Zo organiseer je een wandeltocht zonder last-minute problemen

Begin een wandeltocht niet met boodschappen, maar met de route, afstand en beschikbare start- en finishlocatie. Daarna controleer je vergunningen, meldingen en de praktische risico’s van het parcours. Met een vooraf verkende route, duidelijke routekaarten en herkenbare markering voorkom je dat deelnemers verdwalen. Regel registratie, communicatie, drinken en snacks uiterlijk in de laatste week, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Route vooraf verkennen
3 personen
8
Routebeschrijving en kaart maken
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Deelnemerslijst afdrukken
11
Routeborden voorbereiden
2 personen
12
Deelnemers informeren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Route markeren
3 personen
16
Start- en finishterrein opbouwen
4 personen
17
Inschrijftafel inrichten
2 personen
18
Drank- en snackpunt inrichten
3 personen
19
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
22
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
4 personen
24
Deelnemers registreren
3 personen
25
Routekaarten uitdelen
2 personen
26
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
27
Wandelaars laten starten
3 personen
28
Routepost bemannen
2 personen
29
Achterhoede begeleiden
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Snacks en fruit serveren
2 personen
32
Finishers registreren
3 personen
33
Warme maaltijd serveren
3 personen
34
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

35
Routeborden verwijderen
3 personen
36
Terrein opruimen
4 personen
37
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
38
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
39
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
40
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Megafoon
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Routeaanduiding

Routebordenaantal 24
Pijlenaantal 40
Markeerlintaantal 6
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Routekaartenaantal 80

Registratie

Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 80
Polsbandjesaantal 80
Nummerstickersaantal 80

Veiligheid

Veiligheidshesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Handgelaantal 6

Catering

Thermoskannenaantal 6
Glazenaantal 100
Mokkenaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 6
Soeppannenaantal 3
Dienbladenaantal 6
Koelelementenaantal 16
Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Vuilnisgrijpersaantal 4

Tips

Leg route en afstand eerst vast en loop het traject vooraf helemaal na. Noteer onduidelijke kruisingen, smalle passages en plekken waar extra pijlen, routeborden of afzetlint nodig zijn.
Controleer vergunningen en meldingen voordat je uitnodigingen verstuurt. Reken voor de voorbereiding op minimaal vier weken als de tocht openbare wegen, verkeersbegeleiding of een druk startterrein gebruikt.
Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf en verzamel dan ook dieetwensen. Druk de lijst, routekaarten en registratiematerialen uiterlijk de avond ervoor af; op de dag zelf kost zoeken bij de inschrijftafel onnodig tijd.
Plan registratie en vertrek in tijdvakken van 15 tot 30 minuten bij grotere groepen. Zet routekaarten, naamstickers, polsbandjes en pennen per startgroep klaar en wijs één persoon aan voor vragen bij de inschrijftafel.
Maak een slechtweerplan voor minstens twee scenario’s: regen en vroeg invallende duisternis. Controleer de weersverwachting 24 uur en 2 uur vooraf en leg zaklampen, ledlampen, powerbanks, EHBO-koffers en reddingsdekens bereikbaar klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandeltocht organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met route, start- en finishlocatie en vergunningen. Voor een grotere tocht of een route over openbare wegen is 6 tot 8 weken praktischer, omdat meldingen en verkeersmaatregelen tijd kunnen kosten.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een wandeltocht?: Reken als praktische basis op 0,5 tot 0,75 liter water per deelnemer voor een tocht van 3 tot 4 uur, plus extra voor warm weer. Zet het drank- en snackpunt zo dat deelnemers er zonder omweg langs kunnen.
Wanneer moet je een wandelroute markeren?: Markeer de route op de dag zelf, bij voorkeur 2 tot 3 uur voor de eerste start. Controleer vlak voor vertrek alle kruisingen opnieuw, omdat pijlen, routeborden en markeerlint kunnen zijn verplaatst of verwijderd.
Wat moet je doen bij slecht weer tijdens een wandeltocht?: Neem 24 uur vooraf een besluit over doorgaan, inkorten of uitstellen en informeer deelnemers uiterlijk de avond ervoor. Controleer nogmaals 2 uur voor de start en zorg voor een beschutte plek, verlichting en bereikbare EHBO-materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.