Zo organiseer je een voetbalkamp zonder gaten in het programma

Begin niet met het wedstrijdschema, maar met de deelnemersinformatie. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen, toestemmingsformulieren en medische gegevens voordat je teams indeelt of boodschappen doet. Reserveer daarna het voetbalveld en de kleedkamers, maak het programma en regel het sportmateriaal. Op de dag zelf werk je met een vaste volgorde: locatie openen, velden en registratie klaarzetten, deelnemers controleren en pas daarna de welkomstbriefing starten. Zo voorkom je dat ontbrekende formulieren, materiaal of spelers de eerste wedstrijd vertragen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Toestemmingsformulieren verzamelen
5
Medische gegevens controleren
6
Voetbalveld reserveren
7
Kleedkamers reserveren
8
Wedstrijdschema maken
9
Teamindeling maken
2 personen
10
Programma naar deelnemers sturen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koud zetten
2 personen
13
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
14
EHBO-materiaal controleren
15
Wedstrijdkaarten printen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Registratietafel inrichten
2 personen
19
Velden uitzetten
3 personen
20
Sportmateriaal klaarleggen
2 personen
21
Eetruimte inrichten
3 personen
22
Welkomstmuziek instellen
23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Welkomstbriefing geven
2 personen
26
Warming-up begeleiden
3 personen
27
Voetbaltraining begeleiden
5 personen
28
Water uitdelen
2 personen
29
Pauzesnack serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Toernooi begeleiden
5 personen
32
Wedstrijdstanden bijhouden
33
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
34
Diner serveren
4 personen
35
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
36
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
37
Afsluitende activiteit begeleiden
4 personen
38
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

39
Sportmateriaal opruimen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
44
Eetruimte schoonmaken
3 personen
45
Locatie afsluiten
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
47
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Bankjesaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Pionnenaantal 40
Hesjesaantal 40
Mini-doelenaantal 8
Laddersaantal 4
Pionnenstokkenaantal 12
Fluitjesaantal 6
Scorebordaantal 2
Pompenaantal 3
Reserveballenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Telefoonladersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Dienbladenaantal 4

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Ballonnenaantal 40
Prijzendozenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inschrijfdeadline minimaal 7 dagen vóór het kamp. Gebruik de definitieve deelnemerslijst voor de teamindeling en controleer daarna nog één keer de medische gegevens en dieetwensen.
Maak het wedstrijdschema pas nadat het aantal deelnemers vaststaat. Plan per wisselmoment enkele minuten extra, zodat teams tijd hebben om van veld of kleedkamer te wisselen.
Controleer sportmateriaal de dag ervoor: tel de voetballen, hesjes, pionnen en mini-doelen en leg reserveballen en pompen apart klaar. Een ontbrekend fluitje of scorebord merk je anders pas bij de aftrap.
Zet drinken minstens 2 uur vóór de start koud in koelboxen en richt de eetruimte in voordat deelnemers arriveren. Leg herbruikbare bekers, borden en bestek op één vaste plek om wachtrijen te beperken.
Open de locatie minimaal 90 minuten vóór de ontvangst. Gebruik het eerste uur voor tafels en stoelen, de registratietafel, veldmarkering, materiaal en een korte controle van EHBO en stroom voor speakers of laders.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet je een voetbalkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de reservering van het voetbalveld en de kleedkamers. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de start, zodat je minimaal 7 dagen vóór het kamp met definitieve aantallen kunt werken.
Wanneer maak je de teamindeling voor een voetbalkamp?: Maak de teamindeling nadat de inschrijfdeadline is verstreken en alle medische gegevens en toestemmingsformulieren zijn gecontroleerd. Stuur de teams en het wedstrijdschema bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf naar de deelnemers.
Hoeveel tijd heb je nodig om een voetbalkamp op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten vóór de ontvangst. Reserveer ongeveer 30 minuten voor tafels, stoelen en registratie, 30 minuten voor velden en sportmateriaal en 30 minuten voor de eetruimte, techniek en laatste controles.
Wat moet je op de dag zelf als eerste doen bij een voetbalkamp?: Open eerst de locatie en controleer kleedkamers, velden en EHBO-materiaal. Richt daarna de registratietafel in, leg het sportmateriaal klaar en registreer aanwezigen voordat je de welkomstbriefing geeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.