Zo organiseer je een volleybaltoernooi

Begin met de sporthal en de datum: zonder vaste zaal kun je geen betrouwbare planning maken. Leg daarna de regels, teamindeling en maximale capaciteit vast, zodat inschrijvingen niet uit de hand lopen. Werk vervolgens toe naar een gepubliceerd wedstrijdschema en verdeel de taken over vrijwilligers, scheidsrechters en wedstrijdtafel. Controleer op de dag zelf niet alleen de velden en netten, maar ook scoreborden, wedstrijdmappen, catering en de route-informatie voor deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sporthal reserveren
2
Toernooidatum vastleggen
2 personen
3
Toernooiregels opstellen
2 personen
4
Wedstrijdschema maken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Teams aanmelden
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Contactgegevens controleren
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering bestellen
11
Prijzen en medailles bestellen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Scheidsrechters bevestigen
14
Wedstrijdschema publiceren
15
Weers- en routebericht sturen
16
Sportmateriaal controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Toernooimappen klaarmaken
2 personen
20
Prijzentafel voorbereiden
2 personen

Event

21
Sporthal openen
2 personen
22
Vloer en kleedkamers controleren
2 personen
23
Volleybalvelden opbouwen
4 personen
24
Netten afstellen
2 personen
25
Scheidsrechtersstoelen plaatsen
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Registratiebalie inrichten
2 personen
28
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
29
Muziek en omroep testen
2 personen
30
Wedstrijdformulieren klaarleggen
2 personen
31
Teams ontvangen
3 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Teamindeling bevestigen
2 personen
34
Welkomstwoord geven
35
Spelregels toelichten
36
Wedstrijden begeleiden
6 personen
37
Scores bijhouden
4 personen
38
Uitslagen verwerken
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes aanvullen
2 personen
41
Pauzes aankondigen
42
Wedstrijdballen vervangen
43
Finale begeleiden
4 personen
44
Winnaars bekendmaken
45
Prijzen uitreiken
2 personen
46
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

47
Sportmateriaal afbreken
4 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Afval verzamelen
3 personen
51
Sporthal schoonmaken
4 personen
52
Kleedkamers controleren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
54
Materialen terugbrengen
2 personen
55
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
56
Borg en sleutels afhandelen
57
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 2
Volleybalpalenaantal 4
Volleyballenaantal 12
Antenne setsaantal 2
Scheidsrechtersstoelenaantal 2
Teamhesjesaantal 80
Fluitjesaantal 4
Scorebordenaantal 2
Wedstrijdmappenaantal 8
Pionnenaantal 20
Ballentassenaantal 2
Medaillesaantal 24
Beker
Wisselbeker
Prijslintenaantal 8
Pennenaantal 20
Potlodenaantal 12
Markeerstiftenaantal 8
Klembordenaantal 8
Tapeaantal 6

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamerbankenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare werklampenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Toernooibanner
Ronde tafelkledenaantal 6
Teamtafelbordjesaantal 8
Prijzentafelkleed

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sporthal ruim vóór je uitnodigingen verstuurt en controleer meteen hoeveel velden tegelijk beschikbaar zijn. Zo maak je een wedstrijdschema dat past binnen de zaaluren en voorkom je uitloop.
Stuur de toernooiregels mee met de uitnodiging en geef een duidelijke sluitingsdatum voor teams. Vraag bij de aanmelding direct om contactgegevens en dieetwensen; die informatie wordt vaak pas op het laatste moment gemist.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Publiceer het uiterlijk enkele dagen vooraf, samen met een route- en weersbericht, zodat teams weten hoe laat ze aanwezig moeten zijn.
Plan per speelveld een scheidsrechter en iemand voor de score of wedstrijdmap. Reserveer daarnaast extra hulp voor de ontvangst, catering en het klaarzetten van de prijzentafel; één vrijwilliger kan dit tijdens wedstrijden niet allemaal tegelijk doen.
Controleer het sportmateriaal minstens één dag vooraf en bouw op de toernooidag eerst de velden op. Test netspanning, antennes, scoreborden en geluidsapparatuur voordat de eerste teams binnenkomen; regel ook koele dranken, bekers en voldoende werkruimte bij het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een volleybaltoernooi organiseren?: Leg de sporthal en datum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Stuur uitnodigingen zodra de regels, capaciteit en inschrijfdeadline bekend zijn, zodat je het wedstrijdschema niet onder tijdsdruk hoeft te maken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een volleybaltoernooi op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor het controleren van de zaal, opbouwen van de velden, afstellen van de netten en plaatsen van scheidsrechtersstoelen. Plan extra tijd als materiaal geleend of over meerdere ruimtes verdeeld is.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Maak een concept zodra de inschrijvingen binnenkomen en controleer eerst alle teams en contactgegevens. Publiceer het definitieve schema uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het toernooi, zodat deelnemers hun aankomst kunnen plannen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een volleybaltoernooi?: Voor elk gelijktijdig speelveld heb je minimaal één scheidsrechter en één persoon voor score of wedstrijdadministratie nodig. Tel daarnaast minstens 2 tot 4 mensen op voor ontvangst, catering, materiaal en de prijsuitreiking.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.