Organiser un tournoi de volley-ball sans imprévu
Un tournoi de volley-ball se prépare dans un ordre précis : date et terrains, format, inscriptions, équipes, arbitrage, puis logistique du jour J. Le nombre d’équipes détermine directement la durée des matchs, le besoin en terrains et la quantité de matériel. Prévoyez aussi les oublis fréquents : autorisations, assurance, équipes de réserve, alimentation et alimentation électrique. Ce plan vous aide à avancer étape par étape jusqu’à l’accueil des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Définir le format du concours
2 personnes
- 3
Réserver les terrains de volley-ball
- 4
Vérifier les autorisations
- 5
Vérifier la responsabilité civile
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 8
Contacter les sponsors
2 personnes
- 9
Contacter les arbitres
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Établir la répartition des équipes
2 personnes
- 13
Définir les équipes de réserve
- 14
Établir le programme de la compétition
2 personnes
- 15
Envoyer les informations aux participants
- 16
Vérifier la réservation d'électricité
- 17
Réserver le catering
- 18
Commander les prix et médailles
- 19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Préparer l’enregistrement des équipes
- 23
Imprimer les formulaires de match
- 24
Préparer les badges des participants
2 personnes
- 25
Rassembler le matériel
2 personnes
- 26
Vérifier les prévisions météo
- 27
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 28
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 29
Vérifier la sécurité du terrain
2 personnes
- 30
Délimiter les espaces
4 personnes
- 31
Monter les filets
4 personnes
- 32
Installer les chaises des arbitres
2 personnes
- 33
Installer les tables
3 personnes
- 34
Installer les chaises
3 personnes
- 35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 36
Installer la table traiteur
3 personnes
- 37
Préparer les boissons
2 personnes
- 38
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
- 39
Installer la signalisation
2 personnes
- 40
Tester la musique et le micro
2 personnes
- 41
Préparer le matériel de premiers secours
- 42
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
- 43
Briefer les arbitres
2 personnes
Événement
- 44
Accueillir les équipes
3 personnes
- 45
Effectuer l’enregistrement des équipes
3 personnes
- 46
Faire le discours d’ouverture
- 47
Faire répéter les équipes
2 personnes
- 48
Encadrer les matchs
8 personnes
- 49
Suivre les scores du match
2 personnes
- 50
Traiter les résultats
2 personnes
- 51
Servir les boissons
2 personnes
- 52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 53
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 54
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
- 55
Vider les poubelles
2 personnes
- 56
Vérifier les toilettes
- 57
Annoncer les scores intermédiaires
- 58
Annoncer la finale
- 59
Remettre les prix
3 personnes
- 60
Assurer la clôture
- 61
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
- 62
Ranger les boissons et la nourriture
3 personnes
- 63
Démonter le matériel sportif
4 personnes
- 64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 65
Rassembler les déchets
3 personnes
- 66
Faire la vaisselle
2 personnes
- 67
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 68
Vérifier le matériel
2 personnes
- 69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 70
Ranger le stock restant
2 personnes
- 71
Publier les résultats
- 72
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Chaises d’arbitreqté 4
- Poubellesqté 8
Matériel de sport
- Filets de volley-ballqté 4
- Poteaux de filetqté 8
- Ballons de volleyqté 12
- Ballons de rechangeqté 4
- Lignes de terrainqté 4
- Panneaux de scoreqté 4
- Siffletsqté 8
- Cartons de l'arbitreqté 8
- Chasubles d’équipeqté 40
- Cônesqté 24
- Pompesqté 2
- Filets de ballonqté 4
- Mètres rubansqté 4
- Fixation de filet de secoursqté 4
- Genouillèresqté 8
- Serviettesqté 20
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Enceinte portable
- Microphone
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Pilesqté 24
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Verres à boireqté 120
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Petits bolsqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Cuillères de serviceqté 6
- Pincesqté 4
- Bouteilles isothermesqté 4
- Tapis rafraîchissantsqté 12
Décoration
- Numéros de table des équipesqté 8
- Panneaux du programme de compétitionqté 4
- Panneaux indicateursqté 8
- Nappesqté 8
- Médaillesqté 24
- Gobeletsqté 3
- Cartes numérotéesqté 40
- Étiquettes nominativesqté 120
- Marqueursqté 12
- Stylosqté 30
- Ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 4
- Serre-câblesqté 100
Catering
- Courses
Nettoyage
- Conteneurs à déchetsqté 4
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à batterieqté 6
Conseils
- Commencez par confirmer la date, le lieu et le nombre de terrains disponibles avant d’ouvrir les inscriptions. Fixez ensuite le format, la durée des matchs et le nombre maximal d’équipes : ces choix déterminent tout le programme.
- Ouvrez les inscriptions dès que le format est arrêté et demandez immédiatement les besoins alimentaires. Traitez les réponses avant de répartir les équipes, puis prévoyez des équipes de réserve pour remplacer les absents.
- Contactez les arbitres et les sponsors plusieurs semaines à l’avance, plutôt que d’attendre que le tableau des matchs soit terminé. Confirmez aussi les autorisations et la responsabilité civile avant d’annoncer définitivement le tournoi.
- Préparez le programme en indiquant l’heure d’enregistrement, le premier match, les pauses et la remise des prix. Envoyez ces informations aux participants au moins 7 jours avant le tournoi, avec les consignes pratiques du lieu.
- La veille, rassemblez les filets, poteaux, ballons de match et ballons de rechange, panneaux de score, sifflets et cartons. Imprimez les formulaires de match, préparez les badges, refroidissez les boissons et vérifiez les rallonges, multiprises et réservations d’électricité.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les terrains, obtenir les autorisations, confirmer les arbitres, ouvrir les inscriptions et commander les médailles.
- Combien de terrains faut-il pour un tournoi de volley-ball ?
- Le nombre dépend du format et du nombre d’équipes, mais un seul terrain impose une succession de matchs et allonge rapidement la journée. Pour un tournoi avec plusieurs équipes, prévoyez au moins 2 terrains afin de faire jouer plusieurs rencontres en parallèle.
- Quand faut-il fermer les inscriptions au tournoi ?
- Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant la date du tournoi. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, former les équipes, définir les équipes de réserve et envoyer le programme final.
- Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de volley-ball ?
- Préparez la signalétique, les badges, les formulaires de match et le matériel sportif la veille. Vérifiez aussi les boissons, le catering, l’électricité et le fonctionnement de l’ordinateur, de l’imprimante et de la sonorisation.
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