Organiser une Journée des bénévoles Santé sans rien oublier

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Pour cette journée, la coordination des bénévoles est aussi importante que le repas : prévoyez un briefing, répartissez les tables de travail et transmettez le programme à l’avance. Les oublis arrivent souvent dans les derniers jours, notamment pour les besoins alimentaires, les badges, le matériel d’atelier et les branchements. Une préparation en plusieurs étapes permet de garder un accueil fluide et un déroulement ponctuel.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver les fournisseurs
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
8
Envoyer un rappel
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer le programme aux participants
11
Planifier le briefing des bénévoles
12
Répartir les tables de travail
2 personnes
13
Sélectionner le matériel d’atelier
2 personnes
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Faire la liste des présences
16
Élaborer la disposition des tables
17
Passer la commande traiteur
18
Marquer les repas diététiques
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
23
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
24
Trier la décoration
2 personnes
25
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Mettre en place les postes d'atelier
4 personnes
30
Tester la technique
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
34
Installer la signalisation
2 personnes
35
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
36
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

37
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
38
Enregistrer les participants
2 personnes
39
Distribuer les badges
2 personnes
40
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
41
Assurer l’ouverture
2 personnes
42
Encadrer les ateliers
6 personnes
43
Servir les en-cas de pause
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
46
Prendre une photo de groupe
2 personnes
47
Monter le buffet
4 personnes
48
Servir le repas buffet
5 personnes
49
Servir les repas diététiques
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Prononcer le discours de remerciement
2 personnes
52
Distribuer les petits colis de remerciement
3 personnes
53
Animer le programme informel
3 personnes
54
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

55
Débarrasser les plats et boissons
4 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
58
Nettoyer l’espace
4 personnes
59
Remettre le mobilier en place
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Inventorier le matériel
2 personnes
62
Rendre les articles empruntés
2 personnes
63
Ranger les restes
2 personnes
64
Remercier les participants
65
Partager les photos
66
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 70
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Carafeqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 6
Louchesqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 80
Pancartes de tableqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Ciseauxqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 20
Bandes de résistanceqté 20
Balles souplesqté 6
Cônesqté 12
Cerceauxqté 6
Cartes de jeuqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires d’accueil, des ateliers, du repas et de la clôture afin que les bénévoles sachent combien de temps réserver.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu au moins 7 jours avant la journée, puis transmettez les régimes au traiteur.
Préparez les badges nominatifs et la liste des présences au plus tard la veille. Gardez quelques badges vierges à l’accueil pour les changements de dernière minute.
Organisez un briefing des bénévoles avant l’arrivée des participants : répartissez les tables de travail, expliquez les rôles et prévoyez un responsable identifiable pour les questions pratiques.
Faites une vérification du lieu et des clés le jour précédent. Testez le microphone, le vidéoprojecteur, les rallonges et les multiprises avant de disposer les tables et le comptoir d’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée des bénévoles Santé ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Laissez ensuite au moins 2 semaines pour les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand commander le repas pour une journée de bénévoles ?: Passez la commande dès que vous avez une estimation fiable du nombre de participants, puis confirmez le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Marquez séparément les repas diététiques à la livraison.
Que faut-il préparer la veille d’une Journée des bénévoles Santé ?: Préparez les badges, la liste des présences, le plan des tables et le matériel d’atelier. Vérifiez aussi les clés, le fonctionnement du son et de la projection, puis regroupez le matériel à acheminer sur le site.
Combien de temps prévoir pour le briefing des bénévoles ?: Prévoyez 20 à 30 minutes avant l’accueil des participants. Utilisez ce temps pour confirmer les rôles, les horaires, les tables de travail et la personne à contacter en cas de problème.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.