Zo organiseer je een wandeltocht zonder verrassingen

Begin met de route, niet met de catering. Leg eerst afstand, start- en eindlocatie vast en verken het volledige traject op knelpunten, rustpunten en bereikbaarheid. Regel daarna toestemming en uitnodigingen, zodat je weet hoeveel deelnemers je voorbereidt. In de laatste week draait alles om routekaarten, bewegwijzering, eten, drinken en veiligheid. Op de dag zelf werk je van buiten naar binnen: eerst de route uitzetten, daarna start en finish inrichten en tot slot de deelnemers ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute vastleggen
2 personen
2
Route vooraf verkennen
2 personen
3
Toestemming voor route regelen
4
Start- en eindlocatie reserveren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten verzamelen
2 personen
9
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
10
Routekaarten maken
2 personen
11
Routekaarten afdrukken
12
Routeborden voorbereiden
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
15
Eten voorbereiden
4 personen
16
Routeborden en linten inpakken
2 personen
17
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen
18
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Startlocatie openen
2 personen
21
Tafels en tenten opstellen
4 personen
22
Route uitzetten
4 personen
23
Eindlocatie inrichten
4 personen
24
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
25
Eten en drinken koelen
2 personen
26
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
4 personen
28
Aanwezigheid registreren
3 personen
29
Startpakket uitdelen
3 personen
30
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
31
Wandelgroepen laten vertrekken
6 personen
32
Routepost bemannen
4 personen
33
Achterste groep begeleiden
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Tussendoortjes uitdelen
3 personen
36
Aankomst registreren
3 personen
37
Soep en brood opwarmen
4 personen
38
Maaltijd serveren
5 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Afwezigen telefonisch controleren
2 personen
41
Slotwoord en bedankje geven
42
Routeborden en linten ophalen
4 personen

Nazorg

43
Servies afwassen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Materiaal inventariseren
2 personen
48
Geleend materiaal retourneren
2 personen
49
Overgebleven eten bewaren
2 personen
50
Verloren voorwerpen registreren
51
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Bierbankenaantal 4

Navigatie

Routekaartenaantal 60
Kompasaantal 8
Klembordenaantal 8
Watervaste stiftenaantal 20
Routepijlenaantal 35
Markeerlintaantal 6
Pionnenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12
Fluitjesaantal 12
Zaklampenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Nooddekensaantal 6

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 6
Verlengkabelsaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterjerrycansaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70

Keuken

Soepketelsaantal 3
Grote kookpannenaantal 3
Gasbrandersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Schenk kannenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Afwasbakkenaantal 4
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Tips

Verken de route uiterlijk twee weken vooraf volledig te voet. Noteer kruisingen, smalle passages en plekken zonder mobiel bereik; die informatie bepaalt waar je routepijlen, linten of pionnen nodig hebt.
Vraag toestemming voor de route voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd daarnaast een bevestiging bij van start- en eindlocatie, zodat je niet pas in de laatste week ontdekt dat een plek niet beschikbaar is.
Sluit aanmeldingen enkele dagen voor de wandeltocht. Verzamel tegelijk dieetwensen en noodcontacten en deel deelnemers daarna in groepen in, zodat begeleiding en catering op aantallen kunnen worden afgestemd.
Maak routekaarten met herkenbare controlepunten en druk extra exemplaren af. Reken op minstens één reservekaart per groep en leg watervaste stiften en klemborden klaar voor wijzigingen op de dag zelf.
Controleer de weersverwachting de avond ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Laad telefoons en powerbanks volledig op, controleer EHBO-koffers en zorg dat reflecterende hesjes, fluitjes en nooddekens direct bereikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandeltocht organiseren?: Begin zes tot acht weken vooraf met de route, locaties en toestemming. Verstuur uitnodigingen ongeveer vier weken voor de tocht en rond praktische voorbereidingen in de laatste zeven dagen af.
Hoeveel routekaarten heb je nodig voor een wandeltocht?: Voorzie elke deelnemersgroep van minimaal één routekaart en neem per groep één reserve-exemplaar mee. Bij groepen van 10 tot 15 personen zijn dus twee kaarten per groep een bruikbaar uitgangspunt.
Hoeveel drinken moet je regelen voor een wandeltocht?: Reken bij een tocht van enkele uren op minimaal 1 liter water per deelnemer, naast koffie en thee op start- of eindlocatie. Neem extra water mee voor warm weer en vulpunten langs de route.
Wanneer zet je de routeborden en markeringen uit?: Zet de routeborden, pijlen en het markeerlint op de ochtend van de wandeltocht uit, bij voorkeur één tot twee uur voor de eerste start. Controleer daarna de belangrijkste kruisingen nogmaals vanaf de looprichting van de deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.