Zo organiseer je een viltworkshop zonder losse eindjes

Begin met de workshopdatum en een ruimte waarin iedereen genoeg werkoppervlak heeft. Werk daarna het ontwerp uit: welke vilttechniek, sjablonen en werkbladen gebruiken deelnemers? Regel aanmeldingen, dieetwensen en materialen ruim vooraf, zodat je niet op de workshopdag nog hoeft te sorteren. Op de dag zelf draait alles om overzicht: per tafel een complete set gereedschap en materiaal, een duidelijke uitleg en een eenvoudige ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Workshopdatum vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Workshopontwerp kiezen
8
Sjablonen voorbereiden
9
Werkbladen printen
10
Materialen controleren
2 personen
11
Boodschappenlijst maken
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Viltmateriaal sorteren
2 personen
14
Deelnemerspakketten maken
2 personen
15
Catering voorbereiden
2 personen
16
Dranken koud zetten
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen klaarzetten
2 personen
19
Werkplekken inrichten
3 personen
20
Materialen per tafel verdelen
3 personen
21
Cateringbuffet klaarzetten
2 personen
22
Naamkaartjes klaarleggen

Event

23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Welkom en uitleg geven
25
Veilig werken uitleggen
26
Basistechniek demonstreren
27
Deelnemers begeleiden
3 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Werktafels tussentijds opruimen
2 personen
31
Avondeten serveren
3 personen
32
Deelnemers begeleiden
3 personen
33
Werkstukken presenteren
34
Afscheid en feedback ophalen
2 personen

Nazorg

35
Restmaterialen verzamelen
2 personen
36
Afval sorteren
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
39
Werkruimte schoonmaken
2 personen
40
Materialen droog opbergen
2 personen
41
Overgebleven eten koelen
42
Geleende spullen retourneren
43
Foto’s en werkstukken delen
44
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Buffettafel
Kapstok

Workshopmateriaal

Wolviltplatenaantal 120
Merinowolaantal 2
Gekleurde wolaantal 20
Borduurgarenaantal 20
Naaigarenaantal 10
Borduurringenaantal 20
Werkbladenaantal 24
Sjablonenaantal 30
Naamkaartjesaantal 24

Gereedschap

Viltnaaldenaantal 60
Prikmattenaantal 24
Stofscharenaantal 24
Naainaaldenaantal 48
Meetlintenaantal 6
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 24
Linialenaantal 12
Lijmpistolenaantal 6
Lijmpatronenaantal 30
Vingerbeschermersaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Waterkokeraantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 30
Gebaksbordenaantal 30
Mokkenaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Vorkenaantal 30
Messenaantal 30
Lepelsaantal 30

Apparatuur

Koelboxenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte minstens 4 tot 6 weken vooraf en controleer of er voldoende tafels, stoelen, werklicht en een plek voor jassen zijn. Een viltworkshop vraagt meer werkruimte dan alleen het aantal stoelen doet vermoeden.
Leg het workshopontwerp uiterlijk 2 weken vooraf vast. Maak daarna de sjablonen en werkbladen; zo weet je precies hoeveel wolvilt, merinowol, garen en gereedschap je per deelnemer nodig hebt.
Controleer viltnaalden, prikmatten, scharen, naainaalden en lijmpistolen niet pas op de ochtend zelf. Sorteer het materiaal minstens 1 dag vooraf en maak per tafel of deelnemer een compleet pakket.
Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de workshop af. Verwerk dan dieetwensen, werk de deelnemerslijst bij en maak naamkaartjes; late wijzigingen zijn anders lastig te combineren met catering en deelnemerspakketten.
Zet tafels, stoelen en werkplekken minimaal 60 minuten voor aanvang klaar. Verdeel materialen per tafel, zet het buffet en de dranken apart en begin met een korte uitleg over viltnaalden, prikmatten en veilig werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een viltworkshop organiseren?: Leg de datum en ruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 1 week voor de workshop het deelnemersaantal en de dieetwensen hebt.
Hoeveel ruimte heb je nodig per deelnemer aan een viltworkshop?: Reken op minimaal één werkplek met tafelruimte voor materiaal, prikmat en gereedschap per persoon. Plan daarnaast ruimte voor een buffettafel, kapstok en looppaden; zet de werkplekken minstens 60 minuten vooraf klaar.
Wanneer moet ik de materialen voor een viltworkshop controleren?: Controleer en sorteer alle materialen minstens 1 dag vooraf. Tel vooral viltnaalden, prikmatten, scharen, naainaalden en lijmpatronen na en maak eventuele deelnemerspakketten meteen compleet.
Wanneer sluit je de aanmeldingen voor een viltworkshop?: Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de workshop. Dan kun je de deelnemerslijst, naamkaartjes, catering en materiaalverdeling nog zonder tijdsdruk aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.