Organiser une journée bien-être sans laisser de détail de côté

Une journée bien-être se prépare d’abord autour du rythme des participants, puis autour des intervenants et des espaces. Commencez par fixer la capacité du lieu et le programme, avant d’ouvrir les inscriptions. Les massages demandent une organisation séparée, car chaque participant doit recevoir un créneau confirmé. Prévoyez aussi du temps pour les besoins alimentaires, le transport et l’installation des espaces de yoga, de méditation et de massage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Mettre à jour la liste des participants
5
Réserver le lieu de bien-être
6
Réserver un professeur de yoga
7
Réserver des massothérapeutes
8
Réserver l'animateur de méditation
9
Finaliser le programme
10
Envoyer le programme aux participants
11
Envoyer les informations de transport
12
Répartir les créneaux de massage
13
Confirmer les créneaux de massage
14
Commander le catering
15
Vérifier la liste des courses
16
Faire les courses
2 personnes
17
Récupérer le matériel
2 personnes
18
Trier les courses
2 personnes
19
Mettre les produits réfrigérés au frais
20
Étiqueter les repas spéciaux

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier les espaces
2 personnes
23
Aménager l’espace yoga
3 personnes
24
Aménager la salle de méditation
2 personnes
25
Aménager les espaces de massage
2 personnes
26
Aménager l’espace buffet
3 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Mettre en place le comptoir d’accueil
29
Préparer le matériel d'inscription
30
Régler la musique d'ambiance
31
Briefer l'équipe d'accueil
2 personnes
32
Accueillir les participants
3 personnes
33
Présenter le programme
34
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
35
Animer une séance de yoga
2 personnes
36
Ravitailler en thé et en eau
37
Servir les snacks de pause
2 personnes
38
Accompagner les séances de massage
3 personnes
39
Animer la séance de méditation
2 personnes
40
Aménager un espace de repos
41
Réapprovisionner les serviettes
42
Remplir l'eau aromatisée aux fruits
43
Mettre en place le buffet du soir
3 personnes
44
Servir le buffet du soir
4 personnes
45
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
46
Servir les repas diététiques
47
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
48
Encadrer la promenade du soir
2 personnes
49
Servir du thé aux herbes
2 personnes
50
Animer la détente du soir
2 personnes
51
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
52
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
53
Éteindre l’équipement

Suivi

54
Démonter l’espace yoga
2 personnes
55
Démonter les salles de massage
2 personnes
56
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Nettoyer les espaces
3 personnes
60
Fermer le lieu
2 personnes
61
Retourner les matériels
2 personnes
62
Refroidir et répartir les restes
2 personnes
63
Vérifier le matériel emprunté
64
Gérer la caution et les clés
65
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 45
Canapés de salonqté 4
Tables d'appointqté 8
Portants à vêtementsqté 3
Paraventsqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 45
Assiettesqté 60
Petits bolsqté 45
Couvertsqté 60
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8
Louchesqté 10

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 45
Blocs de yogaqté 45
Sangles de yogaqté 45
Coussins de méditationqté 45
Plaidsqté 45
Balles de massageqté 20
Rouleaux de mousseqté 15

Équipement

Enceinte portableqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappes en linqté 8
Serviettes en tissuqté 60
Badges nominatifsqté 45
Panneau d’accueil
Plantes artificiellesqté 8

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions dès que le lieu, le professeur de yoga, les massothérapeutes et l’animateur de méditation sont confirmés. Demandez immédiatement les besoins alimentaires afin de ne pas devoir modifier le catering la veille.
Finalisez le programme avant d’envoyer les informations aux participants. Indiquez les horaires de début et de fin, les temps de repas, les activités et les informations de transport dans un seul message.
Répartissez les créneaux de massage avant la journée, puis faites-les confirmer individuellement. Gardez une liste à jour : un créneau non attribué ou une annulation de dernière minute désorganise rapidement le reste du programme.
Installez les espaces séparément : tapis, blocs et sangles dans la salle de yoga, coussins et plaids dans la salle de méditation, puis paravents et espaces dégagés pour les massages. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et l’enceinte avant l’arrivée du groupe.
Traitez les repas spéciaux dès la réception des inscriptions. Étiquetez-les clairement, placez les produits réfrigérés au frais et prévoyez les glacières, thermos ou bacs de maintien au chaud avant l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée bien-être ?: Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires et les disponibilités pour les créneaux de massage.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée bien-être ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants. Il faut vérifier les espaces, installer le matériel de yoga et de méditation, aménager les massages et organiser les repas et les boissons.
Comment organiser les massages pendant une journée bien-être ?: Attribuez un créneau précis à chaque participant avant l’événement et envoyez une confirmation individuelle. Ajoutez une marge de 10 à 15 minutes entre deux rendez-vous pour éviter les retards en cascade.
Quand commander le catering pour une journée bien-être ?: Confirmez la commande 7 à 10 jours avant la journée, après avoir stabilisé la liste des participants. Vérifiez une dernière fois les repas spéciaux 48 heures avant l’événement.

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