Zo organiseer je een soepel volleybaltoernooi

Begin met de sporthal en de toernooidatum; zonder die twee kun je geen teams of wedstrijdschema vastleggen. Kies daarna het wedstrijdformat, verzamel aanmeldingen en controleer contactgegevens, teamindeling en dieetwensen. Regel vroeg genoeg scheidsrechters, vrijwilligers en een EHBO-contact. Pas wanneer het aantal teams bekend is, maak je het schema en bestel je catering en prijzen. Plan ten slotte een teambriefing en stuur route, regels en tijden uiterlijk enkele dagen vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sporthal reserveren
2
Toernooidatum vastleggen
2 personen
3
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
4
Teams uitnodigen
2 personen
5
Inschrijfformulier publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
7
Contactgegevens controleren
8
Dieetwensen verzamelen
9
Teamindeling bevestigen
2 personen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Scheidsrechters vastleggen
12
EHBO-contact regelen
13
Wedstrijdschema maken
2 personen
14
Toernooiregels uitschrijven
15
Teamschema versturen
16
Routebeschrijving versturen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Catering bestellen
19
Bekers en servies controleren
20
Sportmateriaal controleren
2 personen
21
Prijzen bestellen
22
Muziek afspeellijst maken
23
Scoreformulieren printen
24
Wedstrijdschema printen
25
Teambriefing voorbereiden
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Materialen verzamelen
3 personen
29
Prijzen inpakken

Event

30
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
31
Sporthal openen
2 personen
32
Veldindeling afplakken
3 personen
33
Netten opbouwen
4 personen
34
Scheidsrechtersstoel plaatsen
2 personen
35
Scoretafels opstellen
2 personen
36
Publieksstoelen plaatsen
3 personen
37
Cateringtafel opbouwen
2 personen
38
Inschrijfmateriaal klaarleggen
2 personen
39
Prijzen uitstallen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen
43
Scheidsrechters instrueren
44
Teams ontvangen
4 personen
45
Teams registreren
3 personen
46
Ballen uitdelen
2 personen
47
Opening aankondigen
48
Toernooiregels toelichten
49
Wedstrijden begeleiden
8 personen
50
Scores registreren
4 personen
51
Wedstrijdfluit bedienen
4 personen
52
Uitslagen bijwerken
2 personen
53
Dranken serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Pauzes omroepen
59
Finalisten bekendmaken
60
Finale begeleiden
4 personen
61
Prijzen uitreiken
2 personen
62
Afsluiting aankondigen
63
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

64
Sportmateriaal afbreken
4 personen
65
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
66
Catering opruimen
3 personen
67
Servies afwassen
2 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Sportvloer schoonmaken
3 personen
70
Kleedkamers controleren
2 personen
71
Locatie afsluiten
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
74
Uitslagen naar teams sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 2
Volleybalpalenaantal 4
Volleyballenaantal 12
Scheidsrechtersstoelenaantal 2
Fluitjesaantal 6
Antennesaantal 4
Netbandenaantal 4
Veldmarkeringslintaantal 4
Pionnenaantal 24
Trainingshesjesaantal 24
Ballennetjesaantal 4
Reservebalnaaldenaantal 10
Balpompaantal 2
Handdoekenaantal 12
IJscompressenaantal 6
EHBO-dozenaantal 2

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Rekenmachinesaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Teamnaambordjesaantal 16
Pijlenbordjesaantal 12
Toernooibanner
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 4
Medaillelintenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sporthal voordat je teams uitnodigt en controleer hoeveel velden tegelijk beschikbaar zijn. Tel ook kleedkamers, banken en ruimte voor wedstrijdtafel en publiek mee.
Leg het wedstrijdformat vast zodra je de inschrijving opent. Vermeld in het formulier het maximumaantal teams, het aantal spelers per team en een uiterste aanmelddatum.
Maak het speelschema pas definitief nadat alle aanmeldingen en teamindelingen zijn gecontroleerd. Plan tussen wedstrijden enkele minuten wisseltijd voor veldwissels, scoreformulieren en uitloop.
Controleer sportmateriaal per veld en leg reserveonderdelen apart klaar. Een balpomp, reservebalnaalden, extra fluitjes en een tweede set scoreformulieren worden vaak pas gemist als het toernooi al bezig is.
Regel catering en drank op basis van het definitieve aantal deelnemers en vrijwilligers. Zet de geluidsinstallatie, microfoon, laptops of tablets en oplaadbare powerbanks de dag ervoor klaar en test de verlengkabels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het organiseren van een volleybaltoernooi?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voor een toernooi met meerdere teams. Reserveer de sporthal en leg de datum eerst vast; regel scheidsrechters en catering uiterlijk 2 weken vooraf.
Hoeveel tijd moet er tussen volleybalwedstrijden zitten?: Plan meestal 10 tot 15 minuten tussen wedstrijden voor wisselen, korte briefing en het invullen van de score. Voeg bij een nieuw wedstrijdformat of meerdere velden extra marge toe voor uitloop.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving sluit en het aantal teams bekend is. Verstuur het definitieve teamschema en de regels uiterlijk 3 dagen voor het toernooi.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een volleybaltoernooi?: Voor elk gelijktijdig gebruikt veld heb je minimaal 1 scheidsrechter nodig. Regel daarnaast per speeldag minstens 1 reserve, zodat ziekte of vertraging niet direct het schema stillegt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.