Zo organiseer je een vlinderteldag

Begin met het programma, de telroute en de verzamelplek voordat je deelnemers uitnodigt. Regel daarna toestemming voor de locatie, deel vrijwilligers in telgroepen in en verzamel dieetwensen. Controleer de route kort voor de dag en leg per groep waterdichte routekaarten, telbladen en onderzoeksmateriaal klaar. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een korte veiligheidsuitleg en een vertrek waarbij iedere groep weet welke route en materialen bij haar horen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Telroute en verzamelplek bepalen
2 personen
3
Toestemming voor locatie regelen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers voor telgroepen indelen
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Telroute opnieuw controleren
2 personen
10
Vlinderwaarnemingen voorbereiden
2 personen
11
Telbladen en routekaarten printen
12
Deelnemerslijst en noodnummers printen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen en controleren
2 personen
15
Dranken koelen
16
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
17
Locatie opruimen voor opbouw
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Infotafel inrichten
2 personen
20
Telmaterialen per groep klaarleggen
3 personen
21
Routepunten markeren
2 personen

Event

22
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
23
Deelnemers registreren
2 personen
24
Programma en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
25
Telgroepen naar routes begeleiden
4 personen
26
Vlinders per route tellen
12 personen
27
Waarnemingen op telbladen noteren
12 personen
28
Telgroepen tussentijds ondersteunen
3 personen
29
Telbladen centraal innemen
2 personen
30
Waarnemingen gezamenlijk bespreken
2 personen
31
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Avondprogramma begeleiden
2 personen
35
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
36
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

37
Materialen van de routes ophalen
4 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
39
Servies en materialen afwassen
3 personen
40
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Materialen drogen en opbergen
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Telgegevens digitaal invoeren
2 personen
45
Deelnemersresultaten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Tafelkledenaantal 6

Onderzoeksmateriaal

Verrekijkersaantal 12
Veldgidsen vlindersaantal 12
Handtellersaantal 12
Klembordenaantal 12
Meetlintenaantal 4
Loepenaantal 8
Waterdichte routekaartenaantal 12
Waterdichte telbladenaantal 40
Potlodenaantal 24
Permanente markersaantal 6
Routepionnenaantal 20
Clipboardsaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handgelhoudersaantal 3

Veiligheid

EHBO-doos
Zaklampenaantal 4

Tips

Plan de ontvangst vóór het vertrek naar de telroutes. Zet de ontvangsttafel klaar met de deelnemerslijst, noodnummers en registratie, zodat je ontbrekende aanmeldingen of telefoonnummers direct kunt controleren.
Maak per telgroep één compleet pakket. Leg de routekaart, het telblad, klembord, potloden, handteller en eventuele verrekijker en veldgids samen klaar; zo hoef je bij vertrek niet meer te verdelen.
Controleer de telroute twee keer: bij het vastleggen van het programma en opnieuw vlak voor de vlinderteldag. Markeer routepunten met routepionnen en neem waterdichte kaarten en telbladen mee als het weer omslaat.
Plan de weerscontrole niet pas op de ochtend zelf. Bekijk de verwachting de dag ervoor en controleer op de ochtend opnieuw of deelnemers aangepaste kleding, route-informatie of een gewijzigd programma nodig hebben.
Regel eten en drinken op basis van de aanmeldingen en dieetwensen. Koel dranken vooraf, vul waterkannen en thermoskannen en zet herbruikbare bekers, borden en bestek klaar voordat de eerste telgroep terugkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een vlinderteldag?: Reserveer voor ontvangst en registratie ongeveer 30 minuten, gevolgd door een korte uitleg van 10 tot 15 minuten. Plan daarna voldoende tijd voor de telroutes en houd na terugkomst nog minimaal 30 minuten vrij voor het verzamelen van telbladen en de afsluiting.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vlinderteldag?: Deel deelnemers op in kleine telgroepen en wijs per groep een begeleider aan die de route en materialen bewaakt. Regel daarnaast minimaal één persoon voor de ontvangsttafel en één aanspreekpunt voor veiligheid en praktische vragen.
Wanneer moet je een vlinderteldag voorbereiden?: Leg datum, programma, locatie en telroute bij voorkeur enkele weken vooraf vast, zodat uitnodigingen en aanmeldingen op tijd kunnen worden verwerkt. Print routekaarten, telbladen, deelnemerslijst en noodnummers uiterlijk de dag ervoor.
Wat moet je doen als het weer slecht wordt tijdens een vlinderteldag?: Controleer de verwachting de dag ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Zorg dat routekaarten en telbladen waterdicht zijn, bespreek de veiligheidsregels bij de start en bepaal vooraf wanneer je een route inkort of uitstelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.