Zo organiseer je een volleybaltoernooi

Begin met de datum, sportlocatie en het wedstrijdformat voordat je teams uitnodigt. Daarna leg je regels, inschrijving, vrijwilligers, scheidsrechters en EHBO vast. Controleer vroeg welke volleybalnetten, netpalen, ballen en scoreborden op locatie aanwezig zijn; ontbrekend materiaal regel je liever weken vooraf dan op de wedstrijddag. Werk toe naar een gepubliceerd schema, duidelijke route-informatie en een draaiboek voor opbouw, wedstrijden, pauzes en prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Sportlocatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Toernooiregels vaststellen
2 personen
5
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotieposter verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Teamgegevens controleren
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Scheidsrechters vastleggen
14
EHBO'er vastleggen
15
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
16
Teamindeling publiceren
17
Reservering bevestigen
18
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
19
Ballen reserveren
20
Prijzen bestellen
21
Routebeschrijving versturen
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Prijzen klaarzetten
28
Muziek afspeellijst maken
29
Scoreformulieren printen
30
Deelnemerslijst printen
31
Noodnummers verzamelen

Event

32
Inchecktafel inrichten
2 personen
33
Sportvelden markeren
4 personen
34
Netten opbouwen
4 personen
35
Scheidsrechtersstoelen plaatsen
2 personen
36
Scoretafels plaatsen
2 personen
37
Publiekbanken plaatsen
3 personen
38
Cateringtafel opbouwen
2 personen
39
Drankenbuffet inrichten
2 personen
40
Hapjes uitstallen
2 personen
41
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
42
EHBO-materiaal klaarleggen
43
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
44
Teams registreren
2 personen
45
Toernooiregels toelichten
46
Openingswedstrijd begeleiden
2 personen
47
Wedstrijden fluiten
4 personen
48
Scores bijhouden
4 personen
49
Stand bijwerken
50
Ballen terugleggen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes aanvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Blessures registreren
55
Pauzes aankondigen
56
Finalisten bekendmaken
57
Finale begeleiden
3 personen
58
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
59
Deelnemers bedanken
60
Geluidsinstallatie uitschakelen

Nazorg

61
Catering opruimen
3 personen
62
Sportmateriaal afbreken
4 personen
63
Meubilair terugplaatsen
3 personen
64
Afval sorteren
2 personen
65
Vloeren vegen
2 personen
66
Sanitair schoonmaken
2 personen
67
Locatie eindinspecteren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Materiaal terugbrengen
2 personen
70
Koelboxen reinigen
71
Servies afwassen
2 personen
72
Overgebleven voorraad opslaan
73
Uitslagen publiceren
74
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Publieksbankenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Netpalenaantal 8
Volleyballenaantal 12
Balpompenaantal 3
Reserveventielenaantal 10
Veldmarkeringstapeaantal 8
Antislipmattenaantal 8
Fluitjesaantal 6
Scheidsrechtersstoelenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Scorebordstiftenaantal 12
Wedstrijdmappenaantal 6
Reservehesjesaantal 24
Handdoekenaantal 12
Koelelementenaantal 24
EHBO-koffer
IJscompressenaantal 12
Thermische dekensaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Laptop
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiebekersaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Keukenweegschaal

Decoratie

Toernooibannersaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Teamnaambordjesaantal 24
Prijsbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 24
Podiumbordjesaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg minimaal 6 tot 8 weken vooraf de datum en sportlocatie vast. Controleer meteen vergunningen, zaalregels, beschikbare velden en de eindtijd van de reservering.
Bepaal het wedstrijdformat voordat je het aanmeldformulier maakt. Vermeld daarin het maximale aantal teams, de speelduur, regels, deadline en welke teamgegevens je nodig hebt.
Plan niet alleen teams, maar ook de bezetting per veld. Leg per wedstrijd een scheidsrechter, teller en aanspreekpunt vast en houd minstens 1 reservevrijwilliger achter de hand.
Controleer 1 week vooraf alle sportmaterialen: netten, palen, ballen, balpompen, reserveventielen, veldmarkeringstape, scoreborden en fluitjes. Test ook microfoons, luidsprekers, verlengkabels en batterijen.
Stuur routebeschrijving, teamindeling en wedstrijdschema uiterlijk 3 dagen vooraf. Koel dranken de avond ervoor, verzamel dieetwensen op tijd en leg EHBO-koffer, ijscompressen en thermische dekens op een herkenbare plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een volleybaltoernooi organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en format. Reserveer scheidsrechters, EHBO en materiaal uiterlijk 3 weken voor het toernooi, zodat je nog alternatieven hebt.
Hoe maak ik een wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Bepaal eerst het aantal velden, de speelduur en de pauzes. Reserveer per wedstrijd extra wisseltijd en publiceer het definitieve schema uiterlijk 3 dagen vooraf, nadat alle teamgegevens zijn gecontroleerd.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een volleybaltoernooi?: Reken per actief veld op minimaal 1 scheidsrechter en 1 teller of wedstrijdbegeleider. Voeg daarnaast minstens 2 algemene vrijwilligers toe voor ontvangst, materiaal, catering en onverwachte problemen.
Wanneer moet ik volleybalmateriaal controleren?: Doe een eerste voorraadcontrole 2 tot 3 weken vooraf en een laatste controle 1 week vooraf. Controleer op die momenten ook netpalen, ballen, scorebordstiften, reserveventielen en de werking van geluidsapparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.