Zo organiseer je een vrijwilligersdag zonder last-minute gedoe

Begin een vrijwilligersdag niet met inkopen, maar met het programma, de locatie en het aantal deelnemers. Daarna verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en taakindelingen, zodat je weet hoeveel werkmaterialen, zitplaatsen en eten nodig zijn. Plan reserveringen en leveringen ruim vooruit en leg alle tijden vast in een draaiboek. Op de dag zelf draait alles om een korte controlevolgorde: terrein, materialen, registratie, catering en veiligheid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein controleren
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers indelen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Leveringen bevestigen
9
Draaiboek afdrukken
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Programma- en routeborden maken
2 personen
12
Werkmaterialen controleren
2 personen
13
EHBO-materialen controleren
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
4 personen
18
Tassen met werkmateriaal vullen
3 personen
19
Locatiesleutel ophalen
20
Terrein inspecteren
2 personen
21
Tenten opbouwen
4 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen opstellen
3 personen
24
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen
26
Buffet inrichten
4 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Werkstations markeren
3 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Geluidsset testen
2 personen
31
Verlichting controleren
2 personen
32
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
33
Toiletten controleren
34
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

35
Registratie bemensen
2 personen
36
Bezoekers verwelkomen
3 personen
37
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
38
Programma toelichten
39
Werkmaterialen uitdelen
4 personen
40
Groepen naar werkstations begeleiden
4 personen
41
Werkzaamheden begeleiden
8 personen
42
Water uitdelen
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Werkmaterialen aanvullen
2 personen
45
Pauzes begeleiden
3 personen
46
Foto's maken
47
Werkresultaten registreren
2 personen
48
Handen wassen begeleiden
49
Buffet openen
3 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Buffet aanvullen
3 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Servies ophalen
2 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Dankwoord begeleiden
56
Muziek verzorgen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
59
Afscheid van vrijwilligers begeleiden
3 personen

Nazorg

60
Werkmaterialen verzamelen
4 personen
61
Buffet afbouwen
4 personen
62
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
63
Versiering verwijderen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Terrein schoonmaken
5 personen
66
Afval afvoeren
2 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Locatie afsluiten
2 personen
69
Voorraad terugbrengen
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Materialen reinigen
3 personen
72
Foto's veilig opslaan
73
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 60
Krijtbordenaantal 8

Sportmateriaal

Werkhandschoenenaantal 60
Veiligheidsbrillenaantal 30
Afvalgrijpersaantal 20
Kruiwagensaantal 4
Snoeischarenaantal 10
Harkenaantal 10
Scheppenaantal 6
Bezemsaantal 8
Emmersaantal 8
Tuingereedschapaantal 12

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekhoudersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Stoffer en blikaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de rollen uiterlijk twee weken vooraf vast. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht, zodat je vrijwilligers gericht kunt indelen en geen speciale maaltijd mist.
Controleer de locatie minstens zeven dagen vooraf en haal de sleutel op zodra dat kan. Noteer waar tenten, tafels, registratie en afvalbakken komen te staan; zo voorkom je zoeken tijdens de opbouw.
Maak per werkploeg een tas met materiaal en controleer die uiterlijk de avond ervoor. Controleer daarnaast de EHBO-materialen, verlengkabels, speakers en microfoon afzonderlijk; juist kleine hulpmiddelen blijven vaak op kantoor liggen.
Plan boodschappen, leveringen en reserveringen niet op dezelfde ochtend. Bevestig leveringen minimaal 48 uur vooraf, koel dranken de avond ervoor en bereid hapjes zo veel mogelijk een dag eerder voor.
Print het draaiboek, de naamkaartjes, routeborden en programma-informatie vóór de startdag. Zet op de locatie eerst de tenten, tafels en stoelen neer en richt daarna de registratietafel in, zodat binnenkomers direct weten waar ze moeten zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een vrijwilligersdag?: Begin idealiter vier tot zes weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur uitnodigingen uiterlijk drie weken voor de dag en sluit aanmeldingen ongeveer zeven dagen vooraf, zodat je indeling en catering kunt afronden.
Hoeveel eten en drinken moet ik regelen voor een vrijwilligersdag?: Tel het definitieve aantal aanmeldingen en voeg voor eten ongeveer 10 procent reserve toe. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en plan extra water, koffie en thee voor de volledige duur van het programma.
Wanneer controleer je het terrein en de weersverwachting?: Inspecteer het terrein minstens zeven dagen vooraf en controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur en 6 uur voor de start. Dan kun je tenten, kleding, routeborden en het programma nog aanpassen.
Wanneer maak je het draaiboek voor een vrijwilligersdag?: Maak een eerste versie uiterlijk twee weken vooraf en werk die bij zodra aanmeldingen, reserveringen en leveringen definitief zijn. Print de laatste versie de dag vóór het evenement en leg één exemplaar bij de registratie en één bij de organisatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.