Organiser une journée des bénévoles sans rien oublier

Une journée des bénévoles se prépare dans un ordre précis : fixer le programme, connaître les participants, répartir les rôles, puis sécuriser le lieu et le matériel. Les oublis arrivent surtout dans les derniers jours, quand les inscriptions changent encore et que les livraisons ne sont pas confirmées. Prévoyez aussi un accueil simple, des badges, un déroulé imprimé et une solution en cas de mauvais temps. Ce plan vous accompagne de la première réservation au rangement du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir les bénévoles
2 personnes
7
Faire les réservations
8
Confirmer les livraisons
9
Imprimer le déroulé
10
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
11
Créer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
12
Vérifier le matériel de travail
2 personnes
13
Vérifier le matériel de premiers secours
14
Vérifier les prévisions météo
15
Faire les courses
3 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
4 personnes
18
Préparer les sacs de matériel
3 personnes
19
Récupérer la clé du lieu
20
Inspecter le site
2 personnes
21
Monter les tentes
4 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Installer la table de scène
2 personnes
25
Installer la table d'inscription
2 personnes
26
Installer le buffet
4 personnes
27
Mettre en place le point café
2 personnes
28
Marquer les postes de travail
3 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Tester le système de son
2 personnes
31
Vérifier l'éclairage
2 personnes
32
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
33
Vérifier les toilettes
34
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

35
Assurer l’accueil à l’inscription
2 personnes
36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
37
Distribuer les badges
2 personnes
38
Présenter le programme
39
Distribuer le matériel de travail
4 personnes
40
Accompagner les groupes vers les postes de travail
4 personnes
41
Encadrer les activités
8 personnes
42
Distribuer de l'eau
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner le matériel de travail
2 personnes
45
Encadrer les pauses
3 personnes
46
Prendre des photos
47
Enregistrer les résultats
2 personnes
48
Accompagner le lavage des mains
49
Ouvrir le buffet
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Récupérer la vaisselle
2 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Présenter les remerciements
56
Fournir la musique
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
59
Accompagner le départ des bénévoles
3 personnes

Suivi

60
Rassembler le matériel de travail
4 personnes
61
Démonter le buffet
4 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le site
5 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes
67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Fermer le lieu
2 personnes
69
Rapporter le stock
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Nettoyer le matériel
3 personnes
72
Sauvegarder les photos en toute sécurité
73
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Papier aluminiumqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Porte-nomsqté 60
Panneaux en ardoiseqté 8

Matériel de sport

Gants de travailqté 60
Lunettes de sécuritéqté 30
Pinces à déchetsqté 20
Brouettesqté 4
Sécateursqté 10
Râteauxqté 10
Pellesqté 6
Balaisqté 8
Seauxqté 8
Outils de jardinqté 12

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-essuie-tout en papierqté 4
Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Balayette et pelleqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et le lieu, puis envoyez les invitations suffisamment tôt pour laisser au moins 10 à 15 jours aux bénévoles pour répondre. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Une semaine avant, répartissez les bénévoles par mission et confirmez les réservations, les livraisons et la personne qui récupérera la clé du lieu. Ne gardez pas ces trois points pour le matin même.
Deux ou trois jours avant, vérifiez les prévisions météo et adaptez l’installation des tentes, des tables et des chaises. Contrôlez aussi les rallonges, les enceintes et le microphone avant leur transport.
Le jour précédent, préparez les badges, les panneaux du programme et de l’itinéraire, puis imprimez plusieurs exemplaires du déroulé. Refroidissez les boissons et regroupez le matériel dans des sacs séparés par usage.
À l’arrivée, inspectez le terrain avant de monter les tentes et d’installer les tables. Placez la table d’inscription près de l’entrée, gardez le matériel de premiers secours accessible et prévoyez des poubelles près du buffet et des zones de repas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée des bénévoles ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Les 10 à 15 derniers jours servent aux inscriptions, aux besoins alimentaires, aux réservations et à la répartition des bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations aux bénévoles ?: Envoyez-les au moins 2 semaines avant la journée, avec la date, le programme, le lieu et une date limite de réponse. Gardez ensuite quelques jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée des bénévoles ?: La veille, vérifiez les livraisons, la météo, la clé du lieu et tout le matériel de travail et de premiers secours. Préparez aussi les badges, les panneaux, le déroulé imprimé, les boissons et les en-cas.
Comment organiser l’installation le matin même ?: Commencez par inspecter le terrain, puis montez les tentes avant d’installer les tables et les chaises. Réservez environ 60 à 90 minutes pour l’installation, l’accueil, la table d’inscription et les derniers contrôles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.