Zo organiseer je een praktische warmtepompavond

Een goede warmtepompavond begint niet met hapjes, maar met een duidelijk programma en een spreker die technische vragen begrijpelijk kan beantwoorden. Leg eerst datum, zaal en opbouw vast en plan daarna de uitnodiging, aanmeldingen en demonstratie. Reserveer tijd om de presentatie, het warmtepompdemomodel en de meetapparatuur samen te testen. Op de avond zelf moeten registratie, techniek en koffie klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Spreker voor warmtepompen boeken
4
Technische demonstratie voorbereiden
2 personen
5
Uitnodigingstekst schrijven
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vragen van deelnemers verzamelen
11
Presentatie inhoudelijk controleren
2 personen
12
Leveranciersinformatie verzamelen
13
Aanmeldingen bevestigen
14
Definitief programma versturen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Presentatiebestanden testen
2 personen
19
Deelnemerslijst afdrukken
20
Hapjes voorbereiden
2 personen
21
Dranken koud zetten
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Presentatietafel inrichten
2 personen
25
Projector en scherm opstellen
2 personen
26
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
27
Warmtepompdemonstratie opstellen
3 personen
28
Informatieborden plaatsen
2 personen
29
Registratietafel inrichten
2 personen
30
Techniek volledig testen
2 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Welkomstwoord geven
35
Presentatie over warmtepompen geven
36
Hapjes en dranken serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Warmtepompdemonstratie verzorgen
2 personen
39
Vragenronde begeleiden
2 personen
40
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
41
Persoonlijke vragen beantwoorden
3 personen
42
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
44
Materialen en informatie opruimen
3 personen
45
Servies en glazen afwassen
2 personen
46
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
47
Zaal schoonmaken
3 personen
48
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Bedankbericht aan deelnemers sturen
51
Openstaande vragen beantwoorden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerschalenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laserpointer
Warmtepompdemomodel
Energiemeteraantal 2
Thermometeraantal 2

Materialen

Informatiefoldersaantal 70
Aanwezigheidsformulierenaantal 3
Naambadgesaantal 60
Balpennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 60
Pijlbordjesaantal 8
Aftekenlijst

Schoonmaak

Bezem
Vloertrekker
Emmersaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Tips

Plan naast de presentatie minimaal 30 minuten voor de technische demonstratie. Test het warmtepompdemomodel, de energiemeter en de thermometer met dezelfde opstelling die je tijdens de avond gebruikt.
Stuur het aanmeldformulier uiterlijk 2 weken vooraf en vraag direct naar dieetwensen en inhoudelijke vragen. Verwerk die vragen in de voorbereiding, zodat de spreker niet pas tijdens de avond wordt verrast.
Test presentatiebestanden, beamer, scherm, laptop, microfoon en luidsprekers uiterlijk 1 dag van tevoren. Neem daarnaast een verlengsnoer en stekkerdoos mee; een zaal heeft zelden precies genoeg aansluitpunten.
Maak de registratie eenvoudig met een deelnemerslijst, aanwezigheidsformulier, naambadges en pennen op één tafel bij de ingang. Leg pijlbordjes naar de zaal klaar en zorg dat bezoekers binnen 5 minuten kunnen inchecken.
Zet koffie, thee en koude dranken pas klaar nadat tafels en stoelen staan en de presentatietafel is ingericht. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en verzamel afvalbakken op goed zichtbare plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een warmtepompavond organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en spreker. Verstuur de uitnodiging ongeveer 2 weken voor de avond en stuur het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een warmtepompdemonstratie?: Reserveer 30 tot 45 minuten voor de demonstratie, inclusief vragen. Plan daarnaast minstens 30 minuten vóór aanvang om het demomodel, de energiemeter, thermometer en presentatie te testen.
Hoeveel drankjes moet ik inkopen voor een warmtepompavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en frisdrank. Koop voor 20 deelnemers dus ongeveer 40 tot 60 consumpties en houd extra water achter de hand.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de hapjes verzamelen?: Vraag dieetwensen mee op het aanmeldformulier en controleer ze uiterlijk 7 dagen vooraf. Pas de boodschappenlijst daarna aan, zodat je speciale hapjes niet op de avond zelf hoeft te regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.