Cómo organizar un campamento de asociación sin dejar cabos sueltos

Un campamento de asociación se organiza mejor por fases: primero se cierran la fecha, el lugar y las inscripciones; después se aseguran el transporte, las reservas y la información de los participantes. La parte que más se retrasa suele ser recopilar contactos de emergencia y preferencias alimentarias. En la última semana conviene revisar el material de camping, la previsión meteorológica y la compra. El día de llegada, el orden importa: inspecciona el recinto, monta las zonas comunes y prepara la recepción antes de que llegue el primer grupo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Gestionar inscripciones
2 personas
4
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
5
Recopilar contactos de emergencia
2 personas
6
Organizar el transporte
2 personas
7
Confirmar las reservas
8
Compartir el programa y los horarios
2 personas
9
Hacer la distribución del equipo
2 personas
10
Comprobar el pronóstico del tiempo
11
Comprobar la lista de la compra
2 personas
12
Hacer la compra
3 personas
13
Recopilar material de camping
3 personas
14
Clasificar el inventario
2 personas
15
Imprimir la lista de participantes
16
Compartir la información de la ruta
17
Inspeccionar el recinto
2 personas
18
Montar las carpas
6 personas
19
Asignar las plazas para dormir
3 personas
20
Colocar mesas y sillas
4 personas
21
Montar la cocina
3 personas
22
Enfriar las bebidas
2 personas
23
Colgar la decoración
3 personas
24
Probar sonido e iluminación
2 personas

Evento

25
Recepción de participantes
3 personas
26
Explicar los lugares para dormir
2 personas
27
Explicar las normas de la casa y la seguridad
2 personas
28
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
29
Coordinar las actividades del juego
5 personas
30
Rellenar las bebidas
2 personas
31
Preparar la cena
4 personas
32
Servir la cena
4 personas
33
Recoger la vajilla
3 personas
34
Guiar la velada de la hoguera
3 personas
35
Repartir los snacks de la noche
2 personas
36
Cerrar el programa de la noche
2 personas
37
Realizar la inspección del recinto
2 personas
38
Preparar el desayuno
3 personas
39
Servir el desayuno
3 personas

Seguimiento

40
Desmontar las tiendas
6 personas
41
Comprobar los materiales
3 personas
42
Recoger la basura
4 personas
43
Lavar la vajilla
3 personas
44
Limpiar el recinto
5 personas
45
Empacar el inventario
3 personas
46
Devolver los materiales
2 personas
47
Devolver el material alquilado
2 personas
48
Guardar el stock sobrante
2 personas
49
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 32
Carpas de fiestacant. 2
Mesas de picniccant. 4

Acampar

Tiendas para dormircant. 8
Colchonetascant. 32
Sacos de dormircant. 32
Almohadascant. 32
Linternascant. 12
Estacascant. 80
Cuerdas de sujecióncant. 20

Vajilla

Platos reutilizablescant. 40
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 50
Cubiertoscant. 40
Tazas de cafécant. 35

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharonescant. 6
Cuencos para mezclarcant. 4
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Quemadores de gascant. 3
Ollas de cocinacant. 4
Sartenes para asarcant. 2
Bidones de aguacant. 4

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Red de voleibol
Cuerda para tira y afloja
Cartas de juegocant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 6
Tarjetas de nombrecant. 35
Rotuladorescant. 2
Cinta adhesivacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Fregaderoscant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con al menos 10 días de antelación y usa la lista final para comprobar dietas, contactos de emergencia, transporte y plazas para dormir.
Separa el material en cuatro grupos: alojamiento, cocina, iluminación y sonido. Haz el inventario entre 3 y 5 días antes para detectar tiendas, colchonetas, linternas o cables que falten.
Confirma las reservas y el transporte una semana antes, y comparte la ruta junto con el programa y los horarios al menos 72 horas antes de la salida.
El día anterior, comprueba la previsión, enfría las bebidas y deja preparada la compra. Calcula los recipientes y utensilios reutilizables según el número de inscritos, más un 10 % de margen.
Reserva las primeras 2 horas en el recinto para inspeccionar el terreno, montar las tiendas, asignar los lugares para dormir y preparar cocina, mesas, sillas e iluminación antes de la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un campamento de asociación?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación y reservas. Deja cerradas las inscripciones, el transporte y los contactos de emergencia como máximo 7 días antes.
¿Cuándo hay que enviar la información del campamento a los participantes?: Envía el programa, los horarios y la información de la ruta al menos 72 horas antes. Si hay cambios por el tiempo, comunícalos de nuevo el día anterior.
¿Cuándo se deben montar las tiendas y preparar la cocina?: Hazlo al llegar, después de inspeccionar el recinto, y reserva aproximadamente 2 horas antes de la recepción. Monta primero las tiendas y la cocina; después coloca mesas, sillas, bebidas e iluminación.
¿Cómo se calcula el material para dormir en un campamento?: Cuenta una tienda, una colchoneta, un saco de dormir, una almohada y una linterna por persona, salvo que el grupo comparta tienda. Añade un margen del 10 % para material pequeño y revisa el inventario entre 3 y 5 días antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.