Organiser un tournoi de volley-ball sans perdre le fil

Un tournoi de volley-ball se prépare dans un ordre précis : commencez par la date, la salle et le format, puis ouvrez les inscriptions. Le nombre d’équipes détermine les terrains, les arbitres, la durée des matchs et le planning. Prévoyez aussi les bénévoles, les feuilles de compétition et le matériel de secours. Les oublis les plus fréquents concernent les antennes, les sifflets, les rallonges et les besoins alimentaires signalés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le format du tournoi
2 personnes
3
Consigner le règlement du concours
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Contacter les arbitres
2 personnes
7
Réserver la salle de sport
8
Créer une réservation de matériel
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Établir le programme de la compétition
2 personnes
13
Confirmer les équipes
14
Créer le plan
15
Publier le programme
16
Imprimer la répartition des équipes
17
Imprimer les formulaires de compétition
18
Envoyer la lettre aux bénévoles
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Étiqueter le matériel
2 personnes
25
Préparer la caisse
2 personnes
26
Vérifier le matériel de premiers secours
27
Récupérer les clés
28
Ouvrir le gymnase
2 personnes
29
Vérifier le sol et les vestiaires
2 personnes
30
Délimiter les terrains de volley-ball
4 personnes
31
Monter les filets
4 personnes
32
Placer les chaises des arbitres
2 personnes
33
Installer les tables
3 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Préparer les boissons
2 personnes
38
Suspendre la décoration
2 personnes
39
Tester le son et le micro
2 personnes
40
Approvisionner les tables de compétition
2 personnes
41
Donner le briefing de la compétition
3 personnes

Événement

42
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
43
Accueillir les équipes
3 personnes
44
Annoncer le tournoi de départ
45
Encadrer les matchs
8 personnes
46
Enregistrer les scores
4 personnes
47
Gérer les ballons de match
2 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Maintenir le buffet propre
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les vestiaires
54
Publier les classements intermédiaires
55
Annoncer les finalistes
56
Encadrer la finale
4 personnes
57
Assurer la remise des prix
3 personnes
58
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

59
Démonter le matériel sportif
5 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le gymnase
4 personnes
65
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
66
Rassembler les objets trouvés
67
Compter le matériel
2 personnes
68
Rendre le matériel loué
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Rassembler les factures
71
Partager les résultats
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Filets de volley-ballqté 3
Poteaux de filetqté 6
Ballons de volleyqté 12
Chaises de juryqté 3
Sifflets de compétitionqté 6
Panneaux de scoreqté 3
Ruban de balisageqté 6
Antennes de rechangeqté 6
Chasubles d’équipeqté 24
Pompesqté 3
Aiguilles de ballonqté 12
Cerceaux d’entraînementqté 6
Tapis de stretchingqté 12

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 4
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8
Nappesqté 8

Équipement

Conférencierqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Caisse
Terminal de paiement

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Tapis rafraîchissantsqté 6
Caisses de stockageqté 10

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Éponges de nettoyageqté 12
Recharges pour distributeursqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Ruban de scèneqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la salle et le format du tournoi, puis fixez une date limite d’inscription. Prévoyez une marge d’au moins 10 % sur le nombre de participants avant de confirmer les équipes.
Indiquez dans le règlement la durée des matchs, le système de classement, les règles de remplacement et la procédure en cas d’égalité. Les équipes doivent recevoir ces informations avant leur arrivée.
Confirmez les arbitres et les bénévoles au moins 7 jours avant le tournoi. Répartissez clairement l’accueil, la table de marque, l’installation, la caisse et le rangement.
Établissez le programme seulement après la clôture des inscriptions. Imprimez la répartition des équipes et les formulaires de compétition en plusieurs exemplaires, puis gardez une copie numérique accessible sur place.
Rassemblez et étiquetez le matériel la veille : filets, poteaux, ballons, panneaux de score, sifflets, pompes et antennes de rechange. Refroidissez les boissons et préparez les encas avant l’ouverture de la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?: Comptez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, recruter les arbitres et les bénévoles, ouvrir les inscriptions et finaliser le programme après la clôture.
Quand faut-il clôturer les inscriptions des équipes ?: Fixez la clôture 10 à 14 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les équipes, établir les matchs, imprimer les documents et ajuster le nombre d’arbitres.
Combien d’arbitres et de bénévoles prévoir pour un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez au minimum 1 arbitre par terrain utilisé et 1 personne à la table de marque par match. Ajoutez environ 1 bénévole pour l’accueil et 1 pour la logistique par tranche de 30 à 40 participants.
Que préparer la veille d’un tournoi de volley-ball ?: Rassemblez et étiquetez tout le matériel, imprimez les feuilles de compétition, préparez la caisse et chargez les rallonges et multiprises. Mettez les boissons au frais au moins 8 heures avant le début.

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