Zo organiseer je een voetbaltoernooi

Begin niet met de boodschappen, maar met het toernooiformat en de beschikbare speeltijd. Leg daarna het voetbalveld, de kleedkamers en de scheidsrechters vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Met een aanmeldformulier houd je teams, dieetwensen en contactgegevens bij; pas daarna maak je de indeling en het wedstrijdschema. In de laatste week controleer je het weer, verzamel je sportmateriaal en zet je ontvangst, catering en prijzen klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiformat vastleggen
2 personen
2
Voetbalveld reserveren
3
Kleedkamers reserveren
4
Scheidsrechters vastleggen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Teamindeling maken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst controleren
2 personen
11
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
12
Wedstrijdschema versturen
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
16
Prijzen en medailles controleren
17
Wedstrijdformulieren printen
18
Teamshirts sorteren
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Sandwiches voorbereiden
3 personen
22
Prijzentafel klaarzetten
23
Inschrijftafel inrichten
2 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Veldlijnen controleren
2 personen
27
Doelen en netten plaatsen
4 personen
28
Speelvelden uitzetten
3 personen
29
Ballen oppompen
2 personen
30
Teamvakken markeren
2 personen
31
Muziek en microfoon testen
2 personen
32
Wedstrijdtafel klaarzetten
2 personen
33
EHBO-materialen klaarleggen

Event

34
Teams ontvangen
4 personen
35
Teams registreren
3 personen
36
Toernooi uitleggen
2 personen
37
Wedstrijden begeleiden
8 personen
38
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
42
Publiek en teams informeren
2 personen
43
Finalewedstrijd begeleiden
4 personen
44
Prijzen uitreiken
3 personen
45
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

46
Afval verzamelen
4 personen
47
Meubilair afbouwen
4 personen
48
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Kleedkamers controleren
2 personen
51
Terrein schoonmaken
4 personen
52
Locatie opleveren
2 personen
53
Huurmaterialen retourneren
2 personen
54
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
55
Teamuitslagen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Voetballenaantal 10
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 40
Teamshirtsaantal 80
Aanvoerdersbandenaantal 8
Scheidsrechterfluitjesaantal 4
Stopwatchaantal 4
Pompenaantal 2
Reserveballenaantal 4
Mini-doelenaantal 4
Scorebordaantal 2

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Luidsprekerstandaardsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Toernooibanner
Richtingsbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Medaillesaantal 24
Bekers voor winnaarsaantal 3

Schoonmaak

Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalgrijpersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handgelhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Kies eerst het format, het aantal teams en de speelduur per wedstrijd. Plan daarna rust- en wisseltijd, zodat het schema niet direct uitloopt.
Reserveer het veld en de kleedkamers zo vroeg mogelijk en leg scheidsrechters vast voordat je de uitnodigingen verstuurt. Zonder die drie bevestigingen kun je geen betrouwbare starttijd communiceren.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het toernooi en controleer daarna de deelnemerslijst, dieetwensen en teamindeling. Verstuur het wedstrijdschema pas wanneer teams en tijden definitief zijn.
Maak één materiaalcontrole voor de dag zelf: naast voetballen, pionnen en markeringshoedjes heb je ook reserveballen, pompen, fluitjes, een stopwatch en wedstrijdformulieren nodig.
Richt de ontvangst en pauze apart in van het speelveld. Zet de inschrijftafel, prijzentafel, afvalbakken en koeling klaar en bouw partytenten alleen op nadat je de weersverwachting en ondergrond hebt gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voetbaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het format, veld, kleedkamers en scheidsrechters. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de speeldag, zodat je tijd houdt voor indeling en wijzigingen.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?: Maak het schema nadat de aanmeldingen zijn gesloten en de teamindeling is gecontroleerd, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Verstuur de definitieve versie uiterlijk 2 dagen voor het toernooi.
Hoeveel voetballen heb je nodig voor een voetbaltoernooi?: Gebruik minimaal één wedstrijdbal per gelijktijdig gespeeld duel en leg per veld minstens één reservebal klaar. Controleer 1 dag vooraf ook de pomp, pionnen, markeringshoedjes en mini-doelen.
Wanneer regel je eten en drinken voor een voetbaltoernooi?: Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf en doe de boodschappen 1 tot 2 dagen voor het toernooi. Koel dranken de avond ervoor en bereid sandwiches en hapjes zo kort mogelijk voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.