Zo organiseer je een verenigingskamp zonder last-minute chaos

Begin met de vaste basis: bevestig datum en terrein, verwerk de aanmeldingen en leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is. Verzamel meteen dieetwensen, noodcontacten en vervoersinformatie; die gegevens worden vaak pas op het laatste moment gemist. Deel daarna het programma, de route en de teamindeling, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn. Werk in de laatste week met een controle van het weer, de voorraad en al het kampeermateriaal. Op locatie draait de volgorde om terrein, slaapplaatsen, keuken en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
2 personen
5
Noodcontacten verzamelen
2 personen
6
Vervoer indelen
2 personen
7
Reserveringen bevestigen
8
Programma en tijden delen
2 personen
9
Teamindeling maken
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Kampeermateriaal verzamelen
3 personen
14
Voorraad sorteren
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Route-informatie delen
17
Terrein inspecteren
2 personen
18
Tenten opzetten
6 personen
19
Slaapplaatsen indelen
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Keuken inrichten
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Geluid en verlichting testen
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Slaapplaatsen toelichten
2 personen
27
Huisregels en veiligheid uitleggen
2 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Spelactiviteiten begeleiden
5 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
32
Avondmaaltijd serveren
4 personen
33
Servies afruimen
3 personen
34
Kampvuuravond begeleiden
3 personen
35
Avondsnacks uitdelen
2 personen
36
Avondprogramma afronden
2 personen
37
Terreincontrole uitvoeren
2 personen
38
Ontbijt voorbereiden
3 personen
39
Ontbijt serveren
3 personen

Nazorg

40
Tenten afbreken
6 personen
41
Materialen controleren
3 personen
42
Afval verzamelen
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Terrein schoonmaken
5 personen
45
Inventaris inpakken
3 personen
46
Materialen terugbrengen
2 personen
47
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
48
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
49
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Partytentenaantal 2
Picknickbankenaantal 4

Kamperen

Slaaptentenaantal 8
Slaapmattenaantal 32
Slaapzakkenaantal 32
Hoofdkussensaantal 32
Zaklampenaantal 12
Haringenaantal 80
Scheerlijnenaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Besteksetsaantal 40
Koffiemokkenaantal 35

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks**messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Mengkommenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Gasbrandersaantal 3
Kookpannenaantal 4
Braadpannenaantal 2
Waterjerrycansaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalnet
Touwtrektouw
Spelkaartenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjesaantal 35
Stiftenaantal 2
Kleefbandaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de deelnemerslijst uiterlijk een week vooraf definitief. Noteer per persoon ook dieetwensen, noodcontacten, vervoer en of iemand een slaapmat, slaapzak of kussen nodig heeft.
Bevestig reserveringen en vervoer niet alleen per e-mail, maar controleer ze opnieuw 48 uur voor vertrek. Deel route-informatie en de starttijd tegelijk met het programma.
Plan de opbouw in deze volgorde: terrein inspecteren, partytenten en tafels plaatsen, slaaptenten opzetten, slaapplaatsen indelen en daarna de keuken inrichten. Zo blijven slaapmaterialen droog en vind je ontbrekende haringen of scheerlijnen nog vóór de deelnemers arriveren.
Controleer de keukenvoorraad aan de hand van het menu en het aantal deelnemers. Tel onder meer herbruikbare borden, kommen, bekers, besteksets, kookpannen, gasbranders, waterjerrycans en koelboxen; ontbrekend materiaal regel je beter vóór de boodschappen dan op het kampterrein.
Test geluid en verlichting vóór de ontvangst, vooral bluetoothspeakers, verlengkabels, lichtslingers en ledlampen. Zet dranken alvast koud en leg de afgedrukte deelnemerslijst bij het ontvangstpunt, niet in een tent of auto.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verenigingskamp organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, reserveringen en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en noodcontacten tot ongeveer 2 weken voor vertrek; gebruik de laatste week voor materiaal, boodschappen en een weerscontrole.
Wanneer moet je de deelnemerslijst voor een verenigingskamp definitief maken?: Maak de lijst uiterlijk 7 dagen vooraf definitief en druk een actuele versie af. Controleer 48 uur voor vertrek alleen nog wijzigingen in afmeldingen, vervoer, dieetwensen en noodcontacten.
Hoe deel je slaapplaatsen in op een verenigingskamp?: Maak de indeling vóór aankomst en koppel elke deelnemer aan een tent of slaapplaats. Houd minstens één reserveplek vrij en controleer bij het opzetten of voor iedere toegewezen plek een slaapmat, slaapzak en hoofdkussen beschikbaar is.
Wanneer controleer je het weer voor een verenigingskamp?: Bekijk de verwachting 5 tot 7 dagen vooraf om het programma en materiaal aan te passen. Controleer opnieuw 24 uur vóór vertrek en bepaal dan of extra beschutting, verlichting of een gewijzigde opbouw nodig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.