Zo organiseer je een vitaliteitsdag zonder losse eindjes

Een vitaliteitsdag vraagt om meer dan een paar sportieve activiteiten. Je stemt doelgroep, workshops, locaties en catering op elkaar af, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn en begeleiders op tijd klaarstaan. Begin met datum en programma, verzamel daarna aanmeldingen en gezondheidsinformatie. Plan de laatste dagen vooral voor controles: materiaal, EHBO, gekoelde catering, bewegwijzering en techniek worden daar vaak vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
3
Activiteiten en workshops kiezen
3 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Allergieën registreren
2 personen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Programma naar deelnemers sturen
11
Reserveringen maken
2 personen
12
Workshopbegeleiders bevestigen
2 personen
13
Activiteitenlocaties indelen
2 personen
14
Draaiboek afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Gezondheidsvragenlijsten printen
17
Route- en programmaposters printen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Sportmateriaal controleren
2 personen
21
EHBO-materialen controleren
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
29
Workshopruimtes inrichten
4 personen
30
Sportvelden uitzetten
3 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Geluidsapparatuur testen
2 personen
34
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
35
Buffet opbouwen
4 personen
36
Gezondheidscheck klaarzetten
2 personen
37
Registratietafel bemannen
2 personen
38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Naambadges uitdelen
2 personen
40
Programma toelichten
41
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
42
Gezondheidschecks begeleiden
3 personen
43
Wandelactiviteit begeleiden
2 personen
44
Yogaworkshop begeleiden
2 personen
45
Voedingsworkshop begeleiden
2 personen
46
Sportclinic begeleiden
3 personen
47
Mindfulnesssessie begeleiden
2 personen
48
Fruit en snacks bijvullen
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Koffie en thee bijvullen
2 personen
51
Buffetgerechten presenteren
3 personen
52
Buffet uitserveren
5 personen
53
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
54
Servies en glazen ophalen
3 personen
55
Avondprogramma begeleiden
2 personen
56
Muziek verzorgen
57
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen

Nazorg

59
Materialen veilig verzamelen
4 personen
60
Buffet afbreken
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
62
Sportmateriaal opruimen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Afval afvoeren
2 personen
67
Apparatuur inpakken
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2
Yoga-mattenrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Buffetwarmhoudersaantal 4
Servettenaantal 150
Boodschappen

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Projectiescherm
Beamer
Personenweegschaal
Bloeddrukmeteraantal 2
Meetlint voor tailleaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 35
Weerstandsbandenaantal 20
Fitnessballenaantal 10
Kegelsaantal 20
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 15
Zachte ballenaantal 10
Badmintonsetsaantal 6
Badmintonshuttlesaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Waterflessenaantal 70
Handdoekenaantal 35
Oefenmattenaantal 10
Meetlintenaantal 4
Hartslagmetersaantal 6

Decoratie

Naambadgesaantal 70
Badgehoudersaantal 70
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Tafellopersaantal 8
Plantenaantal 12
Programmapostersaantal 12
Richtingpijlenaantal 15
Krijtbordenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledtafellampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Koelplatenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
EHBO-koffer
Koortsthermometer

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet per activiteit de starttijd, duur, locatie en maximale groepsgrootte erbij; zo kun je aanmeldingen direct goed indelen.
Verzamel dieetwensen, allergieën en gezondheidsinformatie bij de aanmelding. Controleer de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf en geef relevante informatie door aan de catering en workshopbegeleiders.
Bevestig workshopbegeleiders en reserveringen uiterlijk 1 week vooraf. Vraag iedere begeleider om aankomsttijd, benodigde materialen en een telefoonnummer voor de dag zelf.
Maak voor deelnemers een eenvoudig programma met locaties en tijden en hang routeposters op. Druk het draaiboek, de naambadges en gezondheidsvragenlijsten uiterlijk de dag ervoor af.
Plan de opbouw met een vaste controlevolgorde: locatie openen, registratie inrichten, activiteitenlocaties klaarzetten, sportmateriaal en EHBO controleren en daarna dranken koelen en hapjes opslaan. Test speakers, microfoons, beamer en verlengkabels minstens 1 uur voor de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een vitaliteitsdag?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, doelgroep, programma en reserveringen. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de dag af.
Wat moet je vooraf vragen aan deelnemers van een vitaliteitsdag?: Vraag bij de aanmelding om naam, contactgegevens, gekozen activiteiten, dieetwensen, allergieën en relevante gezondheidsinformatie. Stuur het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.
Wanneer bevestig je workshopbegeleiders voor een vitaliteitsdag?: Bevestig begeleiders uiterlijk 1 week vooraf en controleer 2 dagen later nogmaals de tijden en locaties. Noteer ook hun aankomsttijd, benodigd materiaal en een direct telefoonnummer.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vitaliteitsdag op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en technische controle. Controleer uiterlijk 1 uur voor de start de registratie, bewegwijzering, sportmaterialen, EHBO, catering en alle audiovisuele apparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.