Zo organiseer je een vollemaanwandeling

Een vollemaanwandeling vraagt vooral om een route die je in het donker goed kent en een duidelijke volgorde op de avond zelf. Begin enkele weken vooraf met de route, het start- en eindpunt en eventuele vergunningen. Verzamel daarna de aanmeldingen, dieetwensen en weersinformatie. Op de dag zelf regel je verlichting, routeaanduiding, registratie en een warme afsluiting met soep en snacks. De meeste problemen ontstaan doordat de route te laat wordt verkend of deelnemers zonder duidelijke veiligheidsuitleg vertrekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute bepalen
2 personen
2
Route vooraf verkennen
2 personen
3
Start- en eindpunt vastleggen
4
Vergunningen controleren
5
Reserveringen maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Weersverwachting controleren
11
Routekaarten afdrukken
12
Routepijlen voorbereiden
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Soep en snacks voorbereiden
3 personen
17
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
18
Verlichting ophangen
2 personen
19
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
20
Routepijlen plaatsen
3 personen
21
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

22
Deelnemers ontvangen
3 personen
23
Aanwezigheid registreren
2 personen
24
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
25
Start van de wandeling begeleiden
3 personen
26
Wandelaars op de route begeleiden
5 personen
27
Rustpunt inrichten
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Rustpunt bemannen
2 personen
30
Routepijlen controleren
2 personen
31
Achterblijvers begeleiden
2 personen
32
Soep en brood serveren
3 personen
33
Warme dranken serveren
2 personen
34
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Routepijlen verwijderen
3 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Materialen controleren
2 personen
41
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Partytentaantal 2
Inschrijftafel

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 12
Hoofdlampenaantal 8

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 5

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Routebordenaantal 12
Pionnenaantal 12
Wandelstokkenaantal 6
Routekaartenaantal 50
Klembordenaantal 3
Pennenaantal 12
EHBO-koffer
Reddingsdekensaantal 4
Fluitjesaantal 6

Servies

Mokkenaantal 50
Glazenaantal 50
Soepkommenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Grote soeppannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Wegwijzerpalenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route minimaal één week vooraf op ongeveer hetzelfde tijdstip als de wandeling. Controleer donkere stukken, losse ondergrond, kruisingen en plekken waar routepijlen of routeborden nodig zijn.
Plan de ontvangst minstens 30 minuten vóór vertrek. Gebruik een inschrijftafel met deelnemerslijst, klemborden en pennen, zodat je aanwezigheid en eventuele laatste wijzigingen rustig kunt verwerken.
Leg per deelnemer een zaklamp of hoofdlamp en bij voorkeur een reflecterend hesje klaar. Test ledlampen, lichtslingers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de avond; een lege powerbank ontdek je anders pas onderweg.
Geef vóór de start in maximaal 5 minuten uitleg over de route, het tempo, donkere gedeelten en wat deelnemers doen als ze achterop raken. Neem mobiele telefoons, fluitjes en een EHBO-koffer mee bij de begeleiding.
Zet de warme afsluiting vóór vertrek klaar: reken op minimaal 1 mok soep per deelnemer en houd extra kommen, bestek en thermoskannen achter de hand. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat je niet op de avond zelf hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een vollemaanwandeling?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met de route, het start- en eindpunt en het controleren van vergunningen. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de wandeling, zodat je de deelnemerslijst en dieetwensen nog kunt bijwerken.
Hoe lang moet een vollemaanwandeling duren?: Plan voor de wandeling zelf ongeveer 1,5 tot 2,5 uur, afhankelijk van de route en het tempo van de groep. Reserveer daarnaast minimaal 30 minuten voor ontvangst en 45 tot 60 minuten voor soep en snacks na afloop.
Hoeveel verlichting heb je nodig tijdens een nachtelijke wandeling?: Voorzie iedere deelnemer van een zaklamp of hoofdlamp en plaats extra verlichting bij het startpunt, het eindpunt en onduidelijke routeovergangen. Test alle lampen uiterlijk 1 dag vooraf en laad oplaadbare powerbanks volledig op.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een vollemaanwandeling?: Controleer de weersverwachting 48 uur en nogmaals 3 uur vóór de start. Bepaal vooraf bij welke omstandigheden je de route inkort of uitstelt en communiceer die beslissing uiterlijk 2 uur voor vertrek aan alle deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.