Organiser une journée vitalité sans rien laisser au hasard

Une journée vitalité demande plus qu’un enchaînement d’ateliers : il faut coordonner les participants, les animateurs, les espaces et les repas. Commencez par fixer la date, le public attendu et le programme, puis ouvrez les inscriptions avec les questions alimentaires et de santé nécessaires. Les dernières heures servent surtout à installer les espaces, tester le son, préparer l’accueil et mettre les boissons et les en-cas au frais. Cette méthode vous aide à garder un déroulé fluide du premier accueil au dernier atelier.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le public cible des participants
2 personnes
3
Choisir les activités et les ateliers
3 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Enregistrer les allergies
2 personnes
9
Mettre à jour la liste des participants
10
Envoyer le programme aux participants
11
Faire les réservations
2 personnes
12
Confirmer les animateurs d’atelier
2 personnes
13
Répartir les espaces des activités
2 personnes
14
Imprimer le déroulé
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer les questionnaires de santé
17
Imprimer les affiches d’itinéraire et du programme
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
21
Vérifier le matériel de premiers secours
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Stocker le catering au frais
2 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
5 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
30
Délimiter les terrains de sport
3 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Tester le matériel sonore
2 personnes
34
Installer le point café et thé
2 personnes
35
Monter le buffet
4 personnes
36
Préparer le contrôle de santé
2 personnes
37
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
38
Accueillir les participants
3 personnes
39
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
40
Présenter le programme
41
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
42
Accompagner les contrôles de santé
3 personnes
43
Encadrer la randonnée
2 personnes
44
Animer l'atelier de yoga
2 personnes
45
Animer l'atelier de nutrition
2 personnes
46
Encadrer la clinique sportive
3 personnes
47
Animer une séance de pleine conscience
2 personnes
48
Réapprovisionner en fruits et snacks
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
51
Présenter les plats du buffet
3 personnes
52
Servir le buffet
5 personnes
53
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
54
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
55
Encadrer le programme du soir
2 personnes
56
Fournir la musique
57
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes

Suivi

59
Rassembler le matériel en toute sécurité
4 personnes
60
Démonter le buffet
4 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
62
Ranger le matériel sportif
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes
67
Emballer le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Râteliers à tapis de yogaqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Catering

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 4
Serviettesqté 150
Courses

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Écran de projection
Vidéoprojecteur
Pèse-personne
Tensiomètreqté 2
Mètre ruban pour la tailleqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 35
Bandes de résistanceqté 20
Ballons de fitnessqté 10
Cônesqté 20
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 15
Balles souplesqté 10
Sets de badmintonqté 6
Volants de badmintonqté 12
Chronomètresqté 4
Bouteilles d'eauqté 70
Serviettesqté 35
Tapis d'exerciceqté 10
Mètres rubansqté 4
Moniteurs de fréquence cardiaqueqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Chemins de tableqté 8
Plantesqté 12
Affiches du programmeqté 12
Flèches directionnellesqté 15
Panneaux en ardoiseqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Plaques de refroidissementqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Trousse de premiers secours
Thermomètre frontal

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires, la durée de chaque atelier et les éventuels changements de salle. Les participants doivent recevoir la version finale au moins 5 jours avant la journée.
Clôturez les inscriptions 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste, de recueillir les allergies et d’adapter les quantités du catering.
Prévoyez une table d’inscription séparée de l’espace buffet. Préparez les badges nominatifs et les questionnaires de santé la veille, afin de ne pas ralentir l’accueil pendant les 30 premières minutes.
Vérifiez le matériel sportif et de premiers secours au plus tard 48 heures avant. Testez aussi les enceintes, les microphones, le lecteur audio et le vidéoprojecteur avant l’arrivée des animateurs.
Refroidissez les boissons au moins 6 heures à l’avance et stockez le catering au frais jusqu’au service. Installez les carafes d’eau, les gobelets et les serviettes dès l’ouverture du lieu pour éviter un attroupement au premier atelier.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée vitalité ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour pouvoir confirmer les ateliers et le catering.
Combien de temps prévoir pour installer une journée vitalité ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Ce délai couvre l’ouverture du lieu, l’installation des tables et des espaces, l’accueil, le buffet et un test complet du son et de la projection.
Quand demander les allergies et les besoins alimentaires ?: Posez la question directement lors de l’inscription, puis vérifiez les réponses 7 jours avant la journée. Relancez les personnes dont les informations sont incomplètes au plus tard 5 jours avant.
Que faut-il préparer la veille d’une journée vitalité ?: Préparez les badges, les questionnaires, le déroulé imprimé, les affiches d’itinéraire et le matériel d’accueil. Vérifiez également les courses et mettez de côté tout ce qui peut être installé sans risque le lendemain.

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