Zo organiseer je een voetbaltoernooi zonder verrassingen

Begin met de datum, beschikbare voetbalvelden en kleedkamers. Pas daarna kun je teams, wedstrijdduur en een realistisch wedstrijdschema vastleggen. Regel vroeg scheidsrechters, verzamel aanmeldingen en stuur deelnemers ruim op tijd de spelregels, route en teamindeling. Op de toernooidag draait veel om overzicht: een duidelijk registratietafeltje, geprinte scores en schema’s, reserveballen en een plan voor eten, drinken en slecht weer voorkomen de meeste vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2
Voetbalvelden reserveren
3
Kleedkamers reserveren
4
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
5
Toernooiregels vastleggen
2 personen
6
Scheidsrechters vastleggen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Teamindeling bevestigen
2 personen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Prijzen en prijzenpakket regelen
15
Wedstrijdballen controleren
2 personen
16
EHBO-materialen controleren
17
Weersvoorspelling controleren
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Bekers en servies klaarzetten
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Teamregistratie voorbereiden
2 personen
22
Scoreformulieren printen
23
Wedstrijdschema printen
24
Routebordjes voorbereiden
2 personen

Event

25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Partytenten opzetten
4 personen
28
Velden uitzetten
4 personen
29
Doelen plaatsen
4 personen
30
Vlaggen en pionnen plaatsen
3 personen
31
Wedstrijdballen klaarleggen
2 personen
32
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Dranken klaarzetten
2 personen
36
EHBO-tafel inrichten
37
Muziek en microfoon testen
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
3 personen
39
Scheidsrechters instrueren
2 personen
40
Teams ontvangen
4 personen
41
Teams registreren
3 personen
42
Teamshirts uitdelen
2 personen
43
Openingsuitleg geven
44
Poulewedstrijden begeleiden
8 personen
45
Scores verwerken
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Kleedkamers controleren
2 personen
50
Halve finales begeleiden
6 personen
51
Pauzemaaltijd serveren
4 personen
52
Finale begeleiden
6 personen
53
Derde plaats begeleiden
4 personen
54
Eindstanden controleren
2 personen
55
Prijsuitreiking houden
3 personen
56
Groepsfoto maken
2 personen
57
Laatste drankronde serveren
3 personen
58
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Wedstrijdballen verzamelen
2 personen
60
Sportmateriaal opruimen
4 personen
61
Tenten afbreken
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
68
Terrein schoonmaken
4 personen
69
Locatie opleveren
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
72
Teamfoto's versturen
73
Uitslag publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Reservevoetballenaantal 4
Pionnenaantal 80
Markeringshoedjesaantal 80
Doelenaantal 4
Doelnettenaantal 4
Veldvlaggenaantal 16
Teamhesjesaantal 80
Ballenzakkenaantal 4
Pompenaantal 3
Naaldensetsaantal 3
Fluitjesaantal 10
Scheidsrechtershorlogesaantal 6
Aanvoerdersbandenaantal 8
Koelboxenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
IJscompreszakkenaantal 12
Dekensaantal 4

Apparatuur

Muziekbox
Draadloze microfoon
Megafon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Telefoonladersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Teamnaam-bordjesaantal 8
Routebordjesaantal 12
Wedstrijdschema-bord
Scorebordaantal 4
Start- en finishbanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Prijzentafelkleed

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Prijzenbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 24
Medaljesaantal 24
Wisselbeker
Cadeaubonnenaantal 3
Boodschappen

Tips

Reserveer voetbalvelden en kleedkamers zodra de datum vaststaat. Controleer daarna hoeveel speelvelden, doelen en kleedruimte je werkelijk beschikbaar hebt voordat je teams toezegt.
Maak het wedstrijdschema pas nadat je het aantal teams en de wedstrijdduur kent. Houd tussen wedstrijden enkele minuten vrij voor wisselen, uitloop en het bijwerken van scoreformulieren.
Leg de toernooiregels vooraf vast en stuur ze samen met de deelnemersinformatie. Vermeld onder meer speeltijd, puntentelling, maximale teamgrootte, aanwezigheidstijd en wat er gebeurt bij gelijke stand.
Regel scheidsrechters en teamregistratie uiterlijk een week vooraf. Zet op de dag zelf een tafel klaar met teamhesjes, aanvoerdersbanden, geprinte schema’s en scoreformulieren; zonder vaste registratie ontstaan snel verkeerde indelingen.
Controleer 24 uur vooraf de weersvoorspelling en de staat van ballen, doelnetten, pionnen en EHBO-materialen. Koelboxen, herbruikbare bekers, verlengkabels en een alternatief onder een partytent worden vaak pas te laat geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een voetbaltoernooi?: Leg de datum, velden en kleedkamers bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Regel scheidsrechters, catering en prijzen uiterlijk 2 tot 3 weken voor de toernooidag.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?: Begin met het aantal teams, beschikbare velden en de gewenste speeltijd. Plan naast de wedstrijden minimaal 5 minuten per wisselmoment en controleer of het laatste duel op tijd eindigt voor de prijsuitreiking.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een voetbaltoernooi?: Reken bij actieve spelers op ongeveer 1 tot 1,5 liter drinken per persoon voor een halve dag, plus extra water bij warm weer. Tel daarnaast drinken voor scheidsrechters, begeleiders en toeschouwers mee en zorg dat het minstens 2 uur voor de start gekoeld klaarstaat.
Wat moet je op de dag van een voetbaltoernooi controleren?: Controleer 60 tot 90 minuten voor de eerste wedstrijd de velden, doelen, netten, ballen, kleedkamers, EHBO en geluidsapparatuur. Zet daarna registratie, wedstrijdschema’s, routebordjes, tafels en catering klaar voordat de teams arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.