Zo organiseer je een volleybaltoernooi

Begin niet met het wedstrijdschema, maar met de sporthal, het aantal velden en het toernooiformat. Daarna leg je de regels vast, open je de inschrijving en regel je scheidsrechters en materialen. Pas wanneer de teams bevestigd zijn, maak je een realistisch schema met pauzes en wisseltijden. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke ontvangst, gelabelde materialen en één aanspreekpunt voor wijzigingen. Zo voorkom je dat het schema uitloopt of dat een net, bal of wedstrijdformulier ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Toernooiformat bepalen
2 personen
3
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Scheidsrechters benaderen
2 personen
7
Reservering sporthal maken
8
Reservering materialen maken
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
13
Teams bevestigen
14
Plattegrond maken
15
Programma publiceren
16
Teamindeling afdrukken
17
Wedstrijdformulieren afdrukken
18
Vrijwilligersbrief versturen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Materialen labelen
2 personen
25
Kassa voorbereiden
2 personen
26
EHBO-materiaal controleren
27
Sleutels ophalen
28
Sporthal openen
2 personen
29
Vloer en kleedkamers controleren
2 personen
30
Volleybalvelden uitzetten
4 personen
31
Netten opbouwen
4 personen
32
Scheidsrechtersstoelen plaatsen
2 personen
33
Tafels opstellen
3 personen
34
Stoelen plaatsen
3 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
37
Dranken klaarzetten
2 personen
38
Versiering ophangen
2 personen
39
Geluid en microfoon testen
2 personen
40
Wedstrijdtafels bevoorraden
2 personen
41
Wedstrijdbriefing geven
3 personen

Event

42
Registratiebalie bemannen
2 personen
43
Teams ontvangen
3 personen
44
Starttoernooi aankondigen
45
Wedstrijden begeleiden
8 personen
46
Scores registreren
4 personen
47
Wedstrijdballen beheren
2 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet schoonhouden
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Kleedkamers controleren
54
Tussenstanden publiceren
55
Finalisten bekendmaken
56
Finale begeleiden
4 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
58
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Sportmateriaal afbouwen
5 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Catering opruimen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Sporthal schoonmaken
4 personen
65
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
66
Gevonden voorwerpen verzamelen
67
Materialen tellen
2 personen
68
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
70
Facturen verzamelen
71
Uitslagen delen
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 3
Netpalenaantal 6
Volleyballenaantal 12
Scheidsrechtersstoelenaantal 3
Wedstrijdfluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 3
Veldmarkeringstapeaantal 6
Reserveantennesaantal 6
Teamhesjesaantal 24
Pompenaantal 3
Balnaaldenaantal 12
Trainingshoepelsaantal 6
Stretchmattenaantal 12

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Kassa
Betaalterminal

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelmattenaantal 6
Opslagboxenaantal 10

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 12
Dispenser navullingenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Podiumlintaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sporthal en materialen vroeg: regel netten, netpalen, volleyballen, scoreborden en scheidsrechtersstoelen uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf. Controleer ook of reserveantennes, pompen en balnaalden beschikbaar zijn.
Kies het format voordat je de uitnodiging verstuurt. Leg bijvoorbeeld vast hoeveel teams meedoen, hoeveel velden beschikbaar zijn en hoe lang een wedstrijd en wisselpauze duren; zonder die gegevens kun je geen betrouwbare eindtijd beloven.
Sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen voor het toernooi. Verwerk daarna teamnamen, contactpersonen en dieetwensen en bevestig de definitieve teams, zodat je geen leeg veld of dubbele teamindeling in het schema krijgt.
Maak het wedstrijdschema pas na de definitieve inschrijving en plan per wedstrijd extra tijd voor wisselen en uitslagen. Druk teamindelingen en wedstrijdformulieren af en publiceer het programma uiterlijk 3 dagen vooraf.
Maak de opbouw praktisch: label materialen per veld, leg scoreborden en fluitjes klaar en test speaker, draadloze microfoon, verlengkabels en stekkerdozen. Koel dranken op tijd en zet kassa en betaalterminal vóór de ontvangst klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een volleybaltoernooi organiseren?: Leg datum en sporthal bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de inschrijving daarna meteen en sluit die 10 tot 14 dagen voor het toernooi, zodat je nog tijd hebt voor het schema en de teambevestiging.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Wacht tot de inschrijving gesloten is en de teams definitief zijn. Reken per wedstrijd niet alleen de speeltijd, maar ook wisselen en het invullen van het wedstrijdformulier mee; publiceer het schema uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een volleybaltoernooi?: Voor elk gelijktijdig gebruikt veld heb je minimaal één scheidsrechter nodig. Plan daarnaast een reserve per 3 à 4 velden of zorg voor een vrijwilligersrooster, zodat een uitval niet direct het schema stillegt.
Wat moet je op de wedstrijddag klaarzetten voor een volleybaltoernooi?: Zet per veld een net, netpalen, ballen, scorebord, fluitje en wedstrijdformulieren klaar. Leg ook reserveantennes, een pomp en balnaalden centraal neer en test de geluidsapparatuur minimaal 60 minuten voor de eerste wedstrijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.