Zo organiseer je een Vrijwilligersdag Zorg

Begin met het programma en de datum, en leg daarna direct de locatie en benodigde leveranciers vast. Open vervolgens het aanmeldformulier, zodat je op tijd weet hoeveel werktafels, stoelen, maaltijden en materialen nodig zijn. Werk twee weken vooraf de deelnemersinformatie, dieetwensen en vrijwilligersbriefing uit. In de laatste dagen draait alles om controleren, markeren en klaarzetten: van naamkaartjes en aanwezigheidslijst tot koelboxen, workshopmaterialen en de ontvangstbalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Leveranciers reserveren
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Herinnering versturen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma naar deelnemers sturen
11
Vrijwilligersbriefing plannen
12
Werktafels indelen
2 personen
13
Workshopmaterialen selecteren
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Aanwezigheidslijst maken
16
Tafelindeling uitwerken
17
Cateringbestelling plaatsen
18
Dieetmaaltijden markeren
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Materialen naar locatie brengen
3 personen
23
Locatie en sleutels controleren
2 personen
24
Versiering sorteren
2 personen
25
Ontvangstbalie voorbereiden
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Workshopstations inrichten
4 personen
30
Techniek testen
2 personen
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Hapjes klaarzetten
3 personen
33
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
34
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
35
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
36
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

37
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
38
Deelnemers registreren
2 personen
39
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
40
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
41
Opening verzorgen
2 personen
42
Workshops begeleiden
6 personen
43
Pauzehapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
46
Groepsfoto maken
2 personen
47
Buffet opbouwen
4 personen
48
Buffetmaaltijd serveren
5 personen
49
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Waarderingstoespraak verzorgen
2 personen
52
Bedankpakketjes uitdelen
3 personen
53
Informeel programma begeleiden
3 personen
54
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

55
Eten en drinken afruimen
4 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
58
Ruimte schoonmaken
4 personen
59
Meubilair terugplaatsen
4 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Materialen inventariseren
2 personen
62
Geleende spullen retourneren
2 personen
63
Restanten opruimen
2 personen
64
Deelnemers bedanken
65
Foto's delen
66
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12

Servies

Bordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 70
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Schenkkanaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Beamer
Beamerdoek

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Tangenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 80
Tafelbordjesaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2
Schaaraantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Zachte ballenaantal 6
Pionnenaantal 12
Hoepelsaantal 6
Spelkaartenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de vrijwilligersbriefing uiterlijk één week vooraf en geef iedere vrijwilliger een duidelijke taak bij ontvangst, werktafels, catering of opruimen. Zo hoef je op de dag zelf niet meer mondeling te verdelen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de Vrijwilligersdag Zorg, bijvoorbeeld 5 dagen vooraf. Gebruik het definitieve aantal voor de cateringbestelling, tafelindeling en het klaarleggen van naamkaartjes.
Verzamel dieetwensen niet alleen via losse e-mails, maar in het aanmeldformulier. Markeer dieetmaaltijden zichtbaar en controleer ze opnieuw bij de ontvangstbalie voordat het buffet opengaat.
Breng materialen, koelboxen en boodschappen de dag ervoor of minimaal 2 uur vóór de start naar de locatie. Controleer vooraf waar tafels, stroompunten, beamerdoek en geluidsapparatuur komen te staan.
Maak de ontvangstbalie 30 minuten vóór aanvang gereed met de aanwezigheidslijst en naamkaartjes. Zet het programma ook klaar voor deelnemers die hun bericht niet hebben gelezen of vergeten zijn.
Controleer de locatie en sleutels niet pas bij aankomst op de dag zelf, maar uiterlijk de werkdag ervoor. Test microfoon, Bluetoothspeaker, beamer, verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een Vrijwilligersdag Zorg?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en leg catering en materialen vast zodra het aantal aanmeldingen voldoende betrouwbaar is.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een Vrijwilligersdag Zorg?: Stuur de herinnering 5 tot 7 dagen vóór de activiteit. Vermeld daarin het programma, de starttijd, de locatie, eventuele dieetgegevens en wat deelnemers moeten weten over de werktafels of workshops.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, registratie, versiering en workshopmaterialen. Plan daarnaast 30 minuten extra voor het testen van microfoon, beamer, speakers en stroomaansluitingen.
Wanneer bestel je catering voor een Vrijwilligersdag Zorg?: Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 5 dagen vóór het evenement. Controleer daarna het totaal, de dieetmaaltijden en het aantal dranken nog één keer aan de hand van de aanwezigheidslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.