Zo organiseer je een voetbaltoernooi zonder chaos

Begin niet met uitnodigingen, maar met het formaat, de regels en de beschikbare velden. Daaruit volgen het aantal teams, de poules, de wedstrijdduur en het totale schema. Reserveer daarna de locatie, kleedkamers en begeleiding, en open pas dan de aanmelding. Sluit de deelnemerslijst op tijd, zodat je definitieve poules, een scheidsrechtersrooster en een vrijwilligersrooster kunt maken. Controleer in de laatste week zowel het sportmateriaal als de geprinte wedstrijdformulieren en praktische informatie voor deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiregels vastleggen
2 personen
2
Toernooiformaat bepalen
2 personen
3
Teams en poules indelen
2 personen
4
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
5
Scheidsrechters benaderen
6
Locatie reserveren
7
Kleedkamers reserveren
8
Stroompunten controleren
9
Wedstrijdbegeleiders vastleggen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldformulier openen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Contactgegevens controleren
15
Deelnemerslijst sluiten
16
Definitieve poules maken
2 personen
17
Definitief schema publiceren
18
Scheidsrechtersrooster maken
19
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
20
Wedstrijdformulieren printen
21
Poulebladen printen
22
Deelnemers informeren
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Sportmateriaal controleren
2 personen
25
Prijzen bestellen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Broodjes voorbereiden
3 personen
29
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Terrein inspecteren
2 personen
32
Velden uitzetten
4 personen
33
Doelen plaatsen
4 personen
34
Doelnetten controleren
2 personen
35
Wedstrijdballen oppompen
2 personen
36
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
37
Tent en schaduwplekken opbouwen
4 personen
38
Inschrijftafel inrichten
2 personen
39
Prijzentafel inrichten
2 personen
40
Cateringtafel inrichten
3 personen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Geluidsset aansluiten
2 personen
43
Microfoon testen
44
Wedstrijdleiding instrueren
2 personen
45
Scheidsrechters instrueren
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

47
Inschrijving openen
3 personen
48
Teams ontvangen
3 personen
49
Startsein geven
50
Poulewedstrijden begeleiden
6 personen
51
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
52
Eindtijden omroepen
53
Waterpunten bijvullen
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Broodjes en snacks serveren
3 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Kwartfinales begeleiden
6 personen
60
Halve finales begeleiden
6 personen
61
Finale begeleiden
4 personen
62
Finalestand registreren
2 personen
63
Prijzen uitreiken
3 personen
64
Bedankwoord uitspreken
65
Vertrek deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

66
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
67
Velden afbreken
4 personen
68
Tenten afbreken
4 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Geluidsset uitschakelen
2 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Catering opruimen
3 personen
73
Terrein schoonmaken
4 personen
74
Kleedkamers controleren
2 personen
75
Verloren spullen verzamelen
2 personen
76
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
77
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
78
Huurmaterialen retourneren
2 personen
79
Uitslagen publiceren
80
Deelnemers bedanken
81
Prijzen en bekers opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 10
Kleedkamerbankenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Reservevoetballenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 80
Velddoelenaantal 4
Doelnettenaantal 4
Doelpaalankersaantal 8
Veldmarkeringslijnenaantal 8
Balpompenaantal 3
Reserveventielenaantal 20
Fluitjesaantal 8
Scheidsrechtershorlogesaantal 6
Scheidsrechterkaartenaantal 12
Teamhesjesaantal 48
Aanvoerdersbandenaantal 12
Waterbidonsaantal 24
Bidonkrattenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Tactiekbordenaantal 4
Kleedkamerhangersaantal 80
Handdoekenaantal 30
Ballenmandenaantal 4
Scorebordsetsaantal 4
Teamnummerbordjesaantal 12
Wedstrijdhesjesaantal 24

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4
Portofoonsaantal 6
Speakersaantal 2
Microfoon
Megafoon

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfoliehoudersaantal 2
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Teamvlaggenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Sponsorbordenaantal 8
Prijsbekersaantal 4
Medaillelintenaantal 48
Medaillebak

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledbouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 6
Papierhanddoekhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het toernooiformaat eerst vast: noteer het aantal teams per poule, de wedstrijdduur, rusttijd en eventuele kruisfinales. Zonder die keuzes kun je geen betrouwbaar wedstrijdschema maken.
Reserveer de locatie en kleedkamers zodra het format duidelijk is. Controleer meteen hoeveel velden, stroompunten en kleedkamerbanken beschikbaar zijn; die zaken worden vaak pas op de speeldag gemist.
Open de aanmelding met een duidelijke sluitingsdatum, bij voorkeur minimaal 10 dagen vóór het toernooi. Verzamel tegelijk teamnaam, contactpersoon, spelersaantal en dieetwensen, zodat je later niet achter ontbrekende gegevens aan hoeft.
Maak na het sluiten van de deelnemerslijst eerst de definitieve poules en daarna het schema. Publiceer de definitieve versie uiterlijk 3 dagen vooraf en geef elk team ook de aanvangstijd, veldindeling en contactgegevens van de organisatie.
Wijs per veld een scheidsrechter en wedstrijdbegeleider toe en plan daarnaast vrijwilligers voor ontvangst, scoreverwerking en materiaal. Leg reservevoetballen, balpompen, fluitjes, hesjes en waterbidons vóór de eerste wedstrijd klaar, niet in een opslagruimte zonder sleutel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voetbaltoernooi organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met regels, format, locatie en begeleiding. Sluit de deelnemerslijst ongeveer 10 dagen vóór het toernooi en publiceer het definitieve schema uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?: Tel eerst het aantal teams en velden, bepaal de wedstrijdduur en plan per wedstrijd ook wissel- en uitlooptijd. Houd per veld minimaal 5 minuten tussen wedstrijden vrij en controleer daarna of geen team twee wedstrijden direct achter elkaar speelt.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een voetbaltoernooi?: Plan bij gelijktijdige wedstrijden minimaal één scheidsrechter per veld en regel per speeldag minstens één reserve. Wijs daarnaast wedstrijdbegeleiders aan die uitslagen, wedstrijdformulieren en eventuele geschillen afhandelen.
Wat moet je een week voor een voetbaltoernooi controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, poules, vrijwilligers, scheidsrechters en boodschappen. Tel ook voetballen, reservevoetballen, doelen, doelnetten, pionnen, markeringshoedjes, hesjes en waterbidons en print de wedstrijd- en poulebladen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.