Zo organiseer je een wandeltocht zonder verrassingen

Begin een wandeltocht niet met boodschappen, maar met de route en de startlocatie. Controleer de afstand, vraag op tijd een eventuele routevergunning aan en leg rustpunten vast voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna regel je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers, zodat je weet hoeveel startpakketten, bekers en catering nodig zijn. Op de dag zelf draait alles om duidelijke bewegwijzering, een overzichtelijke inschrijftafel, bereikbare noodnummers en een rustpunt dat klaarstaat voordat de eerste wandelaars aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route bepalen
2 personen
2
Routeafstand controleren
2 personen
3
Routevergunning aanvragen
4
Startlocatie reserveren
5
Rustpunten vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
10
Route opnieuw controleren
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemerslijst printen
13
Noodnummers printen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Routepijlen voorbereiden
2 personen
16
Startpakketten samenstellen
2 personen
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Inschrijftafel inrichten
2 personen
21
Cateringtafel inrichten
2 personen
22
Routebord plaatsen
2 personen
23
Routepijlen ophangen
3 personen
24
Rustpunt inrichten
2 personen
25
EHBO-materiaal klaarleggen
26
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

27
Startpakket uitdelen
3 personen
28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Vertrektijden bijhouden
30
Deelnemers informeren
2 personen
31
Routecontrole uitvoeren
3 personen
32
Rustpunt bemannen
2 personen
33
Water uitdelen
2 personen
34
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Aankomende wandelaars opvangen
2 personen
38
Finishtijden registreren
2 personen
39
Hapjes serveren
2 personen
40
Afvalbakken legen
2 personen
41
Laatste routecontrole uitvoeren
2 personen
42
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

43
Routepijlen verwijderen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Koelboxen leegmaken
2 personen
48
Afval verzamelen
3 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
52
Route op schade controleren
2 personen
53
Materialen schoonmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 16
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerplateausaantal 8
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 8
Pionnenaantal 12
Startnummersaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Handvegersaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route twee keer: eerst bij het uitzetten en nogmaals kort voor de tocht. Let niet alleen op de afstand, maar ook op ontbrekende routepijlen, wegwerkzaamheden en plekken waar deelnemers kunnen afslaan.
Plan rustpunten op basis van de route en verwachte looptijd. Zorg per rustpunt vooraf voor een tafel, afvalbakken, herbruikbare bekers en een koelbox; die logistiek wordt vaak pas op de ochtend zelf ontdekt.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en verwerk ze in de catering. Print de deelnemerslijst en noodnummers uiterlijk de dag vóór de wandeltocht, zodat je bij de inschrijving niet afhankelijk bent van een telefoon of internetverbinding.
Maak vrijwilligersindeling concreet met een plek en taak per persoon. Wijs bijvoorbeeld aparte mensen aan voor de inschrijftafel, het rustpunt, de routecontrole en het afbouwen; anders blijft bewegwijzering vaak hangen terwijl de start al begint.
Zet partytenten, tafels en stoelen op tijd klaar en controleer verlengkabels en stekkerdozen voordat je koffiezetapparaten en waterkokers aansluit. Leg EHBO-koffers, veiligheidshesjes en zaklampen op een vaste, bekende plek bij de organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandeltocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de route, startlocatie en vergunning. Verstuur uitnodigingen zodra afstand, datum en startpunt vaststaan; zo houd je nog tijd over om vrijwilligers en catering op basis van de aanmeldingen te regelen.
Hoeveel rustpunten heb je nodig bij een wandeltocht?: Plan als praktische richtlijn één rustpunt per 5 tot 8 kilometer, afhankelijk van het tempo en de doelgroep. Leg elk rustpunt minimaal 2 weken vooraf vast en controleer de locaties opnieuw tijdens de laatste routecontrole.
Wanneer moet je de routepijlen ophangen?: Hang de routepijlen zo kort mogelijk voor de start op, meestal op de ochtend van de wandeltocht of de avond ervoor als ze veilig kunnen blijven hangen. Loop de route direct daarna nog één keer na; ontbrekende pijlen zijn een van de snelste oorzaken van verkeerd lopen.
Wat moet je klaarleggen bij de inschrijving van een wandeltocht?: Leg de deelnemerslijst, startnummers of polsbandjes, klemborden en voldoende pennen klaar. Richt de inschrijftafel minstens 45 minuten voor de start in en houd de noodnummers en EHBO-koffer direct binnen bereik van de organisatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.