Zo organiseer je een Vogelteldag zonder gedoe

Begin met het telgebied en de routes, niet met de catering. Reserveer de plek, open het aanmeldformulier en leg daarna vast hoeveel deelnemers en vrijwilligers je per route nodig hebt. Zodra de indeling klopt, bereid je telbladen, routekaarten en veldmateriaal per groep voor. Controleer in de laatste week de weersverwachting en verstuur deelnemersinformatie met kledingadvies, starttijd en verzamelpunt. Zo voorkom je dat mensen op de ochtend zelf nog een route, verrekijker of uitleg missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Telgebied reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers indelen
2 personen
7
Telroutes vastleggen
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Veldmateriaal controleren
2 personen
11
Telbladen afdrukken
12
Routekaarten afdrukken
13
Naambadges klaarmaken
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Broodjes voorbereiden
3 personen
17
Hapjes portioneren
2 personen
18
Materialen per route verdelen
3 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Partytenten opzetten
4 personen
21
Informatieborden plaatsen
2 personen
22
Registratietafel inrichten
2 personen
23
Telmateriaal klaarleggen
3 personen
24
Catering klaarzetten
3 personen
25
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

26
Registratie openen
3 personen
27
Deelnemers verwelkomen
2 personen
28
Startuitleg geven
2 personen
29
Telgroepen begeleiden
8 personen
30
Waarnemingen registreren
8 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes aanvullen
2 personen
34
Avondtelling begeleiden
5 personen
35
Resultaten verzamelen
3 personen
36
Einduitslag presenteren
2 personen
37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Materialen verzamelen
4 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Afval sorteren
2 personen
41
Tafels en tenten afbreken
4 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Materialen droog opbergen
2 personen
44
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
45
Telgegevens invoeren
2 personen
46
Waarnemingen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 48
Partytentenaantal 2
Klapkrukkenaantal 8

Veldmateriaal

Verrekijkersaantal 20
Telescopenaantal 4
Statief voor telescoopaantal 4
Vogelgidsenaantal 12
Routekaartenaantal 12
Klembordenaantal 20
Telbladenaantal 100
Potlodenaantal 40
Puntenslijpersaantal 4
Kompasaantal 8
Rugzakkenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 12
Naambadgesaantal 60
Informatiebordenaantal 6

Apparatuur

Tabletsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Portofoonsaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Keuken

Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Zakfluitjesaantal 8

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelelementenaantal 12
Koffiefiltersaantal 100
Herbruikbare bewaarbakjesaantal 12
Serveerlepelsaantal 6
Kurkentrekkersaantal 2
Flessenopenersaantal 3
Koeltasjesaantal 8
Boodschappen

Tips

Maak routes op basis van de groepsgrootte: geef iedere groep een routekaart, klembord, telbladen en potloden, en leg reservepotloden en een puntenslijper bij de registratie.
Plan de vrijwilligersindeling uiterlijk enkele dagen vooraf. Wijs per route één aanspreekpunt aan en geef alle begeleiders portofoons of een afgesproken bereikbaarheidsmethode.
Controleer veldmateriaal niet alleen op aanwezigheid, maar ook op werking. Test telescopen op hun statief, laad tablets en powerbanks op en leg per route de juiste materialen in een rugzak.
Pas de locatie-inrichting aan het weer aan. Zet partytenten op bij de registratie en catering, plaats informatieborden zichtbaar en houd ledlampen en zaklampen achter de hand wanneer de start vroeg of het zicht slecht is.
Bereid de ontvangst vóór de start voor: maak naambadges klaar, richt de registratietafel in en zet drinken en broodjes direct klaar. Reken per deelnemer op een herbruikbare beker en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Vogelteldag organiseren?: Begin minstens 4 weken vooraf met het reserveren van het telgebied en het versturen van uitnodigingen. Plan de route-indeling, materialen en deelnemersinformatie uiterlijk in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Vogelteldag?: Plan minimaal één begeleider per telroute en daarnaast mensen voor registratie en catering. Het exacte aantal hangt af van het aantal routes; maak de indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn.
Wanneer moet je de routekaarten en telbladen afdrukken?: Druk ze 2 tot 3 dagen vooraf af, nadat de routes definitief zijn. Leg per route een complete set klaar en maak enkele extra exemplaren voor wijzigingen of verlies.
Wat regel je bij slecht weer tijdens een Vogelteldag?: Controleer de weersverwachting vanaf ongeveer 7 dagen vooraf en nogmaals de avond ervoor. Zet partytenten, waterdichte opbergmogelijkheden en verlichting klaar en stuur deelnemers tijdig informatie over kleding en eventuele aanpassingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.