aanvang of alle ruimtes klaarstaan.
Wanneer regel je catering voor een wellnessdag?: Bestel catering zodra het aantal deelnemers en de dieetwensen bekend zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Controleer de aantallen en labels 48 uur voor de wellnessdag en koel bederfelijke producten minimaal 4 uur voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.