Zo organiseer je een voetbaltoernooi zonder gaten in het schema

Begin niet met uitnodigingen, maar met de datum, veldcapaciteit en het wedstrijdformat. Die keuzes bepalen hoeveel teams je kunt toelaten, hoeveel scheidsrechters nodig zijn en hoe lang de dag duurt. Reserveer daarna veld, kleedkamers en eventuele catering, en leg direct een sluitingsdatum voor aanmeldingen vast. In de laatste week draait alles om bevestigen: teams, dieetwensen, vrijwilligers, materialen en een geprint wedstrijdschema.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Voetbalveld reserveren
3
Kleedkamers reserveren
4
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
5
Toernooi-indeling opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Scheidsrechters benaderen
2 personen
9
EHBO'er benaderen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Geluidsapparatuur reserveren
12
Prijzen bestellen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Teamcontacten bevestigen
2 personen
16
Spelregels versturen
17
Vrijwilligers werven
2 personen
18
Taken verdelen
2 personen
19
Wedstrijdschema afdrukken
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Teamindeling bevestigen
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Prijzen ophalen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Materialen transporteren
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Muziek afspeellijst maken
29
Weersverwachting controleren
30
Weersplan bekendmaken
2 personen

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Veld inspecteren
3 personen
33
Doelen en netten controleren
2 personen
34
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
35
Doelen plaatsen
4 personen
36
Tafels opstellen
4 personen
37
Stoelen opstellen
3 personen
38
Partytenten opzetten
4 personen
39
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
40
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
41
Cateringbuffet inrichten
3 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
EHBO-tafel inrichten
2 personen
44
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
45
Teamregistratie voorbereiden
2 personen
46
Scheidsrechters instrueren
2 personen
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen
48
Deelnemers ontvangen
4 personen
49
Teams aanmelden
3 personen
50
Teamshirts uitdelen
2 personen
51
Openingsuitleg geven
52
Wedstrijden begeleiden
6 personen
53
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
54
Wedstrijdballen vervangen
2 personen
55
Dranken serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Hapjes aanvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Kleedkamers controleren
2 personen
60
Blessures registreren
61
Finalisten bekendmaken
62
Finale begeleiden
4 personen
63
Prijzen uitreiken
2 personen
64
Slotwoord uitspreken
65
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

66
Servies verzamelen
3 personen
67
Voedsel veilig opbergen
2 personen
68
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
71
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
72
Afval verwijderen
3 personen
73
Terrein schoonmaken
4 personen
74
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
75
Locatie opleveren
2 personen
76
Materialen terugtransporteren
3 personen
77
Geleende materialen retourneren
2 personen
78
Servies afwassen
3 personen
79
Koelboxen leegmaken
2 personen
80
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
81
Wedstrijdadministratie archiveren
82
Gevonden voorwerpen bewaren
83
Bedankbericht versturen
2 personen
84
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Tafelkleedrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Reservevoetballenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Minidoelenaantal 4
Wedstrijddoelenaantal 4
Doelnettenaantal 4
Teamhesjesaantal 80
Aanvoerdersbandenaantal 8
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Scheidsrechterkaartenaantal 8
Scorebordenaantal 4
Pomp met naaldenaantal 2
Balnettenaantal 4
Trainingsladdersaantal 2
Reservevetersaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
IJscompreszakkenaantal 12
Sporttapeaantal 8
Elastische zwachtelsaantal 8
Reddingsdekensaantal 6
Handschoenenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Schaaltjesaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Koffiethermoskannenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Thermosflessenaantal 4
Prijzenbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 80
Medaillehoudersaantal 80
Waardebonnenaantal 8
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Koekenpannenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Gasbrandersaantal 2
Snijplankmattenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Laptopsaantal 2
Printers
Oplaadkabelsaantal 8
Portofoonsaantal 8
Megafoon

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtkabelsaantal 3
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Toernooivlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Lintenaantal 8
Prijzentafelkleed
Fotowand

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Desinfectiezuilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Bepaal eerst hoeveel teams het veld en de beschikbare uren aankunnen. Plan naast de wedstrijden ook wisseltijd en minimaal 30 minuten marge voor uitloop; zonder die buffer schuift het hele schema snel op.
Open de aanmelding pas nadat het wedstrijdformat en de deadline vaststaan. Vraag per team één contactpersoon, het aantal spelers en dieetwensen uit, en stuur spelregels uiterlijk 7 dagen voor het toernooi.
Regel scheidsrechters en een EHBO’er zodra de datum vastligt, niet pas wanneer de teams compleet zijn. Voor meerdere gelijktijdige wedstrijden heb je per veld een scheidsrechter nodig en moet je vervanging bij afwezigheid afspreken.
Controleer sportmateriaal minstens 3 dagen vooraf. Tel voetballen, reserveballen, pionnen, hesjes, fluitjes, stopwatches, scoreborden en doelnetten; leg ook een pomp met naalden en reserveveters klaar.
Maak op de laatste werkdag één deelnemerslijst en één wedstrijdschema voor de organisatie, plus een versie voor elk teamcontact. Haal prijzen en boodschappen vooraf op en zet materialen per onderdeel klaar, zodat de eerste wedstrijd niet wacht op losse spullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een voetbaltoernooi te organiseren?: Reken op 4 tot 8 weken voor een toernooi met meerdere teams. Reserveer veld, kleedkamers, scheidsrechters en catering bij voorkeur uiterlijk 6 weken vooraf; de laatste 7 dagen gebruik je voor bevestigingen en materiaalcontrole.
Hoeveel teams kun je op één dag laten meedoen?: Dat hangt af van het aantal velden, de speeltijd en het format. Bij 8 teams en wedstrijden van 15 minuten heb je per ronde 15 minuten speeltijd nodig, plus wisseltijd; maak eerst een proefschema voordat je het maximumaantal vastlegt.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een voetbaltoernooi versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmelding 2 tot 3 weken voor de toernooidatum. Zo houd je nog tijd over om teams te bevestigen, de indeling te maken en ontbrekende scheidsrechters of vrijwilligers te regelen.
Wat moet je een week voor een voetbaltoernooi controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de veld- en kleedkamerreservering, teamcontacten, dieetwensen, vrijwilligers, scheidsrechters en het wedstrijdformat. Druk in de laatste 2 à 3 dagen de deelnemerslijst en het schema af en tel daarna alle materialen opnieuw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.