Zo organiseer je een volleybaltoernooi

Begin met de datum, locatie en speelvorm; die drie keuzes bepalen hoeveel teams, velden en scheidsrechters je nodig hebt. Reserveer de velden vroeg en controleer meteen stroom, aansprakelijkheid en eventuele vergunningen. Open daarna de inschrijving, verzamel dieetwensen en maak pas na de sluitingsdatum de teamindeling en het wedstrijdschema. In de laatste week draait alles om controle: deelnemersinformatie, wedstrijdformulieren, materiaal, catering, prijzen en een reserveplan voor uitvallers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
3
Volleybalvelden reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Aansprakelijkheid controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Sponsoren benaderen
2 personen
9
Scheidsrechters benaderen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Teamindeling maken
2 personen
13
Reserveploegen vastleggen
14
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Reservering stroom controleren
17
Catering reserveren
18
Prijzen en medailles bestellen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Teamregistratie voorbereiden
23
Wedstrijdformulieren printen
24
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen
25
Materialen verzamelen
2 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Vrijwilligers instrueren
2 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Veldveiligheid controleren
2 personen
30
Velden uitzetten
4 personen
31
Netten opbouwen
4 personen
32
Scheidsrechterstoelen plaatsen
2 personen
33
Tafels opstellen
3 personen
34
Stoelen plaatsen
3 personen
35
Inschrijftafel inrichten
2 personen
36
Cateringtafel inrichten
3 personen
37
Dranken klaarzetten
2 personen
38
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
39
bewegwijzering ophangen
2 personen
40
Muziek en omroep testen
2 personen
41
EHBO-materiaal klaarleggen
42
Registratieteam briefen
2 personen
43
Scheidsrechters briefen
2 personen

Event

44
Teams ontvangen
3 personen
45
Teamregistratie uitvoeren
3 personen
46
Openingswoord verzorgen
47
Teams laten inspelen
2 personen
48
Wedstrijden begeleiden
8 personen
49
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
50
Uitslagen verwerken
2 personen
51
Dranken serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee verzorgen
2 personen
54
Snacks aanvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Tussenstanden omroepen
58
Finale aankondigen
59
Prijzen uitreiken
3 personen
60
Afsluiting verzorgen
61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Dranken en eten opruimen
3 personen
63
Sportmateriaal afbouwen
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Materialen controleren
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
71
Uitslagen publiceren
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Scheidsrechterstoelenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Netpalenaantal 8
Volleyballenaantal 12
Reserveballenaantal 4
Veldlijnenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Scheidsrechterkaartenaantal 8
Teamhesjesaantal 40
Pionnenaantal 24
Pompenaantal 2
Ballennettenaantal 4
Meetlintenaantal 4
Reserve-netbevestigingaantal 4
Knielappenaantal 8
Handdoekenaantal 20

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Batterijenaantal 24
Powerbanksaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6
Tangenaantal 4
Thermosflessenaantal 4
Koelmattenaantal 12

Decoratie

Teamtafelnummersaantal 8
Wedstrijdschema-bordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Medaillesaantal 24
Bekersaantal 3
Nummerkaartjesaantal 40
Naamstickersaantal 120
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 30
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Tips

Leg het wedstrijdformat vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Noteer per team het aantal spelers, de wedstrijdduur, rusttijd en het maximale aantal teams; daarmee kun je berekenen hoeveel speeluren en velden nodig zijn.
Benader scheidsrechters en reserveploegen zodra de inschrijving opent. Regel per wedstrijd een scheidsrechter en houd minimaal 1 reserveploeg achter de hand voor late afmeldingen.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de inschrijving sluit, maar stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf hun team, aanvangstijd, veldnummer en registratie-instructies. Zo voorkom je lege velden en onnodige wachtrijen.
Test 1 week vooraf de stroom op de locatie met laptop, printer, speaker, microfoon en koffiezetapparaten. Neem voldoende verlengkabels en stekkerdozen mee; controleer ook of koelen en bereiden van catering praktisch kan.
Plan 2 aparte materiaalcontroles: één op de dag vóór het toernooi en één bij opbouw. Tel netten, netpalen, ballen en reserveballen, scoreborden, fluitjes, veldlijnen en pompen; leg wedstrijdformulieren en teamhesjes bij de registratie klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een volleybaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer velden, controleer vergunningen en aansprakelijkheid en benader scheidsrechters in de eerste 2 weken; plan de inschrijfsluiting ongeveer 2 tot 3 weken voor het toernooi.
Hoeveel volleybalvelden heb je nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal teams, de wedstrijdduur en het format. Reken eerst het totale aantal speelminuten uit en deel dat door de beschikbare speelminuten per veld; voeg daarnaast 15 tot 20 procent ruimte toe voor wissels en vertraging.
Wanneer maak je het wedstrijdschema van een volleybaltoernooi?: Maak het definitieve schema direct na de inschrijfsluiting, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Controleer daarna teamconflicten en stuur het schema uiterlijk 3 dagen voor aanvang naar alle deelnemers.
Wat moet je meenemen naar een volleybaltoernooi?: Neem naast netten, netpalen en volleyballen ook reserveballen, veldlijnen, scoreborden, fluitjes, scheidsrechterkaarten, teamhesjes en pompen mee. Leg registratie- en printmateriaal minimaal 1 dag vooraf klaar en neem reservekabels en stroomverdeling mee voor de apparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.