Zo organiseer je een voorjaarskamp

Begin een voorjaarskamp niet met activiteiten, maar met de randvoorwaarden: datum, locatie, deelnemersaantal en begroting. Daarna leg je het programma, de begeleiding, overnachtingen, maaltijden en vervoer vast. Werk met één inschrijfformulier waarin je ook dieetwensen, noodcontacten en toestemmingen verzamelt. In de laatste week draait alles om controleren, sorteren en klaarzetten, zodat je op de aankomstdag niet nog hoeft te zoeken naar materialen of informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en kampthema bepalen
3 personen
3
Begroting en deelnemersaantal bepalen
2 personen
4
Reservering locatie bevestigen
5
Overnachtingsruimtes indelen
2 personen
6
Begeleiders en keukenploeg indelen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Noodcontacten controleren
2 personen
12
Kamerindeling maken
2 personen
13
Maaltijden en snacks plannen
3 personen
14
Activiteitenmaterialen controleren
2 personen
15
Vervoer en aankomsttijden bevestigen
2 personen
16
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
17
Routebeschrijving versturen
18
Boodschappenlijst definitief maken
3 personen
19
Boodschappen doen
4 personen
20
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
21
Materialen per activiteit sorteren
3 personen
22
Naamlabels en groepslijsten maken
2 personen
23
EHBO- en contactmap samenstellen
2 personen
24
Keukenvoorraad klaarzetten
3 personen
25
Slaapruimtes voorbereiden
5 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Activiteitenruimtes inrichten
4 personen
29
Geluid en verlichting testen
2 personen
30
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

31
Deelnemers registreren
3 personen
32
Bagage naar slaapruimtes brengen
4 personen
33
Kampregels en programma uitleggen
3 personen
34
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
35
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
36
Groepsindeling bekendmaken
2 personen
37
Buitenactiviteiten begeleiden
6 personen
38
Tafels dekken
4 personen
39
Avondmaaltijd serveren
5 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Servies afruimen
4 personen
42
Avondspel begeleiden
5 personen
43
Avondsnacks uitdelen
2 personen
44
Slaapruimtes controleren
3 personen
45
Nachtwachtrooster uitvoeren
2 personen
46
Ontbijt voorbereiden
4 personen
47
Ontbijt serveren
5 personen
48
Ochtendpauze opruimen
3 personen
49
Ochtendactiviteiten begeleiden
6 personen
50
Lunch voorbereiden
4 personen
51
Lunch serveren
5 personen
52
Middagactiviteiten begeleiden
6 personen
53
Fruit en drinken uitdelen
2 personen
54
Barbecue voorbereiden
4 personen
55
Barbecue serveren
6 personen
56
Kampvuuravond begeleiden
5 personen
57
Avondafsluiting verzorgen
3 personen
58
Bagage verzamelen
4 personen
59
Slaapruimtes leeghalen
5 personen
60
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen

Nazorg

61
Overgebleven eten verdelen
2 personen
62
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
63
Keuken schoonmaken
4 personen
64
Servies afwassen en opbergen
4 personen
65
Activiteitenmateriaal opruimen
4 personen
66
Meubilair terugplaatsen
4 personen
67
Slaapruimtes schoonmaken
5 personen
68
Sanitair schoonmaken
3 personen
69
Versiering verwijderen
3 personen
70
Geleende spullen controleren
2 personen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen afhandelen
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Bankenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Dienbladenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Pannenaantal 6
Kookplatenaantal 3
Pannenlappenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Aluminium barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggetjeslijnenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Knutselpapieraantal 100
Stiftenaantal 30
Plakbandrollenaantal 8
Schortenaantal 10

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 8
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 10
Touwaantal 2
Blinddoekenaantal 12
Waterballonnenaantal 200
Houten stokkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuigeraantal 2
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en bevestig de reservering schriftelijk. Pas daarna bepaal je het programma en thema; zo plan je activiteiten die echt passen bij de beschikbare ruimtes en het terrein.
Open het aanmeldformulier zodra begroting en deelnemersmaximum bekend zijn. Vraag meteen naar dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren, zodat ontbrekende gegevens niet in de laatste 48 uur boven water komen.
Maak de kamerindeling en groepslijsten uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Controleer daarbij of begeleiders, keukenploeg en deelnemers logisch over de slaapruimtes en activiteiten zijn verdeeld.
Plan maaltijden en snacks per eetmoment en controleer de keukenvoorraad minstens 2 dagen vooraf. Regel gekoelde opslag met koelboxen en zet boodschappen na aankomst direct op de juiste plek.
Sorteer materialen per activiteit in opbergkratten en maak één EHBO- en contactmap. Leg naamlabels, routebeschrijving, megafonen, powerbanks en verlengkabels klaar voordat de eerste groep arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voorjaarskamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting en deelnemersaantal. Verstuur uitnodigingen zodra de locatie is bevestigd en sluit de inschrijving ongeveer 2 weken voor vertrek.
Wanneer moet je de deelnemers van een voorjaarskamp laten inschrijven?: Open het aanmeldformulier minimaal 6 weken voor het kamp en vraag direct om dieetwensen, noodcontacten en toestemmingen. Controleer ontbrekende formulieren uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Hoe maak je een goede planning voor een voorjaarskamp?: Plan eerst vaste momenten zoals aankomst, maaltijden, rust en vertrek en vul daarna de activiteiten in. Houd per dag minstens 30 minuten buffer aan voor verplaatsingen, opruimen of uitloop.
Wanneer doe je de boodschappen voor een voorjaarskamp?: Maak de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf definitief en koop verse en gekoelde producten zo dicht mogelijk op de vertrekdag. Zorg dat gekoelde boodschappen bij aankomst direct in koelboxen of andere koeling gaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.