Zo organiseer je een voetbaltoernooi

Begin met de datum, het voetbalveld en het aantal teams. Daarna leg je de regels vast, maak je een wedstrijdschema en richt je de aanmeldingen zo in dat je op tijd weet wie er meedoen. Reserveer vervolgens scheidsrechters en vrijwilligers en controleer of alle sportmaterialen compleet zijn. De laatste week draait om bevestigen, printen en het terrein voorbereiden. Zo voorkom je dat een ontbrekende bal, onduidelijke speeltijd of late teamindeling de wedstrijddag vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voetbalveld reserveren
2
Toernooidatum bevestigen
3
Toernooiregels opstellen
2 personen
4
Wedstrijdschema maken
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Sponsoren benaderen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Teamindeling bevestigen
2 personen
11
Scheidsrechters vastleggen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Reserveringen bevestigen
14
Prijzen bestellen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Prijzen ophalen
19
Materialen controleren
3 personen
20
Wedstrijdformulieren printen
21
Teams en vrijwilligers bevestigen
2 personen
22
Routeborden voorbereiden
2 personen

Event

23
Koelboxen vullen
3 personen
24
Terrein controleren
2 personen
25
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
26
Doelen plaatsen
4 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Partytenten opzetten
4 personen
29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
30
Cateringtafel inrichten
3 personen
31
EHBO-plek inrichten
2 personen
32
Routeborden plaatsen
2 personen
33
Prijzen uitstallen
34
Scheidsrechters instrueren
2 personen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen
36
Teams registreren
4 personen
37
Teamshirts uitdelen
2 personen
38
Opening aankondigen
39
Wedstrijden begeleiden
8 personen
40
Uitslagen registreren
2 personen
41
Stand bijwerken
42
Dranken serveren
3 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Eten bijvullen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Toiletten controleren
48
Blessures registreren
49
Finale begeleiden
3 personen
50
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
51
Afscheid aankondigen
52
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

53
Catering afbouwen
4 personen
54
Meubilair afbouwen
4 personen
55
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
56
Partytenten afbreken
4 personen
57
Terrein schoonmaken
5 personen
58
Afval afvoeren
2 personen
59
Materialen terugbrengen
2 personen
60
Geleende spullen retourneren
2 personen
61
Koelboxen legen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Cateringvoorraad opruimen
2 personen
64
Toernooidocumenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Reservevoetballenaantal 4
Pionnenaantal 60
Markeringshoedjesaantal 80
Draagbare doelenaantal 4
Doelnettenaantal 4
Veldmarkeringaantal 4
Fluitjesaantal 8
Scheidsrechtershorlogesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Teamhesjesaantal 80
Aanvoerdersbandenaantal 8
Pompenaantal 3
Balnaaldenaantal 12
Reservevetersaantal 12
Trainingsladdersaantal 2
Koelhanddoekenaantal 20
Sporttassenaantal 8

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koekenpannenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamnaambordenaantal 8
Routebordenaantal 6
Startnummersaantal 80
Prijstafelkleed

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2
Koelelementenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het voetbalveld voordat je uitnodigingen verstuurt en bevestig de datum direct bij de beheerder. Controleer ook hoeveel velden en kleedruimtes beschikbaar zijn voor het geplande aantal teams.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldtermijn is verstreken. Zet per wedstrijd de aftrap, speeltijd, veld en rust tussen wedstrijden vast, zodat teams niet hoeven te wachten op uitleg.
Leg regels vast over speeltijd, teamgrootte, wissels, puntentelling en wat er gebeurt bij een gelijke stand. Stuur deze informatie samen met de deelnemersinformatie, uiterlijk een week voor het toernooi.
Plan naast scheidsrechters ook vrijwilligers voor ontvangst, scoreborden, materiaal en terreincontrole. Zorg dat er per taak een reservepersoon is; tijdens een toernooi kan één afwezige vrijwilliger anders meteen voor vertraging zorgen.
Controleer materialen uiterlijk de dag ervoor: voetballen, reservevoetballen, pionnen, markeringshoedjes, fluitjes, scheidsrechtershorloges, hesjes en pompen. Vul koelboxen pas op de wedstrijddag en leg wedstrijdformulieren, routeborden en powerbanks klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voetbaltoernooi organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken van tevoren met het veld, de datum en de eerste uitnodigingen. Reserveer scheidsrechters en vrijwilligers zodra het aantal teams duidelijk wordt, bij voorkeur uiterlijk 3 weken vooraf.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?: Bepaal eerst het aantal teams, velden en de beschikbare uren. Plan daarna per wedstrijd de speeltijd, wisseltijd en pauzes; houd minstens 5 tot 10 minuten tussen wedstrijden vrij voor doorloop en het bijwerken van het scorebord.
Hoeveel voetballen heb je nodig voor een voetbaltoernooi?: Gebruik minimaal één wedstrijdbal per veld en leg per veld minstens één reservevoetbal klaar. Bij drie velden betekent dat dus minimaal 6 voetballen, plus een pomp en balnaalden voor tussentijds bijpompen.
Wanneer bevestig je de teamindeling en deelnemersinformatie?: Verwerk de aanmeldingen direct na het sluiten van de inschrijving en bevestig de teamindeling uiterlijk 7 dagen voor het toernooi. Stuur regels, wedstrijdschema, route en praktische informatie tegelijk, zodat deelnemers niet meerdere losse berichten hoeven te bewaren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.