Zo organiseer je een voetbaltoernooi zonder verrassingen

Begin niet met het wedstrijdschema, maar met de toernooidatum, het sportveld en de kleedkamers. Daarna leg je de inschrijving vast, controleer je teamgegevens en regel je scheidsrechters en vrijwilligers. Pas wanneer het aantal teams bekend is, maak je het schema en informeer je de teamleiders. Controleer in de laatste week al het sportmateriaal, de wedstrijdregels, de boodschappen en de prijsuitreiking. Zo voorkom je dat teams wachten, velden niet goed zijn ingedeeld of een reservebal en medische spullen ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sportveld reserveren
2
Kleedkamers reserveren
3
Toernooidatum vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijfformulier openen
7
Scheidsrechters benaderen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Teamgegevens controleren
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
2 personen
12
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
13
Wedstrijdschema versturen
14
Prijzen bestellen
15
Wedstrijdregels uitwerken
2 personen
16
Scheidsrechters indelen
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Teamleiders informeren
19
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
20
Boodschappenlijst afronden
2 personen
21
Wedstrijdformulieren printen
22
Teamindeling printen
23
Routeborden maken
2 personen
24
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Telefoons opladen
30
Weersverwachting controleren
31
Terrein inspecteren
2 personen
32
Velden uitzetten
4 personen
33
Doelen plaatsen
4 personen
34
Wedstrijdballen klaarleggen
2 personen
35
Tafels opstellen
4 personen
36
Stoelen opstellen
3 personen
37
Registratietafel inrichten
2 personen
38
Cateringtafel inrichten
3 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Geluidsapparatuur testen
2 personen
41
EHBO-koffer klaarzetten
42
Scheidsrechters instrueren
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

44
Teams registreren
3 personen
45
Teamhesjes uitdelen
2 personen
46
Openingsuitleg geven
47
Wedstrijden begeleiden
6 personen
48
Uitslagen registreren
2 personen
49
Stand bijwerken
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Kleedkamers controleren
55
Verlichting inschakelen
56
Finalisten bekendmaken
57
Finale begeleiden
3 personen
58
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
59
Bedankwoord uitspreken
60
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

61
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Catering opruimen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
67
Materialen drogen
2 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Koelboxen legen
2 personen
70
Overgebleven eten bewaren
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen afhandelen
73
Uitslagen publiceren
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Reservevoetballenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 40
Veldmarkeringslintaantal 4
Mini-doelenaantal 4
Doelnettenaantal 4
Balpompenaantal 3
Reserveventielenaantal 20
Teamhesjes blauwaantal 12
Teamhesjes geelaantal 12
Teamhesjes roodaantal 12
Teamhesjes groenaantal 12
Fluitjesaantal 6
Scheidsrechtershorlogesaantal 6
Aanvoerdersbandenaantal 8
Wedstrijdvlaggenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Klembordenaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Medische tapeaantal 6
IJscompressenaantal 12

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kleedkamerhangersaantal 40

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare werklampenaantal 4
Powerbanksaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Handmegafoon

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermosbekersaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamvlaggenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Prijzentafelkleed
Bordjes voor bewegwijzeringaantal 12

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 100
Papieren handdoekenaantal 12
Sponzenaantal 10
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Eerstehulpkoffersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Broodmessenaantal 2
Koelelementenaantal 24
Bewaarbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het sportveld en de kleedkamers minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Plan daarbij ook tijd voor opbouw, registratie en opruimen; alleen de officiële speeltijd is meestal te krap.
Open de inschrijving zodra datum en locatie vaststaan en sluit die uiterlijk 2 weken voor het toernooi. Controleer per team de contactpersoon, spelersgegevens en dieetwensen voordat je deelnemers bevestigt.
Maak het wedstrijdschema pas na de inschrijfsluiting. Verstuur schema, wedstrijdregels en route-informatie minimaal 7 dagen vooraf aan alle teamleiders, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.
Tel het materiaal 3 tot 5 dagen vooraf: naast voetballen heb je reservevoetballen, balpompen, reserveventielen, hesjes, fluitjes, scoreborden en medische tape nodig. Leg alles per veld of onderdeel klaar in plaats van op één grote hoop.
Plan de prijsuitreiking en registratie als aparte onderdelen van de dag. Zet de registratiebalie, teamindeling en wedstrijdformulieren vóór de eerste wedstrijd klaar en controleer voor opening of prijzen, speakers en routeborden aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voetbaltoernooi organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken van tevoren met de datum, het sportveld en de kleedkamers. Regel scheidsrechters en vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de inschrijving ongeveer 2 weken voor de speeldag.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?: Maak het schema nadat de inschrijving is gesloten en de teamgegevens zijn gecontroleerd. Verstuur het definitieve schema bij voorkeur 7 dagen voor het toernooi; dan hebben teamleiders nog tijd om vragen of fouten door te geven.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een voetbaltoernooi?: Reken per gelijktijdig gespeeld wedstrijdveld minimaal 1 scheidsrechter en regel daarnaast een reserve voor uitval of pauzes. Bij vier velden heb je dus minimaal 4 actieve scheidsrechters plus 1 reserve nodig.
Wat moet je de dag voor een voetbaltoernooi controleren?: Controleer 1 dag vooraf het wedstrijdschema, de veldindeling, kleedkamers, sleutels, weersverwachting en contactgegevens. Leg ook de voetballen, reserveballen, hesjes, fluitjes, scoreborden, ijscompressen en geprinte formulieren klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.