Zo organiseer je een voetbaltoernooi zonder last-minute stress

Begin met de datum, het voetbalveld en de beschikbare speeltijd. Daarna leg je de inschrijvingen vast, deel je teams in en maak je een wedstrijdschema dat past bij het aantal velden en wedstrijden. Regel vervolgens scheidsrechters, kleedkamers, prijzen en praktische informatie voor deelnemers. Op de dag zelf draait alles om een goede opbouw: terrein inspecteren, velden uitzetten, doelen plaatsen en de wedstrijdtafel op tijd inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2
Voetbalveld reserveren
3
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Teams indelen
2 personen
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Scheidsrechters inplannen
10
Reservering kleedkamers maken
11
Prijzen bestellen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen controleren
2 personen
15
Wedstrijdformulieren printen
16
Prijzen klaarzetten
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Terrein inspecteren
2 personen
19
Tenten opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
21
Velden uitzetten
4 personen
22
Doelen plaatsen
4 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
25
Cateringtafel inrichten
3 personen
26
Route- en informatieborden plaatsen
2 personen
27
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

28
Teams ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Toernooi uitleggen
2 personen
31
Wedstrijden begeleiden
6 personen
32
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
33
Dranken serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
36
Afvalbakken legen
2 personen
37
Prijzen uitreiken
2 personen
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Sportmaterialen verzamelen
4 personen
40
Tenten afbreken
4 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Afval verzamelen
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Terrein schoonmaken
3 personen
45
Locatie opleveren
2 personen
46
Materialen retourneren
2 personen
47
Overgebleven spullen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Registratietafel
Wedstrijdtafel

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Pupillendoelenaantal 4
Pionnenaantal 40
Veldmarkeerschijvenaantal 40
Teamhesjesaantal 64
Aanvoerdersbandenaantal 8
Scheidsrechtersfluitjesaantal 6
Scheidsrechterkaartenaantal 6
Pompenaantal 2
Reservebalnettenaantal 2
EHBO-koffer
IJscompressenaantal 8
Regenhoezenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoon
Mobiele speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Stopwatchaantal 4
Megafoon
Waterkokeraantal 2
Lichtslangenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Richtingsbordenaantal 6
Scorebordaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 2
Bezemaantal 2
Vuilnisblikaantal 2
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het veld en de kleedkamers zodra de datum vaststaat. Plan daarnaast minstens 60 minuten opbouwtijd vóór de eerste wedstrijd; doelen, pionnen en veldmarkering kosten meer tijd dan je vooraf denkt.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi. Dan kun je teams indelen, aanvoerdersbanden en teamhesjes verdelen en een wedstrijdschema maken zonder op de ochtend zelf nog te moeten schuiven.
Maak het schema met een vaste wisseltijd tussen wedstrijden. Houd per wedstrijd niet alleen de speeltijd aan, maar ook 5 tot 10 minuten voor veldwissel, uitslagen en het klaarzetten van de volgende teams.
Controleer sportmateriaal en techniek de avond ervoor. Test voetballen, pompen, fluitjes, stopwatch, mobiele speaker, draadloze microfoon, verlengkabels en stekkerdozen voordat alles naar het terrein gaat.
Zet registratie, catering en wedstrijdleiding op aparte tafels. Vul koelboxen vóór de eerste aftrap, leg wedstrijdformulieren en prijzen klaar en wijs minimaal één persoon aan die tijdens het toernooi alleen de uitslagen bijhoudt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voetbaltoernooi organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de datum, veldreservering en uitnodigingen. Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor het toernooi, zodat je teams, scheidsrechters en het wedstrijdschema definitief kunt maken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een voetbaltoernooi op te bouwen?: Reken op minimaal 60 minuten voor de opbouw en plan liever 90 minuten als je tenten, tafels, geluidsapparatuur en meerdere velden moet klaarzetten. Reserveer daarna nog 15 minuten voor een terreincontrole.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?: Maak het definitieve schema 5 tot 7 dagen vooraf, nadat de inschrijvingen zijn gesloten. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de start, met teamindeling, aanvangstijd, locatie en praktische afspraken.
Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste doen?: Inspecteer eerst het terrein en controleer of veld, doelen en kleedkamers bruikbaar zijn. Zet daarna de velden uit, plaats doelen en richt de wedstrijdtafel in voordat deelnemers zich registreren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.